はじめに
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プロジェクト予算とは
プロジェクト予算とは、プロジェクトの目標や目的を達成するために必要な金銭的リソースを見積もったものです。プロジェクト予算を検討する際には、プロジェクトを完了するために必要な潜在的コストと予測されるコストをすべて検討する必要があります。
マイルストーンは、プロジェクトの進捗状況を示す重要なポイントであり、通常、プロジェクトの成果物やフェーズの完了を意味するもので、アクティビティやタスクとその関連コストをリストアップします。これにより、特定期間の正しい経費を計算することができます。プロジェクト予算の予測とは、一定期間における費用の見積もり、または予測です。プロジェクト予算は頻繁に見直され、プロジェクトのライフサイクルを通じて進化していきます。
プロジェクト予算に含まれるもの
これらの予算には、通常、
- 人件費
- 運営費
- ハードウェア
- ソフトウェア
- 機器
などの必要な材料の入手に関連するコストなどの項目が含まれます。
プロジェクト予算の重要性
プロジェクト予算の重要性は、単にお金を節約することだけにとどまりません。プロジェクト管理では、予算は成果物とみなされます。
『プロジェクト管理は、成功の指標』
予算は、会社の財務的な存続に直接影響します。ですから、プロジェクト管理には欠かせないものなのです。予算作成は、プロジェクトの開始段階で行われます。予算は、プロジェクトのライフサイクルを通じて、必要に応じて調整されることを覚えておいてください。会社でのあなたの役割にもよりますが、必ずしもあなた一人が予算を作成するわけではありません。
プロジェクト予算のオーナーシップ
予算やベンダーとの関係などのオーナーシップは、会社やサポートチームの規模、チームの組織図などの要因によって異なる場合があります。予算は最初から最後まで管理できるとは限りませんが、予算とマイルストーンは密接に関係しています。ですから、プロジェクトを通して予算の内情を知っておくことは重要です。プロジェクトマネージャーとして、支出に関する承認を得ることを任されることもあります。ほとんどの会社では、署名や支出に関するポリシーがあります。
特定の活動にかかる費用や、必要な資金が利用できるかどうかがわからない場合、成果物やアクション アイテムの一部を続行できないため、これは重要です。賃貸料を確認せずに物件を借りても意味がありませんよね？予算より高い物件なら尚更です。この考え方は、プロジェクトの予算編成にも当てはまります。
プロジェクト予算編成のプロセス
予算編成のプロセスは、通常、スケジュール編成のプロセスと連動して行われます。なぜなら、スケジュール編成のプロセスのステップは、コストに大きく左右されるからです。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの関係者と協力して、見積もりを作成します。
ほとんどの場合、コスト見積もりプロセスが完了した後、プロジェクトスポンサーやその他の主要なステークホルダーが見積もりコストをレビューし、承認するのが一般的です。そして、必要に応じてプロジェクトの資金を調整し、再配分します。これは、CEOまたはCOOのどちらかがOKまたは最終的なサインオフをすることを意味します。
プロジェクト・マネージャーは、ほとんどの場合、財務部門から何らかのサインオフを得る必要があります。これは企業によって異なるかもしれません。ですから、自分の会社のプロセスを確認しておいてください。プロジェクトの予算編成は、決して一律にできるものではありません。プロジェクト・マネージャーとして、最大のアウトプットを確保するために、プロジェクト内のどこに資金を配分するか、優先順位をつけなければならないのです。
予算が余ると評価される？
最終的に、ほとんどのプロジェクトは、
- 労働生産性の向上
- 収益の増加
- 組織内のコスト削減
を目的として作成されます。
予算管理はプロジェクトマネジメントの最も重要な要素の一つであるが、いざ始めてみると、予算内に収めることは最も厄介な作業の一つである。予算をオーバーして会社に余分なコストをかけないことも重要だが、予算が余ると次年度の会社の予算に影響する可能性があるため、予算が余らないことも同様に重要である。
Googleのような上場企業や、地元の教育機関のような公的機関では、株主や監査役に対して財務実績を報告する義務がある場合があります。予算を大幅にオーバーしたり、余ったりすると、会社の次年度の予算の組み方が変わり、将来的に使えるお金が少なくなる可能性があります。
つまり、プロジェクトマネージャーは、将来のプロジェクトのために十分な予算を確保するために、要求された金額が使われたことを示さなければならないのです。プロジェクトマネージャーとして成功するためには、予算編成を理解することが非常に重要です。
予算編成時に考慮しなければならないこと
プロジェクトマネージャーは、
-
ステークホルダーのニーズの把握
- ステークホルダーがこのプロジェクトに何を期待しているのかを正確に把握することが、成果をあげるために重要です。
- 突発的な出費に対する予算確保
- 適応性の維持
-
プロジェクト全体の見直しと再予測
- 予算を常に把握することは、整理整頓につながりますし、再予測は、必要に応じて、予算を再調整するための方法です。
を考慮しなければなりません。ただし、これらはほんの一例に過ぎません。
予算作成時に考慮すべき要素
リソースコスト率（Resource cost rates)
- リソースの例としては、労働力、工具、設備、材料、ソフトウェアなどがあります。あなたは、これらのリソースがそれぞれ会社にどれだけのコストをもたらすか、自問自答する必要があります。
リザーブ分析（Reserve analysis）
