一斉送信メールの手間を減らしたい！

私は現在入社2年目で旅行会社に勤務しております。(BtoC向けの旅行商品を扱う部署にてWEB販促などを担当しています。)
日々の業務では、宿泊プランを提供してくださる施設担当者の方々とメールで確認事項やお知らせなどのやり取りを行うことが多く、部署内でももっと簡単にできないか？との声が上がっています。今回は、覚えたての【Power Automate Desktop】通称PADを使って業務自動化をすることで、身の回りの課題解決に挑戦しました。

尚、こちらのアイデアは、会社全体の課題をハイテク技術で解決！というより、小さな課題を一瞬で解決するということを目的としています。PADの操作を覚えてすぐに活用してみた事例となるので、【PAD初心者の方】や【自動化できそうな業務を探している方】 は是非ご覧ください。

部署内の小さな課題①

／ 宿泊施設とのメールのやり取りが煩雑になってしまう。簡単にできない？？ ＼具体的には… ◆担当者の方が変更になった際の都度のリスト更新が大変 ◆メールの履歴から施設ごとの情報を探すのに時間がかかる ◆一斉送信後、担当者アドレス変更や登録ミスによる配信エラーの後追いに時間がかかる

以上の課題を踏まえ

まずは、すぐにできる簡単な部分からメールの一斉送信をPADで行うことに挑戦しました。現在もメールの一斉送信は別のシステムを活用して行っていますが、上記の課題解決のためにはPADの活用が有効ではないかと考えました。

使用ツール

下記のサービスはそれぞれインストールやアカウント登録などの事前準備が必要になります。 *Power Automate Desktop *Office365 Outlook

最終完成イメージ

PADの【実行】ボタンを一度押すとExcelの表にある宿泊施設の担当者の方へ一斉にメールが送信されました。 ※最後にも述べていますが、セキュリティソフトの関係で送信前の宛名確認チェックなどは手動で行いました。 ※今回はTEST配信となるため、実際に送信した年末のご挨拶メールを参考に仮で文案作成、宛先も自分のアドレスを使用しています。
▼実際に届いたメール ![メール受信例.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2496382/0bcb216b-691b-cac9-c8f2-6c4a3f27cf52.png) ▼上記オレンジ枠の部分は、施設メアドリストを想定したこちらのExcelから変数で情報を引っ張っています。 ![スクリーンショット (556).png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2496382/f3812ace-6d2c-1f4c-de5d-3a7d67f722c2.png)

PADのフローがこちら

【フロー開始～し完了までの時間（セキュリティソフト前まで）：約10秒】簡単なフローをいくつか試すことで、変数ごとに持っている意味が少しづつ分かるようになりました。 ![PADフロー.png](https://qiita-image-store.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/0/2496382/6ce40999-e558-4183-ad8a-3c49794d873e.png)

最後に

今回は、【宿泊施設とのメールのやり取りが煩雑になってしまう。簡単にできない？？】という課題から比較的簡単に実装できる【一斉送信】のみ切り抜いて自動化を試しました。Outlookから送信をする場合、誤送信防止セキュリティソフトの関係で最終確認には手作業が入りましたが、この部分を考慮しても一つのリストさえ確実に更新をすれば担当者変更の対応などもスムーズになるため、作業時間短縮にはつながると感じます。業務では、まず課題保持者の部署の方々にもテストフローを試していただき、できる部分から実際に活用していければと思います。
今回の内容と同様に、PADを活用して部署内の小さな課題②の解決も考えてみましたので良ければ併せてご覧ください。最後までご覧いただき、ありがとうございました