【Salesforce】ファイルをアップロード時に自動で共有させる方法

標準機能では設定できそうでできない、そんな設定を Apex を用いて設定する方法を紹介していきたいと思います。
Apexを書いたことがない人でも、コピー＆ペーストで、基本的に設定が完了します！

本記事では、「ファイルをアップロードしたときに、そのファイルを特定のユーザー（あるいは全てのユーザー）に対して自動で共有させる方法」について紹介します。

前提として・・・

「ファイルをアップロードしたときに、自動で〇〇」という自動化処理設定は、フローでは実現できない可能性が高いです。
なぜなら、現在のレコードトリガーフローでは、ファイル（ContentDocument や ContentVersion）に関するオブジェクトをトリガーのオブジェクトとして指定できないからです。
そのため、Apexを用いた開発を行う方法を紹介します。

設定方法

1．ファイルアップロード時に共有したユーザーをメンバーとした Chatter グループを作成

2．ContentDocumentLink レコードを作成するための、Apex クラスとメソッドを作成
→ファイルの共有に関する情報は、ContentDocumentLink オブジェクトに格納されます。そのため、ContentDocumentLink レコードを作成することで、共有設定を実施します。

3．ContentVersion の after insert の Apex トリガーを作成
→ファイルをアップロードすることで、ContentVersion レコードが作成されます。そのため ContentVersion レコードの作成をトリガーとした Apex トリガーを作成します。

　

Chatter グループを作成

Chatterタブの「最近参照したグループ」＋ボタンよりグループを作成して、ファイルアップロード時にファイルを共有したいユーザーをメンバーとして追加します。
※標準機能で作成が完了するため、詳細な設定方法は割愛します。

■ご参考：Chatter グループの作成
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.collab_group_creating.htm&type=5
　

ContentDocumentLink レコードを作成するための、Apex クラスとメソッドを作成

設定＞Apexクラス＞新規 にて下記の Apex を記載し、保存します。
0F9xxxxxxxxxxxxxxx の部分には、作成した Chatter グループを開いた際の URL の「0F9」から始まる 18 桁の文字列を記載します。

//filesクラスを作成
public class Files {   
    public void contentdoclink (ID id){
        ContentDocumentLink rec = new ContentDocumentLink(ContentDocumentId = id, LinkedEntityId = '0F9xxxxxxxxxxxxxxx');
        insert rec;
    }
}

■ご参考：ContentDocumentLink
https://developer.salesforce.com/docs/atlas.ja-jp.object_reference.meta/object_reference/sforce_api_objects_contentdocumentlink.htm
　

ContentVersion の after insert の Apex トリガーを作成

歯車マーク＞開発者コンソール＞New＞Apex Trigger をクリック
Apex トリガーの任意の Name を記入し、sObject にて ContentVersion を選択。

下記の Apex を記載し、保存します。(下記では、Apex トリガーの名前を「filekyouyuu」としています)

trigger filekyouyuu on ContentVersion (after insert) {   
    for (ContentVersion record : trigger.new){
        Files createlink = new Files();//filesクラスをインスタンス化
        createlink.contentdoclink(record.ContentDocumentId);//contentdoclinkメソッドを呼び出し
    }
}

■ご参考：ContentVersion
https://developer.salesforce.com/docs/atlas.ja-jp.object_reference.meta/object_reference/sforce_api_objects_contentversion.htm

以上の Apex を設定後、ファイルをアップロードすると、自動で Chatter グループのメンバーに対して閲覧者のアクセス権が付与されると思います。

　

備忘録

ファイルをアップロードした際は、「ContentDocument」レコードも作成されます。
ですが、Apex トリガーにて「ContentDocument」レコードの作成をトリガーとした場合、エラー(INVALID_CROSS_REFERENCE_KEY)が発生して上手く行きませんでした。。
ですが、非同期処理(Queueable インターフェース)を行うことでエラーが回避できたました。

Apex クラス

public class FilesQueueable implements Queueable {

    //コンストラクタ
    public ID contentdocid;
    public FilesQueueable (ID id) {
        contentdocid = id;
    }
    
    public void execute(QueueableContext context){
        ContentDocumentLink rec = new ContentDocumentLink(ContentDocumentId = contentdocid, LinkedEntityId = '0F9xxxxxxxxxxxxxxx');
        insert rec;
    }
}

Apex トリガー

trigger filekyouyuu_hidouki on ContentDocument (after insert) {    
    for (ContentDocument record : trigger.new){
        FilesQueueable  createlink = new FilesQueueable (record.id);
        System.enqueueJob(createlink);
    }
}

■ご参考：Queueable インターフェース
https://developer.salesforce.com/docs/atlas.ja-jp.apexcode.meta/apexcode/apex_class_System_Queueable.htm