スマホでのチェック作業の様子
みなさん、こんにちは。
紙、印鑑、手作業に埋もれて業務をしているX世代の会社員です。
今回は、埋もれている業務の一つ。紙にスポットを当て、業務の効率化を図りたいと思います。
紙で行っているチェック作業シート 2,000枚／月。
FAX送信作業回数 2,000回／月。
送信先FAX 2,000枚／月。 を削減したい。
部署内の業務で、店頭催事という業務があります。
店頭催事とは、スーパーなどの店先などで、焼き鳥やギョーザなどを販売していたり、駐車場などでキッチンカーでハンバーガーなどを販売していたりする縁日の露店みたいなものをいいます。
チェックリストによる確認作業の流れ
販売開始するときに、確認しておかなければならない項目がいくつもあります。
確認は、実際の現場（店先）で行われます。
「販売許可証はありますか？」
「アレルゲン表示が出来ていますか？」
「検便検査結果の確認」などです。
①業者さま
事前確認項目の確認チェック
↓
②業者さま
当日、店頭催事の現場で確認項目の確認チェック
↓
③店舗
業者さま確認後、事前確認項目及び当日確認項目を店頭催事現場で再確認チェック
↓
④店舗、本社
営業終了後、チェックリストを本社へFAX送信。店舗と本社、それぞれ紙で保管。
店頭催事実施数は、2,252回／月です。
チェックリスト
ノーコードでスマホアプリを作成できるGlideを使用
チェック作業は、店先（現場）で行われるため、スマホでの作業が最適です。
ノーコードでスマホアプリが作成できるGlideを使って、スマホで操作し確認業務を行います。
使用するもの
・Glide
・Google Spread Sheet
試作品の操作画面（パソコン）
試作品の操作画面（スマホ）
確認項目をスマホに表示。確認項目をタッチすると記録されます。
記録先をGoogle Spread Sheetにして、店舗と本社で確認可能にします。
これにより、ペーパーレス化となり、チェックシートの保管作業や、FAX送信作業もなくなります。
作り方
①GoogleGoogle Spread Sheetに確認内容項目を記入しておきます。
②Glideの画面から、New projectを選びます。
③Mobileを選びます。
④Google Sheetsを選びます。
⑤連携させるGoogle Spread Sheetを選びます。
⑥Glideに連携されました。（Listを選ぶとサンプルのような形式になります。）
⑦Checklistを選んで完成です。
店頭催事担当者からのご意見
毎日届く、店頭催事チェックリストのFAXでの報告だけど、無くしたいと思ってスマホのアプリを作りました。試作品ですが、試していただき、ご意見、アドバイスをいただきたいです。よろしくお願いいたします。
これは、いいですね。紙が無くなり、店舗もFAX送信しなくて済むのは、楽になるね。
業者さまが確認した項目と店舗側が確認した項目と双方確認済みといった形だともっと見やすいかな。また、業者さまによっては、確認不要の項目もあるので、そういった場合は、表示しないなどできるといいね。
ありがとうございます。確認欄を増やしてみます。業者さまにより、確認不要の項目は、表示しないような作りに改善してみます。
業者名と店舗名が表示されるところがないね。スケジュールと連携して、業者名と店舗が自動表示できるといいね。そうすると、すぐにチェック作業に取りかかれて楽だね。
スケジュールと連携させるのいいですね。スケジュール作成や調整もGlideで活用できそうなので、挑戦してみます。
ありがとうございました。
スマホアプリの可能性
パソコンでの作業中心の私は、スマホアプリ作成で効率化できる作業が全く思い浮かびませんでした。今回のチェックリストの代わりにスマホでタッチに変えるだけなら、そんなに効率化にならないなと思っていたぐらいでした。
実際に作り始め、担当者に話を伺うと、それに付随するFAX送信作業やスケジュールとの連携など、次々に関連して作業効率化が図れそうな課題が出てきました。
事務所でパソコン作業している場合、既に様々な業務がシステム化されていますが、会社業務でのスマホアプリはほとんどありません。私が知らないだけで、スマホアプリでの作業効率化できる課題が、多くある気がしてきました。忙しくなりそうです～。😂