はじめに
仕事の多さに頭を悩ませ、夢の中でも仕事をしてしまう……誰しも1度は経験したことがあるでしょう。
この記事では新卒が業務の中で学び取ったタスク管理方法を紹介し、少しでもタスク管理のコツを伝えるものになっています。
それでは Leverages Advent Calendar 13日目の記事をどうぞ。
こんな人に読んでほしい
- タスク管理を上達させたい方
- 社会人になる準備をしている方
そもそもの疑問
そもそもの疑問として、なぜ仕事が多いと感じていたのでしょうか。
仕事をこなすのに必要な能力が足りていないから？それとも時間が足りていないからでしょうか？
いいえ、本当にこなすべきタスクのみをピンポイントでこなしていなかったからです。
本当にこなすべきタスクが見えていれば、片っ端からタスクを消化しようとする状態が発生せず、ピンポイントでこなすべきタスクのみを消化できていたはずです。
タスクを階層的に管理する
プロジェクトデータをタスクに見立ててみましょう。
プロジェクトデータ内に１つもディレクトリが存在せず、無秩序にファイル群があちこちに配置されていたらどう思うでしょうか？
「どうして１つもディレクトリがないの...」
とため息すら出そうになりますよね。
それと同じで、タスクにも「ディレクトリ」が必要です。
でないと実際にこなすべきタスクを探すだけで途方もない労力が発生してしまいます。
その状態を例として下記タスク一覧に記します。
晩御飯を作る
材料を買いに行く
卵を買う
肉を買う
料理をする
材料と調理器具を準備する
ベーコンエッグを作る
運動をして痩せる
運動をする
ジョギングの準備をする
ジョギングをする
体重を測る
体重計に乗る
体重を知る
全てやらないといけなさそうだな、という事は何となく分かりますが、どこから手を付ければ良いのか判断出来ませんね。
そこで手を付ける順番を作る為、タスクを下記のように分類分けします。
- タスク：根本的に解決したい問題、または課題のこと
- サブタスク：タスクを消化するために必ず必要となる作業分類のこと
- 実タスク：実際に手を付ける作業のこと
こうすることでタスクを階層的に管理でき、どこから手を付ければ良いか分かりやすくなります。
タスクを管理する
では実際にタスクを管理してみます。
方法は簡単で、今持っているタスクを根本的に解決したい問題、または課題ごとに分別するだけです。
先ほどの例を元に考えると「材料を買いに行く」のは晩御飯を作るためであり、同様に「卵を買う」「肉を買う」「料理をする」「ベーコンエッグを作る」の４つも最終的には晩御飯を作るために必要なことだということが分かります。
このため「晩御飯を作る」というのがタスクに該当します。
同様に「運動をする」「ジョギングの準備をする」「ジョギングをする」「体重を測る」「体重計に乗る」「体重を知る」の６つも最終的には「運動をして痩せる」ために行なっています。
ですので「運動をして痩せる」というのがタスクになります。
晩御飯を作る
材料を買いに行く
卵を買う
肉を買う
料理をする
材料と調理器具を準備する
ベーコンエッグを作る
運動をして痩せる
運動をする
ジョギングの準備をする
ジョギングをする
体重を測る
体重計に乗る
体重を知る
サブタスク・実タスクを管理する
同じようにサブタスク、実タスクも管理してみます。
先ほどの例を見ると「材料を買いに行く」という作業分類があり、その中に「卵を買う」「肉を買う」という実際に手を付ける作業があります。
なのでサブタスクは「材料を買いに行く」であり、実タスクが「卵を買う」「肉を買う」であることが分かります。
同じように「材料と調理器具を準備する」「ベーコンエッグを作る」というのも「料理をする」という作業分類に当てはまるためサブタスクです。
晩御飯を作る
材料を買いに行く
卵を買う
肉を買う
料理をする
材料と調理器具を準備する
ベーコンエッグを作る
運動をして痩せる
運動をする
ジョギングの準備をする
ジョギングをする
体重を測る
体重計に乗る
体重を知る
このようにサブタスクと実タスクを管理すると、
下記のように「サブタスクを消化するとタスクが消化できる」ようになります。
- 材料を買いに行き、料理をすると晩御飯が作れる。
- 運動をして、体重を測ると運動をして痩せていることが確認できる。（＝運動をして痩せる）
ここまでサブタスクの管理と実タスクの管理が終わりました。
後はどの順番で作業を行うか、優先順位を作成するだけです。
優先順位を設定する
まずはタスクごとに優先順位を設定します。
例でいくと「晩御飯を作る」のと「運動をして痩せる」のはどちらが優先順位が高いか（先にやらないといけないか）という事です。
これは主に「スケジュールに余裕があるか」「今すぐやらないといけないことか」どうかで優先順位を設定します。
今回はこのタスクが生まれた背景（そもそも何故晩御飯を作るのか、何故痩せる必要があるのか）を下記のように設定しておきました。
・お腹が空くから晩御飯を作って食べないといけない
・今すぐ痩せないと命に関わると医師に告げられている
これでどちらのタスクの方が優先順位が高いか分かるようになりました。
どうやらこのタスクの持ち主は晩御飯を作るよりも今すぐ痩せた方が良さそうです。
なので「運動をして痩せる」ことが最優先、その次に「晩御飯を作る」ことを行うよう優先順位を付けられます。
サブタスクも同じように考えてみます。
「運動をする」のと「体重を測る」こと、どちらが優先順位が高いかは一目瞭然です。
体重をいくら測っても運動をしていなければ痩せませんよね。
なので「運動をする」というサブタスクを消化してから「体重を測る」というサブタスクを消化するよう優先順位を設定します。
次に「材料を買いに行く」「料理をする」というサブタスクについては依存関係が発生しています。
料理をするために材料を買いに行く必要があるので、材料を買いに行く方が優先順位が高いですね。
同様に実タスクについても優先度設定を行います。優先度設定の方法は同じなので割愛します。
ここまできたら、優先順位を元に実タスクを消化するだけです。
実タスクを消化する
最終的な作業手順は下記の通りになります。
これでどの実タスクから消化していけば良いかが分かるようになりました。
※小さい数字の方が優先順位が高いタスクです。
２：晩御飯を作る
１：材料を買いに行く
１：卵を買う
２：肉を買う
２：料理をする
１：材料と調理器具を準備する
２：ベーコンエッグを作る
１：運動をして痩せる
１：運動をする
１：ジョギングの準備をする
２：ジョギングをする
２：体重を測る
１：体重計に乗る
２：体重を知る
「ジョギングの準備をする」という実タスクをまずは消化し、その次にジョギングをすれば良さそうですね。
このようにタスク管理を行えば、自然とやるべきタスクの順序が分かり、仕事が多くても効率的にタスクを消化する事が出来るようになります。
おわりに
今回は基本的なタスク管理について紹介しました。
これを応用させていくと「そもそもあの実タスクは要らない」とか「このサブタスクはもっと簡単に消化できる」ということが分かるようになってきます。
もっと詳しく学びたい人は「シンプルTODOリスト仕事術」という本を読んでみて下さい。
さらにタスク管理が上達すると思います。
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それでは良いタスクライフを。