どんな記事？
- タスクの優先度を決める方法を記載しています
- アジャイル開発の本を読んでいる方だったら、「どっかで見たことあるな」ってなると思います
- 精度は少し犠牲にして、如何に簡単に取り組めるかを重視しました
ユースケース
- 短い期間に複数のタスクをこなさないといけない
- 量が多いのでサクッと優先度が決まらない（5タスク以上を想定）
大事にしたこと
- 直感的な判断を利用しつつ、客観的に優先度を決める（≒数値で評価する）
- 簡単であること
- ここに書いている手法はよくある手法を簡便にしたものです
- 認知コストを可能な限り下げて、「タスク管理が目的にならないように」することが目的です
タスク列挙
当然ですが、まずは、やるべきタスクを列挙します。
ここでは例として、10タスクある場面を想定します。
- XXX案件/方針調整
- XXX案件/○○の認識合わせ
- XXX案件/△△のレビュー
- YYY案件/○○の機能実装（テストまで）
- YYY案件/△△のモック作成＋インターフェイス認識合わせ
- 社内-コミュニケーション/ランチミーティングで気を付けたいこと一覧作成
- 社内-コミュニケーション/ランチミーティングで気を付けたいこと社内共有
- 社内-改善/slackbot機能決め（メンバーの意見募集＋集約）
- 社内-改善/slackbot機能追加（実装＋テスト）
- 副業-勉強会/次回勉強会のテーマ決め
優先度算出テーブルを作る（項目の説明）
タスク優先度決めに使う指標値計算の為のテーブルを作成します。
| タスクの内容 | 緊急度 | 重要度 | コスト（時間） |
|---|---|---|---|
| XXX案件/方針調整 | |||
| XXX案件/○○の認識合わせ | |||
| XXX案件/△△のレビュー | |||
| YYY案件/○○の機能実装（テストまで） | |||
| YYY案件/△△のモック作成＋インターフェイス認識合わせ | |||
| 社内-コミュニケーション/ランチミーティングで気を付けたいこと一覧作成 | |||
| 社内-コミュニケーション/ランチミーティングで気を付けたいこと社内共有 | |||
| 社内-改善/slackbot機能決め（メンバーの意見募集＋集約） | |||
| 社内-改善/slackbot機能追加（実装＋テスト） | |||
| 副業-勉強会/次回勉強会のテーマ決め |
-
緊急度
- タスク完了期限までに残された時間の短さ
- 1～9の9段階で評価
- ※数字が大きい方が、残された時間が短い
-
重要度
- タスクの重要度（それを達成する意義の大きさ、周囲への影響度、達成できなかった場合のリスクの大きさなど）
- 1～9の9段階で評価
- ※数字が大きい方が、より意義が大きい／影響範囲が広い／未達時のリスクが大きい
-
コスト（時間）
- タスク開始～完遂までに要する時間
- 具体的な数値（〇[h]とか）を記入
優先度算出テーブルを作る（入力の仕方）
さて、入力に際しては少し人間の心理的な性質も利用しつつ、直感の精度を高めるようにします。
以下のルールに従って、「緊急度」「重要度」の欄を埋めていきます。
- まずは、中間値（ここでは5）をとるタスクを決める
- 10タスクの内、緊急度が高いもの順に並べた場合、5番目に来るものを「5」とする
- 残りは、それを基準に相対的に評価値を決める
- 手順1で「**"XXX案件/○○の認識合わせ"**の評価値が5」になったとすれば
- 残りの9タスクについて、「**"XXX案件/○○の認識合わせ"**に比べてどうか」という視点で評価値を決定していく（人間は絶対評価よりも相対評価が得意で、特に数値が10以下であれば高精度に判断できると言われているからです）
- ※重要度についても同様
次に、コスト（時間）を埋めていきます
時間がどうしても見積もれない（大抵大きすぎる）場合は、適当に？で埋めときます。
所要時間の見積もりについては、何冊も本が書けるぐらい手法があります。
今回は、ここには触れません。
現段階で作成できているテーブルはこんな感じです。（数値は適当です）
| タスクの内容 | 緊急度 | 重要度 | コスト（時間） |
