2020年、2021年とコロナ禍でリモートワークが当たり前になり
誰もがオンライン上で仕事を進めなければいけない状況下にありました。
「強制的にDX化を進められた」そんな2年間だったと思います。
この2年間ひしひしと感じたのはDX化を進めるために大切なのは「ツール」でも「ITリテラシー」でもなく「ドキュメンテーション能力」だと感じました。
なのでコロナ禍で感じたドキュメンテーション能力の大切さについて書きます。
文章を書けないと、DXできない
みなさんもこんな経験ありませんか？
- 上司から送られてきたslackのメッセージの意味がわからなく、結局オンラインミーティングをセットすることになった
- メッセージ上で合意が取れていたはずなのに、いざ話してみると認識の相違があった
- しっかりと情報を伝えなきゃと思いメッセージが長文になった。結果誰も読んでもらえなかった。
私はたくさん上記のような経験をしました。
どれだけツールが発達し、リモートワークが当たり前になったとしても、オンライン上でのコミュニケーションのメインとなる「ドキュメンテーション能力」が低いと必ず上記のようなことが起きてしまいます。
なので私は
「DX化を進められる会社・チーム=ドキュメンテーション能力が高い」
と考えております。
ドキュメンテーションで心掛けていること3選
- 一文は短く
- 一文一文が長くなると読み手は意味の理解が困難になります。そのためできるだけ一文の文量を少なく、かつ一文あたりの意味の含有量を増やすように心がけています。
- 簡単な図や表を使う
- 文字より図や表の方が情報量を増やすことができます。そのためちょっとしたことでも構造化できるものではれば図や表を使うよう心がけています。図や表を作るのが苦手という人は箇条書きでも問題なありません。ただ文章を書くより確実に意思疎通ができるようになります。
- 強調したい箇所を明確にする
- 「」や【】を使って囲んだり、◎や■で箇条書きをしたりなど装飾文字を使い強調したい箇所を明確にしています。「ここを読んでほしい！」という意思を明確にすることで情報伝達の効率がかなり上がります。
※ただし使い過ぎには要注意。使いすぎるとごちゃごちゃしてわかりづらくなります。
終わりに
上記を踏まえて最近はロジカルシンキングなどの思考法を学び直し構造的・論理的に考える力を養い、それをドキュメントに落とし込めるよう、学習を進めています。
またおすすめの書籍などご紹介できればと思います。
PS：Qiita初投稿かつアドベントカレンダー初参加でした。