非IT企業のペーパーレス推進検討メモ

非IT企業で、ペーパーレス化を推進するプロジェクトを立ち上げたので、調べたことをアウトプットする。

導入の背景

e-文書法 や 電子帳簿保存法 の法改正によって、これまでは紙での保存が義務づけられていた契約書や領収書を、電子化して保存することが可能になった。当初こそスキャンの保存要件が厳しかったが、電子帳簿保存法の規制緩和によって、スマホで撮影した画像でも保存が認められるようになる。
このように国としてもペーパーレス化を推進していることに加え、最近のテレワーク普及も背中を押す形になっている。

ペーパーレス化の是非

そもそもペーパーレス化のメリットは何だろう？

• データ化されているので、キーワード検索で資料を探し易くなる
• RPA（Robotic Process Automation）で定形業務を自動化し易くなる
• 紙代や印刷代、プリンター保守費用、シュレッダーや廃棄費用といったコストを削減できる
• 書類を保管するキャビネットが不要となり、作業空間が広く取れる
• 文書ごとにパスワードをかけたり、アカウントごとに閲覧権限を設定できるため、セキュリティ対策になる
• 外出先や遠隔地でも文書を共有できるので、外回り営業マンやテレワークに最適
• クラウドを文書のバックアップ先とすれば、災害発生時のBCP対策になる
• 環境に優しい取り組みをしていると対外的にアピールでき、企業の価値が上がる

といったところか。

デメリットは、

• PCが故障したりネットワークに障害があると閲覧できなくなる
• 画面越しに閲覧するので、全体像が分かりにくくなる

が挙げられると思う。

ITエンジニアはどちらかというと紙嫌いな人が多く、普段からGitHubなどでMarkdownを書くことに慣れ、タブレット端末を持ち歩き、F2Fの会議ですら紙の資料を持ち込まない（紛失リスク回避という理由もあるだろうが）。
非IT業にこのような文化が馴染むのか。なかには否定的な考えを持つ従業員もいるはずで、トップダウンで推し進めることが肝要であろう。

Microsoft Office を使い続けることの是非

ドキュメントは Microsoft Office で作成することが殆どだと思う。
Office のデメリットとして、

• 画像を使いすぎると重くなる
• 画像を挿入するとレイアウトが崩れ、直すのが面倒
• テンプレート機能を上手に使わない限り、作成者によってレイアウトがバラバラになり易い
• 改定や更新の記録を関係者と共有し難い

があり、これを解消するために市販のマニュアル作成ツールがあると思うので、どんなものがあるか調べてみた。

Teachme Biz

• https://biz.teachme.jp/
• CMでの認知度が高く王道とも。動画や画像を使ったマニュアル作成も容易。
• 初期費用：30万円から、月額：5万円からで、編集アカウント10件まで、閲覧アカウント50件まで。
• 月額10万円以上から、SSO、承認ワークフロー、公開期限管理機能が解放。

NotePM

• https://notepm.jp/
• Markdownにも対応した社内wikiという感じで、Teamsに似てる。
• 初期費用：0円、月額：17,500円から（50ユーザまで）。

Dojo

• https://www.tepss.com/
• テンプレートから作れるマニュアル作成ソフト。クラウド型では無い。
• 価格は代理店経由で問合せ。

clipLine

• https://clipline.com/
• 飲食店や百貨店などのサービス業を中心に豊富な導入実績あり。
• 価格などは要問合せ。

はたらきかたマニュアル

• https://www.how2work.jp/
• プロのライターに作成委託も可能。
• 初期費用：8万円、月額：5万円。

動画活用のススメ

ペーパーレスなら動画で手順を説明したって良いわけで
Windows10 なら Windowsキー ＋ Gキー で音声付き動画としてキャプチャーできる。（録音だけならボイスレコーダーアプリを使う）

ステレオミキサーとGoogleドキュメントの音声入力を併用することで、ビデオファイルからの文字起こしがラクになるので紹介したい。要Google Chrome。

サウンド設定画面の表示

Windowsキー ＋ Rキー を押し mmsys.cpl と入力する。

録音の既定をステレオミキサーにする

Googleドキュメントを開き、音声入力をクリックする

動画を再生し、マイクのアイコンをクリックする

無音が続いたり、Chromeウィンドウが非アクティブになると、聴き取りを止めてしまうので注意。
FFmpegでは、無音の始まりと終わりを検出できるので、プログラムに渡して加工してやると無音をカットできそうだ。

パラメータ例

ffmpeg -i foo.mp4 -af silencedetect=noise=-30dB:d=0.4 -f null -

実行例

[silencedetect @ 000002b6d4932440] silence_end: 6.17108 | silence_duration: 6.1711
[silencedetect @ 000002b6d4932440] silence_start: 6.46921
[silencedetect @ 000002b6d4932440] silence_end: 10.3198 | silence_duration: 3.85058
[silencedetect @ 000002b6d4932440] silence_start: 10.3991
[silencedetect @ 000002b6d4932440] silence_end: 30.7511 | silence_duration: 20.352
[silencedetect @ 000002b6d4932440] silence_start: 30.775
[silencedetect @ 000002b6d4932440] silence_end: 31.6742 | silence_duration: 0.899167
[silencedetect @ 000002b6d4932440] silence_start: 31.6742
[silencedetect @ 000002b6d4932440] silence_end: 32.9736 | silence_duration: 1.2994
[silencedetect @ 000002b6d4932440] silence_start: 32.9957
[silencedetect @ 000002b6d4932440] silence_end: 35.6835 | silence_duration: 2.68777
[silencedetect @ 000002b6d4932440] silence_start: 35.6835
[silencedetect @ 000002b6d4932440] silence_end: 50.2413 | silence_duration: 14.5578

文字起こしが終わったら、録音の既定をマイクに戻す

ペーパーレス会議のススメ

さいごに、Intel Unite を用いたペーパーレス会議ソリューションを紹介したい。
https://www.intel.co.jp/content/www/jp/ja/architecture-and-technology/unite/intel-unite-overview.html

Uniteは、プロジェクタ（会議用モニタ）と接続したHUB、HUB連携ソフトをインストールしたクライアントPC で構成される。
それぞれは Wi-Fi で接続され、発表者は手元のクライアントPCからHUBを経由してプレゼンを行うことになるので、ケーブルの付け替えや席の移動といったストレスから解放される。
Wi-Fiで画面を転送する Miracast（ワイヤレスHDMI）を想像してもらえると分かり易い。

HUBに使うPCは Intel vProテクノロジに対応している必要があるが、エンタープライズ向けPCなら搭載していることが多いので一度確認してみて欲しい。Intel NUC（小型ベアボーンPC）をHUBとして使うのも良いかもしれない。