|---|---|---|---|
| XXX案件/方針調整 | 3 | 9 | 1.5h |
| XXX案件/○○の認識合わせ | 2 | 9 | 1h |
| XXX案件/△△のレビュー | 3 | 5 | 10h |
| YYY案件/○○の機能実装（テストまで） | 5 | 4 | ?? |
| YYY案件/△△のモック作成＋インターフェイス認識合わせ | 1 | 5 | 0.5h |
| 社内-コミュニケーション/ランチミーティングで気を付けたいこと一覧作成 | 9 | 5 | 20h |
| 社内-コミュニケーション/ランチミーティングで気を付けたいこと社内共有 | 7 | 6 | 1h |
| 社内-改善/slackbot機能決め（メンバーの意見募集＋集約） | 4 | 7 | 3h |
| 社内-改善/slackbot機能追加（実装＋テスト） | 6 | 4 | 4h |
| 副業-勉強会/次回勉強会のテーマ決め | 9 | 3 | 15h or more |
優先度を算出する
優先度を決めるためのルールは下記の通りです。
前提として、「一つでも早くタスクを解消したほうが良い」という理念に基づいています。
- 優先度スコア（= 緊急度 x 重要度）が大きいもの程を優先度を高くする
- 優先度スコアが同一の場合は、コスト（時間）が小さいものを優先にする
- 優先度スコアもコスト（時間）も同一の場合は、優先度は順不同とする
- ただし、コスト（時間）が 1h より小の場合は最優先タスクに据える
上記ルールに従って、優先度を確定させたのが下記のテーブルです。
| タスクの内容 | 緊急度 | 重要度 | コスト（時間） | 優先度スコア（緊 x 重） | 優先順位 |
|---|---|---|---|---|---|
| XXX案件/方針調整 | 3 | 9 | 1.5h | 27 | 5 |
| XXX案件/○○の認識合わせ | 2 | 9 | 1h | 18 | 9 |
| XXX案件/△△のレビュー | 3 | 5 | 10h | 15 | 10 |
| YYY案件/○○の機能実装（テストまで） | 5 | 4 | ?? | 20 | 8 |
| YYY案件/△△のモック作成＋インターフェイス認識合わせ | 1 | 5 | 0.5h | 5 | 1 |
| 社内-コミュニケーション/ランチミーティングで気を付けたいこと一覧作成 | 9 | 5 | 20h | 45 | 2 |
| 社内-コミュニケーション/ランチミーティングで気を付けたいこと社内共有 | 7 | 6 | 1h | 42 | 3 |
| 社内-改善/slackbot機能決め（メンバーの意見募集＋集約） | 4 | 7 | 3h | 28 | 4 |
| 社内-改善/slackbot機能追加（実装＋テスト） | 6 | 4 | 4h | 24 | 7 |
| 副業-勉強会/次回勉強会のテーマ決め | 9 | 3 | 15h or more | 27 | 6 |
ケースに合わせて変化させた方が良いところ（パラメータ）
- 極小タスクの定義
- 上記では「1hより小で終わるタスク」を最優先にするようにしましたが、ここは適宜変更したほうが良いと思います
-
コスト（時間）の単位
- 今回は Hour を単位にしていますが、粒度に合わせて適宜変更したほうが良いと思います
もっと工夫するなら
- タスクをより上位のカテゴリで分ける・グルーピングする
- 「緊急度」「重要度」の評価値をフィボナッチ数にする
- フィボナッチ数は人間が感覚的に捉えやすいらしいです（審議の程は分かりません）
- あるいはウェーバー・フェヒナーの法則を参考にするなら、「1, 2, 4, 8, 16, 32 ...」とするのもアリですね（1⇒2への変化と2⇒4への変化で感じる感覚量が等しい、とされている）
- 「緊急度」「重要度」に重みづけをする
- 例えば、他の人がタスクの完了を待っている状態なら、「緊急度」を1.2倍するなど
- 分類を細かくする、あるいは変える
- 「重要度」を「タスク達成の意義」「周囲への影響度」「未達時のリスクの大きさ」などと分解する