はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
興味があれば、ぜひ "Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証" を受講してみてください。
SMARTメソッド
プロジェクトが成功するためには、目標が重要です。そして、成果物は目標に依存するため、目標をできるだけ明確にすることが得策です。
幸運なことに、私はSMARTメソッドを知っています。
Specific：具体的であること
目標が具体的でないと、完了までにどれくらいの時間がかかるのか、達成できたのかどうかがわからなくなります。
例えば、「顧客サービスの応答時間を改善する」 という目標だけでは、あまり具体的ではありません。一般的に何を達成したいかはわかりますが、それ以外のことは書かれていません。レスポンスタイムを1％改善したら、それで十分なのでしょうか？5年後にようやくレスポンスタイムが上がったとして、それでいいのでしょうか？スタッフの半分だけがレスポンスタイムを向上させ、残りの半分は変わらないというのはどうでしょう。
次の質問のうち、少なくとも2つに答える必要があります。
- 何を達成したいのか？
- なぜ、その目標なのか？
- 具体的な理由、目的、または利益があるか？
- 誰が関わっているのか？
- 受け手は誰なのか？
- 従業員、顧客、地域社会全体か？
- そのゴールはどこに届けられるべきですか？
- 最後に、どの程度まで？
Measurable：測定可能であること
次に、目標が達成されたかどうかを客観的に判断できる、測定可能な目標を設定することです。測定することは、人が進捗状況を把握するためだけでなく、モチベーションを維持するためのツールでもあるのです。
次の質問を問えばわかります。
- どのくらい、いくつ達成されたらどうわかるのか？
ほとんどの目標は、測定基準を用いて測定する必要があります。メトリクス、数字や数値のように何かを測るために使うもの。
例えば、
- 5キロメートルのレースを走ることが目標なら、キロメートル単位の距離が指標となります。
- オフィスグリーンでは、プロジェクトの目標は、収益を5％上げることです。この場合、収益が指標となります。
最後に、正確な指標を選択するために、ベンチマークや参照点を検討します。例えば、全体の目標が収益の増加であれば、昨年のデータをベンチマークとして、今年の収益をどのくらい増加させるかを決めることができます。昨年の収益が3％増加したのであれば、好景気の今年は5％増加するのが妥当な目標でしょう。
Attainable：達成可能であること
その目標は
- 具体的で測定可能ですが、達成可能でしょうか？
- 測定基準に基づいて、合理的に達成できるでしょうか？
通常、成長を促すためには、少し挑戦的な目標が必要です。そうでなければ、何も変わらないのであれば、目標に意味がありません。 しかし、あまりに極端すぎると、到達することはできないでしょう。始める前から失敗してしまうのです。
Relevant：適切であること
次に、それが適切かどうかを見てみましょう。
- この目標を達成しようとすることに意味があるのでしょうか？
その目標が他の目標、優先順位、価値観とどのように結びついているかを考えてみてください。その目標に価値があるかどうかを考えてみましょう。
- 必要な労力と利益が釣り合っているか？
- 組織の他のニーズや優先順位と合致しているか？
クライアント、プロジェクトチーム、そして最終的に製品を使用する人々に至るまで、全員がその目標が支持に値すると感じる必要があります。
また、時期についても検討しましょう。プロジェクトにかかる時間だけでなく、より大きな経済的・社会的背景が大きな影響を与える可能性があります。
- 今、プロジェクトを完了するための予算はあるかもしれませんが、その企業は、長期にわたってプロジェクトを維持できるでしょうか？
- 製品やサービスを提供した後、それを使い続けてくれる顧客はいるのか？
これらの質問に答えられるようになれば、プロジェクトの舵取りをするための明確な目標ができるはずです。
もし、まだプロジェクトのゴールに確信が持てない場合は、さらに掘り下げてみてください。疑問があれば、質問してもかまいません。プロジェクトのシニアステークホルダーや直属の上司がいれば、その人に懸念を伝えてください。上司は、あなたの懸念を払拭し、自信を持って前進できるようにしてくれるはずです。
Time-bound:期限付きであること
プロジェクトが適切で、達成可能で、測定可能で、あなたとチームの集中力を持続させる具体的なものであることが確認できたら、チェックリストの最後の項目は、その目標が時間的制約を受けているかどうかを確認することです。
時間的制約があるということは、目標に期限があるということです。締め切りがあれば、進捗を確認することができます。そうでなければ、目標に到達できなかったり、着手すらできなかったりする可能性があります。そうでなければ、目標に到達できないか、あるいは始めることさえできないかもしれません。
時間というのは、指標として使うこともできるので、時間と指標は密接に関係しています。目標に時間軸を持たせることで、時間をかけてどれだけ達成しなければならないかを細分化することができます。例えば、年末までに収益を上げる必要がある場合、四半期ごと、月ごと、週ごとにどれだけ増やす必要があるのかを分解することができます。
ゴールのサンプル
- 大量の顧客にオフィスプラントを提供する新サービスを展開することにより、年末までに収益を5％増加させる。
- 新たなマーケティング・販売戦略とウェブサイトの更新によりブランド認知度を高め、年末までにページビューを月間2千件増加させる。
- 新しいオペレーション＆トレーニング計画を実施することで、年末までに顧客維持率を10％向上させる。