Notionの便利な機能：完全ガイド

Notion

Posted at 2025-03-09

Notionとは

Notionは「オールインワン」のワークスペースツールで、ノート、タスク管理、データベース、ウィキ、カレンダー、リマインダーなどの機能を単一のプラットフォームで提供しています。2016年に設立され、現在は個人ユーザーから大企業まで世界中で利用されています。

Notionの核となる特徴は「ブロック」という概念で、テキスト、画像、リスト、表、データベースなどのコンテンツを自由に組み合わせてカスタマイズできる点です。これによって、ユーザーは自分の好みやニーズに合わせて完全にカスタマイズされた情報管理システムを構築できます。

公式サイト: https://www.notion.so/

基本機能

ブロックベースの編集

Notionの最も基本的な機能は「ブロック」です。ブロックは、ページを構成する最小単位となり、様々な種類があります：

テキストブロック: 段落、見出し、箇条書きなど
メディアブロック: 画像、動画、ファイル
埋め込みブロック: ウェブサイト、PDFなど
高度なブロック: データベース、数式、コードなど

使い方:

新しいブロックを追加するには、「+」ボタンをクリックするか、「/」を入力してブロックメニューを表示
ブロックの種類を選択
ブロックを自由に移動（ドラッグ＆ドロップ）、複製、削除が可能

便利な使い方:

「/」コマンドに続けて使いたいブロックの名前を入力すると素早く挿入できます
ブロックをShift+クリックで複数選択し、一括で操作できます
ブロックをスラッシュコマンド（例：「/h1」で見出し1）で直接挿入できます

データベース

Notionのデータベースは、スプレッドシートの柔軟性と専用データベースの機能性を組み合わせたものです。以下の表示形式があります：

テーブルビュー: スプレッドシートのような表形式
リストビュー: シンプルなリスト表示
ボードビュー: カンバン方式の表示（タスク管理に最適）
カレンダービュー: 日付ベースの表示
ギャラリービュー: 画像ベースの表示
タイムラインビュー: プロジェクトの進行状況を可視化

データベースの作成方法:

「/」を入力してコマンドメニューを開く
「Table」「Board」「Calendar」などのデータベースタイプを選択
列（プロパティ）を追加し、データタイプを設定（テキスト、日付、選択肢など）
データを入力していく

プロパティタイプ:

テキスト: 通常のテキスト情報
数値: 数値データ（計算も可能）
選択肢: プルダウンリストから選択
日付: 日付や時間
人物: ユーザーの割り当て
ファイル: ファイルや画像のアップロード
チェックボックス: 完了/未完了の状態
URL: ウェブリンク
Email: メールアドレス
電話番号: 電話番号情報
リレーション: 他のデータベースとの連携
ロールアップ: リレーション先のプロパティを集計
フォーミュラ: 計算式による値の算出
作成日時/更新日時: 自動記録される時間情報
作成者/更新者: 自動記録されるユーザー情報

テンプレート

Notionには多数の事前定義されたテンプレートがあり、ゼロから始める代わりに利用できます：

公式テンプレート:

プロジェクト管理用テンプレート
会議ノート用テンプレート
個人タスク管理用テンプレート
ジャーナル用テンプレート
求人管理用テンプレート
その他多数

テンプレートの利用方法:

新しいページを作成する際に「Templates」をクリック
カテゴリーから必要なテンプレートを選択
テンプレートをカスタマイズして使用開始

独自テンプレートの作成:

再利用したいページの構造を作成
右上の「···」から「Template」を選択
テンプレート名を入力して保存
次回から新規ページ作成時にカスタムテンプレートとして利用可能

テンプレートギャラリー: https://www.notion.so/templates

ページとサブページ

Notionの情報は階層構造で管理できます：

ページの特徴:

独自のURLを持ち、共有可能
カバー画像やアイコンでカスタマイズ可能
無制限にネスト（入れ子）構造を作成可能

ページ作成とネスト:

サイドバーの「+」ボタンをクリックして新規ページ作成
ページ内に別のページを作成してサブページ化（「/page」コマンドを使用）
サイドバーでページをドラッグ＆ドロップして階層を調整

効率的なページ管理:

ページにはアイコンや色を設定して視覚的に区別できます
カバー画像を設定してページの見た目を豊かにできます
ページのURLを直接共有して特定の情報にアクセスできます

高度な機能

リレーション

異なるデータベース間の関連性を設定できるNotionの強力な機能です：

設定方法:

データベースのプロパティ設定で「Relation」を選択
関連付けたいデータベースを選択
必要に応じて「双方向」の関係を設定（片方のデータベースを更新すると、もう片方も自動更新）

