Googleフォームのプルダウン項目をリスト化して作業効率化

Google Spread Sheetからプルダウンに追加される様子

イベントの受付業務をGoogleFormsで作成。
50店舗分のプルダウンをGAS（GoogleAppsScript）でらくらく作成。#protoout #業務効率化 #GAS #GoogleAppsScript #GoogleForms #GoogleSpreadSheet pic.twitter.com/7vDOdSFtZH

— 宮部光博 (@MitsuhiroM82423) September 19, 2023

みなさん、こんにちは。
紙、印鑑、手作業に埋もれて業務をしている昭和男子の会社員です。

Googleフォームって簡単に作成できて、アンケートや出欠確認などデータ収集に使いやすく、しかも無料です。集計も自動で行ってくれて、グラフ化も自動なので便利です。
しかし、回答方法をしっかり統一しないとデータにばらつきが出てしまうので、注意が必要です。
例えば、「会社名を記入してください。」と記述式に回答依頼をすると、「株式会社○○」とか「㈱○○」、「（株）○○」、「○○」と同じ会社なのにデータ上は、違う認識となってしまい集計結果が正しくなりません。

そんな時は、プルダウンでの選択式にすると正しいデータとなるので便利です。なので、私は、会社の所属店舗名の回答依頼するときは、プルダウンを使用します。が、たくさんの店舗が存在し、毎回毎回、1店舗づつ手作業で入力していくのも大変です。
そこで、Google Spread Sheetに店舗名をリスト化し、GAS（Google Apps Script） を使用することで、簡単にプルダウン項目が追加できます。

参考にさせていただいた記事はこちら

プルダウン項目をスプレッドシートから追加

動画での解説付きでとてもわかりやすいです。👍

作り方

使用するもの
　・Google Forms
　・Google Spread Sheet
　・Google Apps Script

①Google Formsで質問を作成

②Google Spread Sheetで店舗一覧表を作成

③Google Apps Scriptを開く

④下記のスクリプトを貼り付ける

スクリプト

プルダウン項目をスプレッドシートから追加

const FORMID = '******************************************'   //① GoogleフォームのID
const ITEMNAME = '項目名'                                      //② 項目のタイトル
const SHEETNAME = 'シート1'                                    //③ 読み込むシート名


/**
 * Googleフォームのプルダウンリストに項目を追加する
 */
function AddGoogleFormsListItem() {
  const form = FormApp.openById(FORMID)
  const items = form.getItems()

  const section = choiceValues()
  console.log(section)

  //デバック用Google Formsの質問名と、IDを取得
  for (let i = 0; i < items.length; i++) {

    const item = items[i]
    const itemName = item.getTitle()
    const itemId = item.getId()

    console.log(`質問名 ${itemName}, \n質問のID ${itemId}`)

    //スプレッドシートのシェアハウスDBから内容を読み取って、Formの項目を更新する。
    if (itemName == ITEMNAME) {
      items[i].asListItem().setChoiceValues(section)
    }//if
  }//for
}//end


//Googleシートから、プルダウンリストの選択肢を取得する
function choiceValues() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(SHEETNAME)
  const lastRow = sheet.getLastRow()
  const values = sheet.getRange(1, 1, lastRow, 1).getValues()
  values.shift()

  return values
}

⑤スクリプトの最初の3行を変更する

const FORMID = '***********************' //① GoogleフォームのID

const ITEMNAME = '項目名' //② 項目のタイトル

const SHEETNAME = 'シート1' //③ 読み込むシート名

① GoogleフォームのIDは、赤矢印の間のところをコピーし、貼り付ける

② 項目のタイトルは、質問の赤丸のところをコピーし、貼り付ける。

③ 読み込むシート名は、Google Spread Sheetの赤丸のシート名をコピーし、貼り付ける。

イベントの受付業務をGoogle Formsで作成

今回は、イベントの受付業務を、スマホでQRコードを読み込んでいただき受付をするという業務改善をGoogle Formsで行いました。
これまでは、事前に名簿を用意して、手作業で紙にチェックを入れて受付をしていました。一度に来場されると、紙にチェックを入れるだけとはいえ、行列が出来ました。
店舗名と氏名を入力するだけの受付ですが、氏名はともかく店舗名を簡単にプルダウン項目化ができ、正しいデータ収集が可能になりました。
「ちりも積もれば、山となる」を心がけて業務改善を積み重ねていきたいです。
ファイト！💪