- プロジェクトリソースの残量を確認する方法です。リザーブ分析を行う際には、プロジェクトに潜在するすべてのリスクを確認し、予備資金を追加する必要があるかどうかを判断します。
予備費（Contingency budget）
- コスト見積もりに計上されていない潜在的に不測の事態をカバーするために含まれるお金のことである。その目的は、コストや時間の見積もりで発生する不確実性や、予測不可能なリスクへのエクスポージャーを補うことである。
品質コスト（Cost of quality）
- 製品、プロセス、またはタスクの問題を防止するために発生するすべてのコストを指します。品質コストには、予防コスト、評価コスト、内部欠陥コスト、外部欠陥コストが含まれる。
これらの要素を予算に組み込んだら、プロジェクトにかかる費用を見積もることができます。
予算は変更される可能性が高いので、最初の見積もりから始めることが、少なくとも計画通りに進んでいることを確認する一つの方法となります。予算が変更になっても大丈夫なように、見直しと再予測を行います。
プロジェクト予算を作成する際のヒント
過去のデータを参照する
あなたのプロジェクトは、あなたの組織が過去に手がけたプロジェクトと類似しているかもしれません。そのプロジェクトの予算がどのように処理されたかを確認し、何がうまくいったかを調べ、過去の失敗から学ぶことが重要です。
専門家の活用
レバレッジとは、何かを最大限に活用することです。専門家を活用するということは、専門家の知見を集めて、より効果的に何かを行うことを意味します。過去に同じようなプロジェクトに携わった同僚に声をかけることは、新米プロジェクトマネジャーにとって大きなリソースとなる。ただし、社外の人にアドバイスを求める場合は、会社の機密情報を伝えないように注意しましょう。
ボトムアップ・アプローチ
プロジェクトの最初から最後までを考えることで、材料、資源、契約労働者など、関連コストのかかるものをすべてリストアップし、それらをすべて合算することです。また、一緒に仕事をしようと考えているベンダーに見積もりを依頼することで、彼らの仕事にどれくらいの費用がかかるかの概算を知ることができます。
- プロジェクトをタスクに分割する
- 各項目を見積もる
- それを合算する
- 不測の事態のための予算や税金を追加する
- キー・ステークホルダーから承認を得る
チーム・メンター・マネージャーを活用する
チームにダブルチェックを依頼する習慣をつけることで、ドキュメントを見る目を増やすことができます。
予算のタイムフェイズ化
タイムフェーズドバジェットは、プロジェクトのタスクにかかる費用を、その費用が発生する予定であるタイムライン上に割り当てることができる方法です。タイムラインに沿ってタスクを見ることで、時間の経過とともに計画と実際のコストを追跡、比較し、必要に応じて予算の変更を管理することができます。
チェック、チェック、そしてダブルチェック
予算が正確で間違いがないことを確認します。予算は、財務や経営幹部など他の部署の承認が必要な場合が多いので、できるだけわかりやすく、すべての計算が正しく行われるようにしましょう。
プロジェクトで発生するコストの種類
直接費（Direct costs）
プロジェクトを完了させるために必要な項目の費用です。
- 従業員および請負業者の賃金および給与
- 材料費
- 機器のレンタル費用
- ソフトウェア・ライセンス
- プロジェクト関連の旅費・交通費
- スタッフ研修費
間接費（Indirect costs）
プロジェクトの完成に直接つながらないが、プロジェクトチームが仕事をする上で必要不可欠な項目のコストです。オーバーヘッドコストとも呼ばれます。
- 管理費
- 光熱費
- 保険料
- 一般事務機器
- セキュリティ
ベースライン予算
『ベースライン予算とは、プロジェクト開始時に作成するプロジェクト・コストの見積もりのこと』
プロジェクトの予算を作成し、承認を得たら、このベースライン予算を公表し、実際のパフォーマンスの進捗と比較するために使用する必要があります。そうすることで、プロジェクト予算がどのように推移しているかを把握し、情報に基づいた調整を行うことができます。
プロジェクト予算を継続的にモニターし、必要であれば変更を加えることが重要です。予算の更新には、当初予算と同じ承認が必要な場合があることに注意してください。
また、大幅な変更を行った場合は、予算の「再ベースライン化」を行う必要があります。再ベースラインとは、スケジュール、コスト、成果物の内容に承認された変更があった場合に、プロジェクトのベースラインを更新・修正することを指します。例えば、プロジェクトのスコープに大きな変更があった場合、予算に影響が出る可能性が高いです。この場合、現実的な予算を守るために、ベースラインを再設定する必要があります。
リザーブ分析
リザーブ分析を行うことで、必要と思われるバッファーファーの資金を計上することができます。まず、プロジェクトに潜在するすべてのリスクを検証し、予備予算とも呼ばれるバッファ資金を追加する必要があるかどうかを判断します。これらの資金が必要なのは、想定していなかった新しいコストがプロジェクトを通じて発生する可能性が高いからです。
品質コスト
また、プロジェクト全体の予算の中で、品質コストを考慮するのもよいでしょう。品質コストとは、高品質の製品やサービスを提供するために発生するすべてのコストのことで、物質的なリソース以外にも及ぶことがあります。これには、製品、プロセス、タスクに関する問題の防止や対処、内部および外部の障害コストなどが含まれます。
例えば、製品やサービスに欠陥があった場合、その設計を変更しなければなりません。欠陥は、顧客への返金、新しい製品やサービスを作るために必要な時間と費用、そして顧客に影響を与える他の複数の潜在的なコストを意味する可能性があります。
予算書のテンプレート
以下に、今後のプロジェクトに利用できる予算テンプレートをいくつか紹介します。