活用例:

プロジェクトデータベースとタスクデータベースを連携
顧客データベースと案件データベースの関連付け
製品データベースと在庫データベースの連携

ロールアップ

リレーションで連携したデータベースの情報を集計して表示できる機能です：

設定方法:

リレーションプロパティを設定済みのデータベースで新しいプロパティを追加
タイプに「Rollup」を選択
集計したいリレーション先のプロパティと集計方法（合計、平均など）を選択

集計方法の例:

Count: 関連項目の数をカウント
Sum: 数値の合計
Average: 平均値
Median: 中央値
Min/Max: 最小値/最大値
Range: 範囲（最大値-最小値）
Show Original: 元の値をそのまま表示

活用例:

プロジェクトごとのタスク完了率を集計
顧客ごとの案件総額を算出
担当者ごとのタスク数を表示

フォーミュラ

数式を使ってプロパティの値を自動計算できる機能です：

基本的な式:

基本演算: prop("数量") * prop("単価")
条件分岐: if(prop("完了") == true, "完了", "未完了")
日付計算: dateBetween(prop("開始日"), prop("終了日"), "days")

使用可能な関数例:

文字列操作: concat(), replace(), format()
数値計算: round(), floor(), ceil()
日付操作: dateAdd(), dateSubtract(), now()
論理演算: and(), or(), not()

活用例:

タスクの遅延日数を自動計算
案件の利益率を算出
ステータスに基づいた条件付き表示

詳細な関数リファレンス: https://www.notion.so/help/formulas

フィルターとソート

データベースの情報を条件に基づいて絞り込んだり並べ替えたりする機能です：

フィルター設定:

データベースビューの「Filter」ボタンをクリック
フィルター条件を選択（例：「ステータス」が「進行中」）
必要に応じて複数の条件を追加（AND/OR条件）

ソート設定:

データベースビューの「Sort」ボタンをクリック
ソートするプロパティを選択
昇順/降順を選択
必要に応じて複数のソート条件を追加

カスタムビューの保存:

フィルターとソートを設定した後、ビュー名の横の「+」をクリック
ビュー名を入力して保存
複数のビューを切り替えながら同じデータベースを異なる切り口で活用

バックリンク

ページ間の参照関係を自動的に記録し、双方向からアクセスできる機能です：

使い方:

ページ内で「@」や「[[」を入力して別のページをリンク
リンクされたページには自動的にバックリンクが記録される
ページ下部の「Linked to this page」セクションで参照元を確認

活用例:

ナレッジベースでの関連情報の発見
プロジェクト間の相互参照
会議ノートと関連タスクの紐付け

コラボレーション機能

コメントとメンション

チーム内での円滑なコミュニケーションを実現する機能です：

コメント機能:

コメントしたいテキストを選択
表示されるツールバーの吹き出しアイコンをクリック
コメントを入力して送信

メンション機能:

ページ内で「@」を入力
メンションしたいユーザー名を選択
メンションされたユーザーには通知が送られる

リソルブ機能:

コメントが解決したら「Resolve」をクリック
解決済みコメントはたたまれて表示されるが、履歴として残る

権限管理

ユーザーごとに閲覧・編集権限を設定できる機能です：

ワークスペースの権限レベル:

メンバー: フルアクセス
ゲスト: 特定のページのみアクセス

ページごとの権限設定:

共有したいページで「Share」ボタンをクリック
メールアドレスを入力またはリンクを作成
権限レベルを選択：
- Can edit: 編集可能
- Can comment: コメントのみ可能
- Can view: 閲覧のみ可能

公開設定:

「Share to web」オプションで誰でもアクセスできるページを作成可能
パスワード保護や検索エンジンからの非表示設定も可能

履歴管理

ページの変更履歴を確認・復元できる機能です：

履歴の確認:

ページ上部の「···」メニューをクリック
「Page history」を選択
タイムラインから確認したいバージョンを選択

以前のバージョンに復元:

履歴から復元したいバージョンを選択
「Restore this version」をクリック

変更差分の確認:

各バージョン間の変更点がハイライト表示される
誰がいつ変更したかも確認可能

組織化機能

サイドバーとナビゲーション

効率的に情報にアクセスするための機能です：

サイドバーのカスタマイズ:

ページをドラッグ＆ドロップで並べ替え
ページを他のページの下にドラッグしてサブページ化
セクション名を変更して整理

クイックアクセス:

よく使うページを「Favorites」に追加
検索バーで全文検索（Ctrl/Cmd + P）
最近訪れたページをクイックアクセスエリアから選択

ブレッドクラム:

