はじめに
私が普段仕事で実践しているポモドーロ・テクニックについて紹介したいと思います。
仕事だけでなく勉強などにも適用でき、上手く使えば効率よくタスクを進めることができる手法だと思っています。
ポモドーロ・テクニックとは
ポモドーロ・テクニックは、時間管理 の方法の一つで、1980年代後半にフランチェスコ・シリロによって考案されました。このテクニックは、作業を短い集中時間（通常25分）に分け、その後に短い休憩（通常5分）を取ることで構成されます。この一連のサイクルをポモドーロと呼びます。
このテクニックは、集中力を高め、生産性を向上させるために設計されています。また、休憩を取り入れることで、精神的な疲れを軽減し、長時間の作業でも効率を保つことができます。
フランチェスコ・シリロの著書
ちなみに、著者がトマト（イタリア語で、ポモドーロ）型のキッチンタイマーで25分測っていたため、このようなネーミングになったそうです。
基本的なステップ
ポモドーロ・テクニックの基本的なステップは次の通りです。
- 自らのタスクを分解し、どこまでを1つのポモドーロ（25分）の中でやるか計画を立てる
- タイマーを25分にセットする
- タイマーが鳴るまで、選んだタスクだけを 取り組む
- 25分経ったら、必ず 5分間の休憩を取る
- 4回のポモドーロが終了したら、必ず 長めの休憩（15〜30分）を取る
なお、1ポモドーロは基本25+5分の30分ですが、時間は変更しても大丈夫です（ポモドーロの途中で当初予定していた時間より切り上げたり追加したりするのはダメです）。
ルール
以下を順守することで、逆に不便に感じることもありますが、個人的には厳しく守らないと得られるメリットも薄れてしまうと思っています。私がポモドーロ・テクニックを実践していて感じたことも含めて書いていきます。
ポモドーロは分割できない
25分経って休憩せずに次の25分を始めてはいけません。必ず1つのポモドーロは集中と休憩がセットです。
なお、単純なタスクを一つのポモドーロに予め複数組み込んでおくのは大丈夫です。私の場合、朝のメール確認&就業登録などの作業を1つのポモドーロでやっています。
また、事務作業が溜まってきたら1つのポモドーロとして定義し、まとめて片づけたりしています。
タイマーが鳴ったら途中でも必ず作業をやめなければならない
一気にタスクが片付きそうなときに中途半端なところで25分経つと本当に歯がゆい気持ちになります。5分休憩したくなくなります。それでも、絶対に5分休憩してください。 その方が、より長く楽に、効率的に作業を続けることができるからです。
実際、そのように焦っている時ほど危険です。品質が悪くて後で修正が必要だったり、重要なことを見落としていて手戻りが発生したりします。5分休憩すれば、その時間に頭がクールダウンされ自分の作業を常に客観的に見ることができるようになります。
ポモドーロ・テクニックを実践していると、何度も何度も歯がゆい気持ちになりました。ですが、次第に25分という短い時間を大切に使うようになっていきました。
タイマーが鳴るまで事前に決めたことだけをやらなければならない
作業時間を25分間と決めて作業をやっていると、事前に決めたことが終わって残り10分くらい暇なことがあります。そういう時は違う作業をやりたくなりますが、それをやってはいけません。
もし時間が余ったら、いまやった作業の見直しをします。ここで意外と誤字脱字やケアレスミスに気づけたりするので、忙しいときにもこれを厳守することで成果物の品質向上につながっていると思っています。
5分程度の中断ならポモドーロを続けてもよい
ポモドーロ中にチャットやメールの通知が来て今やっていることへの集中が薄れることがありますよね。そんな時は完全に無視します。「自分はポモドーロ中だから決めたこと以外やってはいけない」と自分に言い聞かせましょう。
とはいえ、直接話しかけられたり電話が来たりどうしてもポモドーロを中断せざるを得ないこともありますよね。そんな時はポモドーロを一時的に中断しても大丈夫です。
しかし、中断できるのは5分程度で、それ以上中断されるとそのポモドーロは無効となります。
ですので、私の場合は用件だけをメモして「後で確認する」と言って元の作業に戻ったり、ダラダラと話さないように意識しています。
また、アドバイスとして、ポモドーロ・テクニックをしていることを周りに言っておき、話しかけられたときはこれ見よがしにタイマーを止めるようにするというのも手です。そうすることで、集中している時は気を遣って話しかけないようにしてくれるケースもあると思います。
一つのタスクに対して4ポモドーロ以上かける見込みを立ててはいけない（タスクを分割する）
大きなタスクを分解したときに4ポモドーロ以上かかる計画になった場合、計画を再考してください。これ以上タスクを分けられないと思っても、逆にどこまでなら4ポモドーロ（2時間）の中でできるかを考えてください。
その他実践していること
過去のポモドーロのタンキング
ポモドーロ・テクニックを実践していると、自分が立てる作業見積もりの甘さに気づかされます。 それを精緻にしていくために、過去自分が1ポモドーロの中でどんな作業を行ったのか、また一つのタスクを何ポモドーロに分けたのかの予定・実績を全て表にしてタンキングしています。
同じような作業をする時にタンキングしている表を見て計画を立てることで、より正確な見積もりをすることができるようになったと思っています。
さいごに注意点
一番重要なのは、この手法の目的をしっかりと理解して適材適所で使うことだと思っています。
個人的には、新入社員やまだ現場に慣れていない方などは特に小手先のテクニックに縛られず泥臭く仕事をして、慣れてきたらまずは自分なりの管理の手法を実践してみるのがよいと思います。
その後でポモドーロのような手法を実践してみて、良さそうな部分を吸収するイメージです。そうでないと、方法論に囚われてしまって自分の業務とフィットしない等の問題が出るからです。
おわりに
皆さんも是非上記を参考にポモドーロ・テクニックをやってみてください！