グレンジ Advent Calendar 2024 7日目担当のmikuri8です。
普段はゲームクライアントエンジニアとしてUnityでUIを実装しています。また最近は新卒育成やマネジメントにも興味があり勉強を進めているところです。
今回は賛否両論ありそうな日報について書きたいと思います。報告よりも振り返りとして扱えるような日報の書き方を知ることで自走していく手助けになればと思います。
はじめに
日報が持つ役割は様々だと思いますが、今回は書いた本人の振り返りという部分にフォーカスします。振り返りを行い、課題点を見つけ、解決策を考えることで明日の自分をより良くしていく作業です。
本記事は日報の書き方や意義に悩んでいたり、見積もりや作業時間などの時間管理を見直したい方（もしくはその上司の方）を対象として書いてみます。
まだ勉強し始めの身でもある現時点での考えなので一意見として見てもらえれば幸いです。
ふつうパターン
よく見る感じの日報は下記のようなものになると思います。
【今日やったこと】
◯◯ミーティング
作業△△△
作業□□□
【次回やること】
作業□□□続き
作業◇◇◇
【感想】
思ったより時間がかかって大変だった
だけど学びがあったので良かった
おすすめパターン
次に振り返りがしやすいと考える日報のフォーマットです。
【今日やったこと】
◯◯ミーティング XX時間
作業△△△ YY時間
作業□□□ ZZ時間
【次回やること】
作業□□□続き XX時間
作業◇◇◇ YY時間
【振り返り】
[Probrem]作業□□□の途中でSlackで質問待ちをしていたため作業が止まり見積もり時間を過ぎてしまった。
→[Try]直接コミュニケーションを取る
→[Try]質問待ちの間次の作業の準備を行う
なんと変更点はほとんどないんですが、重要なのは作業時間を書くことです。
なにがいいの？
まず自分が日報を自身の振り返りに使用すべきと考えるのは、単なる報告に使うだけなら大抵別のツールで管理されてるので日報じゃなくてもいいという点があるからです（タスク管理やガントチャートの類）。
そのため、どうせなら振り返りに使えるようにして、ついでに自分の頭で考える筋肉を鍛えるトレーニング化しちゃって自省のコツを掴めるようなデイリーのツールにすることで日報が便利なものになっていくのでは？と思っています。
作業時間の記載
提案したフォーマットでは作業時間の記載が増えました。これには時間管理についての意識を持つという目的があります。
学生時代には時間の制約がほぼないため、満足行くまで時間をかけてしまうことができてしまうものですが、対して社会人（会社員）は限られた時間の中でパフォーマンスを発揮していくことが求められます。
ここの違いで躓いてしまう若手は割と見かけるので、時間に関する振り返りを精度高く行っていくことが助けになるケースは多いんじゃないかなという仮説です。
時間の振り返り
そこで作業時間を書くことで見積もり通りなのか遅れたのかがひとめで判断でき、その原因と解決策を探る方向に動くことができるのではないかと考えました。また、日報として書き出すことで時間配分や優先順の違いに気づかれやすくなりフィードバックをもらうことも可能です。翌日の作業の見積もりを行えることもポイントで、どの作業にどのくらい時間がかかりそうか考える解像度を上げていくこともできると思っています。
内容の振り返り
そして最後に振り返り部分ですが、ここには問題点と解決策を考えて書きます。この時重要なのは間違っていてもいいのでまずは考えて書くことと、Tryを必ず実行するものとして書くことです。
一点目については前述の通り考える筋肉を鍛える作業です。日報として書くので間違っていればこちらもフィードバックをもらいやすいのではないでしょうか。
ニ点目については、振り返りにおける解決策を明日にでも実行するものとして考える意識です。小さくてもいいので少し解決できれば成長。「振り返り≠感想」を意識し、タスクを洗い出す感覚で考えたほうがいいのかなと思います。
学び
【学び】項目を付け加えるのもいいかなと思います。学びをあらためて文字にすることで記憶に残したり実はまだ理解が足りない部分が明らかになったり学び自体の振り返りとして使用できます。
書くタイミング
日報はその日の作業が終了した時点で書きましょう。次の日の朝に書くのは避けたほうがいいと考えてます。寝てしまったら前日の記憶があやふやになることは多いですよね（特に飲み会後）。
最後に
今回は時間管理の振り返りができそうな日報の書き方を紹介してみました。日報に関しては様々意見があると思いますがフォーマットが決められていない場合は一つの手法として本記事を参考にしてもらえれば幸いです。
最後まで読んでいただきありがとうございました！