ページ上部に現在のページの階層が表示される
クリックして上位階層に素早く移動可能

タグ管理

情報を横断的に整理するための機能です：

タグの作成と使用:

「Select」または「Multi-select」プロパティをデータベースに追加
タグの名前と色を設定
各アイテムに適切なタグを設定

タグによるフィルタリング:

データベースビューで「Filter」を設定
タグプロパティで条件を指定
特定のタグが付いたアイテムだけを表示

活用例:

タスクの優先度を色分け（「高」「中」「低」）
プロジェクトの状態管理（「計画中」「進行中」「完了」）
書類の分類（「契約」「請求書」「報告書」）

お気に入り

頻繁にアクセスするページに素早くアクセスするための機能です：

お気に入りへの追加:

ページの右上にある「···」メニューをクリック
「Add to Favorites」を選択
サイドバー上部の「Favorites」セクションに表示される

お気に入りの管理:

ドラッグ＆ドロップで並べ替え
右クリックで「Remove from Favorites」を選択

統合機能

ファイル埋め込み

様々なファイルや外部コンテンツをNotionページに埋め込める機能です：

サポートされるファイル形式:

画像: JPG, PNG, GIF
ドキュメント: PDF, DOCX
スプレッドシート: XLSX, CSV
プレゼンテーション: PPTX
音声: MP3
動画: MP4

埋め込み方法:

「/」コマンドで「Image」「Video」「Audio」「File」などを選択
アップロードするファイルを選択または
「Upload」からファイルを選択

ギャラリー表示:

複数の画像を「Gallery」ブロックにまとめて表示可能
データベースの「Gallery」ビューで画像付きコンテンツを整理

外部サービス連携

Notionは多くの外部サービスとの連携が可能です：

埋め込み可能なサービス例:

Google Drive, Dropbox（ファイル連携）
YouTube, Vimeo（動画）
Figma, Miro（デザインツール）
GitHub, CodePen（コード）
Twitter, Instagram（SNS）
Spotify, SoundCloud（音楽）

埋め込み方法:

「/embed」コマンドを入力
埋め込みたいコンテンツのURLを貼り付け
適切なサイズに調整

連携例:

プロジェクト計画のFigmaデザイン埋め込み
技術文書のGitHubリポジトリ連携
マーケティング資料にTwitter投稿を埋め込み

APIとAutomation

NotionのAPIを使用して自動化やカスタム連携が可能です：

Notion API:

RESTful API
データベースとページの作成・読み取り・更新・削除が可能
認証はAPIキーベース

連携ツール:

Zapier: 1,000以上のアプリとNotionを連携
Automate.io: ワークフロー自動化
Make (旧Integromat): 複雑な自動化フローを構築
IFTTT: シンプルな自動化ルールを設定

自動化例:

Slackメッセージが投稿されたらNotionに保存
Gmailの特定メールをNotionデータベースに追加
Notionのタスク完了時にGoogle Calendarから予定を削除

Notion API公式ドキュメント: https://developers.notion.com/

カスタマイズ機能

ダークモード

目の疲れを軽減するためのダークモード機能です：

設定方法:

左下のユーザーアイコンをクリック
「Settings & members」を選択
「Appearance」セクションで
- Light: 明るいテーマ
- Dark: 暗いテーマ
- Use system setting: システム設定に従う

ショートカット:

Windows/Linux: Ctrl + Shift + L
Mac: Cmd + Shift + L

エクスポートとインポート

Notionのデータを外部に保存したり、他のツールからデータを取り込んだりする機能です：

エクスポート:

エクスポートしたいページで「···」メニューをクリック
「Export」を選択
フォーマットを選択
- HTML
- PDF
- Markdown
- CSV（データベースのみ）

インポート:

サイドバーの「+」ボタンをクリック
「Import」を選択
対応フォーマットから選択
- Word
- Google Docs
- Evernote
- Trello
- Asana
- その他

バックアップ:

定期的にワークスペース全体をエクスポートすることでバックアップが可能
エクスポートしたファイルは安全な場所に保管

ショートカット

効率的に操作するためのキーボードショートカットです：

一般的なショートカット:

新規ページ作成: Ctrl/Cmd + N
全文検索: Ctrl/Cmd + P
ページ内検索: Ctrl/Cmd + F
変更を保存: 自動保存
コマンドパレット: Ctrl/Cmd + /

編集ショートカット:

太字: Ctrl/Cmd + B
イタリック: Ctrl/Cmd + I
下線: Ctrl/Cmd + U
コード: Ctrl/Cmd + E
リンク: Ctrl/Cmd + K
チェックリスト: Ctrl/Cmd + Shift + M

