経緯

弊社に Power Platform にも強いエンジニアがいる(というか案件まわしている)のですが、俺もちょっとやってみたいなっと思い、SharePoint Online と Power Automate (旧 Microsoft Flow) で稟議書っぽいのを実装してみました

雑な仕様

実際に承認を行う承認者と、申請がきていることをメールで通知する確認者がいる
承認者全員がアクション後、**「承認者が○人以上なら次の処理に進む」**というような処理ができる
「回覧経路の人のみ申請されたアイテムが閲覧可能」とかいう仕様は入れない (今回試したいことと違うので)

今回諦めた仕様

承認時に「○人中、△人が承認した時点で次の処理に進む」という仕様は、Power Automate の繰り返し処理と相性が悪そうだったので諦めました

いい感じでできる方法があったら教えて下さい🙏

用意した SharePoint Online 環境

サイト

サイトの種類	サイト名	言語の種類	タイムゾーン
コミュニケーションサイト	ExampleWorkflow	日本語	(UTC+09:00) 大阪、札幌、東京

作成されると、次の URL でサイトが作成されます

https://<your-organization-name>.sharepoint.com/sites/ExampleWorkflow

サイト内に作成したリスト

グループマスタ

承認経路に設定するグループのマスタ

リストの設定

リスト名	内部名	リストの種類
グループマスタ	GroupMaster	カスタムリスト

列の設定

表示名	内部列名	列の種類	備考
グループ名	Title	1 行テキスト	既存列のタイトルの表示名を変更
承認者	ApprovalUsers	ユーザーまたはグループ	複数選択あり、ユーザーのみ
確認者	ConfirmUsers	ユーザーまたはグループ	複数選択あり、ユーザーのみ

作成されると、次の URL でリストが作成されます

https://<your-organization-name>.sharepoint.com/sites/ExampleWorkflow/Lists/GroupMaster

承認経路マスタ

グループを並べて、承認経路を設定する

リストの設定

リスト名	内部名	リストの種類
承認経路マスタ	ApprovalPathMaster	カスタムリスト

列の設定

表示名	内部列名	列の種類	備考
承認経路名	Title	1 行テキスト	既存列のタイトルの表示名を変更
経路1	Path1	参照	参照先はグループマスタ
経路2	Path2	参照	参照先はグループマスタ
経路3	Path3	参照	参照先はグループマスタ
経路4	Path4	参照	参照先はグループマスタ
経路5	Path5	参照	参照先はグループマスタ
経路1の必要承認数	Path1Approvals	数値
経路2の必要承認数	Path2Approvals	数値
経路3の必要承認数	Path3Approvals	数値
経路4の必要承認数	Path4Approvals	数値
経路5の必要承認数	Path5Approvals	数値

作成されると、次の URL でリストが作成されます

https://<your-organization-name>.sharepoint.com/sites/ExampleWorkflow/Lists/ApprovalPathMaster

申請ワークフロー

ワークフローを実際に実行するリスト

本来なら、色々とガッツリ作り込むキモの部分だと思うが、今回はあくまでワークフローを作ってみるだけなので簡単なリストとする

リストの設定

リスト名	内部名	リストの種類
申請ワークフロー	Apply	カスタムリスト

列の設定

表示列名	内部列名	列の種類	備考
申請タイトル	Title	1行テキスト	既存列のタイトルの表示名を変更
ステータス	Status	1行テキスト
承認経路	ApprovalPath	参照	参照先は承認経路マスタ
申請文	Body	複数行テキスト	拡張リッチテキスト
経路1承認	Path1Accept	数値
経路2承認	Path2Accept	数値
経路3承認	Path3Accept	数値
経路4承認	Path4Accept	数値
経路5承認	Path5Accept	数値
経路1否認	Path1Reject	数値
経路2否認	Path2Reject	数値
経路3否認	Path3Reject	数値
経路4否認	Path4Reject	数値
経路5否認	Path5Reject	数値
経路1コメント	Path1Comment	複数行テキスト	書式なしテキスト
経路2コメント	Path2Comment	複数行テキスト	書式なしテキスト
経路3コメント	Path3Comment	複数行テキスト	書式なしテキスト
経路4コメント	Path4Comment	複数行テキスト	書式なしテキスト
経路5コメント	Path5Comment	複数行テキスト	書式なしテキスト
ログ	Log	複数行テキスト	書式なしテキスト

作成されると、次の URL でリストが作成されます

https://<your-organization-name>.sharepoint.com/sites/ExampleWorkflow/Lists/Apply

内部名とは？

SharePoint をやっている人には常識に近いのですが、SharePoint でリストや列を作る時に、一度半角英数字で登録して、後から日本語などに変更することで、内部列名を半角英数字で作成します

こうすることで、PowerShell や C# 、REST API などで扱いやすくなります

例えば、最初に日本語で列名を作成すると

列名が読めない...

最初に半角英字で作成してみると

列名が入力したままになるので、この状態で列名を日本語に変更すれば OK

考察

とりあえず入れ物を作りましたが、何度も作り直して試す時に面倒ですし、ミスも起きそうですので、次回はこれらを SharePoint PnP PowerShell というコマンドラインから作成してみます

関連記事

自分のためのメモに近い記事なのですが、長いのでインデックスつけます

Power Automate で稟議書を実装してみた1 (GUI で環境準備編)
Power Automate で稟議書を実装してみた2 (CUI で環境準備編)
Power Automate で稟議書を実装してみた3 (Power Automate 編1)
Power Automate で稟議書を実装してみた4 (Power Automate 編2)
Power Automate で稟議書を実装してみた5 (Power Automate 編3)
Power Automate で稟議書を実装してみた6 (Power Automate 編4)