プロジェクト憲章の必要性を言語化してみる

モチベーション

最近自身が参加しているPJにおいて、プロジェクト憲章の重要性と必要性を再確認する出来事がありました。
良い機会なので、自分への戒めとして言語化してみました。

いきなりですが、伝えたいこと

• プロジェクト憲章は絶対に必要
  • PJ立ち上げ時には必須(プロジェクトを発足させない)、少なくともフェーズから計画フェーズ以降へ進むための必要条件する
    • 以下のプロセスを経て、完了とみなす
      • PJメンバー以外の有識者によるレビュー
      • PJメンバー全員による合意形成

これらを組織のルールに組み込むべき

前提

• ｢事業価値の創造やビジネス戦略を実現し、何かしらのベネフィットを組織にもたらす｣ためのPJを主な対象にする
• プロジェクト憲章は、PJMやPLによって作成される

プロジェクト憲章ってなに??

• PJにおける以下の項目について明文化、視覚化したもの
  • 背景
  • 目的
  • 目標と成功基準(SMARTであること)
    • プロジェクトの終了条件
  • スコープと主要成果物
  • 前提条件(制約やリスク)
    • 人･物･カネ
  • PJメンバーとその役割
    • 権限の範囲
  • マイルストーン(大日程レベルのスケジュール)

プロジェクト憲章を作成するために必要なインプットは??

• 事業計画と実現可能性の根拠
  • 売上･利益
  • 費用
  • ビジネスモデル
  • 戦略
    • 母体組織の状況
      • 資産(人･物･カネ･情報(経験やナレッジ))
      • 市場状況や、上位組織の状況

プロジェクト憲章がない(もしくは、不十分な)状況とは??

• 情報が不足している
  • 事業計画が曖昧で十分に検討されてない

or

• PM/PLが情報を把握できてない、もしくは、正しく認識できていない
  • 能力不足(プロジェクト憲章の必要性を認識できていない)
  • 情報アクセスへの権限不足
  • 時間が十分にとれてない

プロジェクト憲章がない(もしくは、不十分な状況)でプロジェクトを進めた場合

• 以下が起こりえる可能性が高くなる
  • 目的の誤認
  • 不確実性の増大

目的の誤認と不確実性が増大した結果

望まない未来が実現する可能性が高くなる

• 例:
  • 目的の未達成
    • プロジェクトは終わったが、期待したベネフィットが得られない
  • 目標の未達成
    • 計画フェーズ以降での大幅な変更(成果物の変更や追加)や手戻りが発生する
      • PJ中断や大幅な遅延

じゃあどうするの??

1. プロジェクト憲章は必ず作成する
2. PJメンバー外の有識者によるレビューしてもらう
3. キックオフ
4. PJメンバー全員による合意形成

PJメンバー外の有識者によるレビューの必要性

• ｢早く進めないといけない｣という思いから、内容が不十分でも走り出してしまう可能性がある
  • 悪い誘惑負ける
    • ｢走りながら決めればいいか･･･｣
    • ｢期日優先だし･･･｣
    • ｢周りから進んでないって見られないかな･･･｣
• そもそも、PM/PLはメンバーの中で一番の有識者であるはずなのでメンバー内でレビューしたところで効果的ではない

最後に

冒頭で｢組織のルールとして組み込むべき｣と描きましたが意図としては、みんなで｢プロジェクト憲章は必ず作成する必要だよね｣って意識と文化を作ることです。 プロジェクトの規模や状況によっては、必ずしも必要無いかもしれません。ただ基本的にはあったほうがいいし、PJオーナー(意思決定者や組織長)にはプロジェクト憲章の必要性と、ない場合に起こりえることについては理解してほしいと思います。