表示ショートカット:

全画面表示: F11 (Windows) / Cmd + Ctrl + F (Mac)
サイドバー表示/非表示: Ctrl/Cmd + \

完全なショートカット一覧: https://www.notion.so/help/keyboard-shortcuts

Notionの活用例

プロジェクト管理

Notionはプロジェクト管理に最適なツールです：

プロジェクト管理の構築方法:

プロジェクトデータベースを作成（テーブルビュー）
タスクデータベースを作成（ボードビュー）
リレーション機能でプロジェクトとタスクを紐付け
テンプレートを活用して効率化

含めるべき要素:

プロジェクト概要
タスクリスト
スケジュール（タイムライン）
チームメンバー情報
会議ノート
リソース

便利な機能:

タスクをボードビューで視覚的に管理
フィルター機能で担当者ごとのタスクを表示
タイムラインビューでスケジュール管理
ロールアップでプロジェクト完了率を自動計算

ナレッジベース

チームの知識を集約するナレッジベースを構築できます：

ナレッジベースの構築方法:

メインページを作成し、カテゴリー別にサブページを作成
サイドバーでナビゲーション構造を整理
検索性を高めるためにタグや見出しを活用
テンプレートを作成して統一感を持たせる

含めるべき要素:

業務フローマニュアル
社内規則
トラブルシューティング
FAQ
用語集
ツールの使い方ガイド

便利な機能:

バックリンクで関連情報を自動的に表示
検索機能で必要な情報にすぐアクセス
権限設定で適切なアクセス管理
更新履歴で最新情報を把握

個人のタスク管理

個人の生産性向上にもNotionは活用できます：

個人タスク管理の構築方法:

タスクデータベースを作成
優先度、締切、カテゴリーなどのプロパティを追加
複数のビュー（今日のタスク、完了済み、カテゴリ別など）を設定
必要に応じてガントチャートやカレンダーを連携

含めるべき要素:

今後のタスク
日常的な習慣トラッカー
長期目標
メモと参考資料
振り返りセクション

便利な機能:

フィルターで「今日の締切」や「優先度高」のタスクを表示
チェックボックスで完了・未完了を管理
リマインダー機能で締切前に通知
テンプレートを使って週次レビューを効率化

会議ノート

効率的な会議運営と記録のツールとして活用できます：

会議ノートシステムの構築方法:

会議データベースを作成
会議ごとにテンプレートを準備
参加者、議題、決定事項などのプロパティを設定
カレンダービューで会議スケジュールを管理

含めるべき要素:

会議の基本情報（日時、場所、参加者）
アジェンダ
議事録
決定事項
アクションアイテム
次回会議の情報

便利な機能:

テンプレートで会議ノートのフォーマットを統一
メンション機能でアクションアイテムを担当者に割り当て
リレーション機能で関連プロジェクトやタスクにリンク
バックリンク機能で関連会議の情報を確認

まとめ

Notionは単なるノートアプリを超えた、柔軟性の高い情報管理プラットフォームです。その特徴を活かすことで、以下のようなメリットが得られます：

情報の一元管理: ドキュメント、タスク、データベースなどを一か所で管理
カスタマイズの自由度: 自分のニーズに合わせて完全にカスタマイズ可能
コラボレーションの円滑化: チームでの共同作業が効率化
情報の関連付け: バックリンクやリレーションで情報同士を有機的に連携
自動化と効率化: フォーミュラやAPIを活用した効率的なワークフロー

初心者は基本機能から始めて、徐々に高度な機能を取り入れていくことで、自分だけの理想的な情報管理システムを構築できるでしょう。

Notionについてさらに深く学ぶためのリソース：

Notionを使いこなせば、情報管理の効率が飛躍的に向上し、創造的な作業に集中できる時間が増えるでしょう。この記事を参考に、ぜひあなただけのNotionワークスペースを構築してみてください。

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Notionの便利な機能：完全ガイド

目次

Notionとは

基本機能

ブロックベースの編集

データベース

テンプレート

ページとサブページ

高度な機能

リレーション

ロールアップ

フォーミュラ

フィルターとソート

バックリンク

コラボレーション機能

コメントとメンション

権限管理

履歴管理

組織化機能

サイドバーとナビゲーション

タグ管理

お気に入り

統合機能

ファイル埋め込み

外部サービス連携

APIとAutomation

カスタマイズ機能

ダークモード

エクスポートとインポート

ショートカット

Notionの活用例

プロジェクト管理

ナレッジベース

個人のタスク管理

会議ノート

最新機能

AIアシスタント

Calendar機能の強化

データベースの高度な機能

まとめ