会社の情報共有ツールとして Office365 を導入した。
中小規模の企業においてMIS的な立場で仕事されている方は、請求書の処理に関わる事もあるかと思います。
その場合、以下の点に注意です。
- Microsoftからの請求書は、郵送されてこない
- Office365の契約は、月初は避けたほうが良い
何れも改善要求は出していますが、あれだけ大きい組織ですから改善まで時間はかかると思います。
Microsoftからの請求書は郵送されてこない
Microsoftから郵送で請求書が届けられたりはしません。
まぁ最近はそういった形は当たり前になりつつありますが、Office365の場合は別なトラップも有ります。
請求書が発行されたことをメールで通知されるのですが、そのメールのSubject:が、「明細書の準備が出来ました」の様な請求書が届いたことを認識できないメールとなっており、メール文面にも「請求書」という文字は有りません。
自分でこのメールをトリガにして、管理画面の課金情報を確認し、請求書をPDFでダウンロードしなければいけません。
私の場合、完全にそのトラップにはまり、3か月分まとめて支払え請求が来た時はびっくりしました(勿論使っている分なので支払いましたけど…)。
その上、次に記載する様なトラップもあるので、面倒この上ありません。
Office365の契約は、月初は避けたほうが良い
Office365は契約日を元に請求書を発行します(契約日の翌日が基本の様です)。
Office365の請求書を元に支払いの手続きを社内で実施すると思いますが、その実行は通常月末とか翌月末になるでしょう。
この支払実施から請求書発行までの期間が短くなるケースが面倒なのです。
Office365の支払い確認は、米国本社を経由する為か、5営業日かかるとの事で、それまではシステムに支払い済みのステータスが上がりません。
その為、翌月分の請求書の発行日には、前月分未払の形で請求書が上がってくる可能性が多くなります。
支払い済みの確認を行ってもらって請求書を再発行してもらう事は出来ないそうです。
Service Requestを出すと、事情を説明したメールがMicrosoftサポートから送られてくるので、それを添付して支払依頼を経理に出す事になりますが、自動で毎月送られてくるわけではないので、毎回請求書に前月分の支払いが反映されているかを確認しなければなりません。
といった事から、「Office365の契約を月初に行うのは避けたほうが良い」という話になります。