リーンプロジェクト管理で抑えておきたいこと

オリジナル↓

プロジェクト管理へのリーンの適用

『価値を最大化しながら、無駄を最小限に抑える』

バリューストリームの概念は、リーンプロジェクト管理の中心です。 これは、合意された価値 (インプットとアウトプットの両方) を持つプロジェクトの納品に関わる一連の活動です。 バリューストリームマッピング (ビジネスプロセスマッピング) とは、バリューストリームの最適化を目的として、プロジェクトのライフサイクルの中で価値と無駄がどのように生まれているかを理解するための取り組みのことです。 この場合、リーンプロジェクト管理は、以下を含む多くの目標の達成に役立ちます。

• 最終製品の品質改善
• プロジェクトを期限内に完了し、完了までの時間を短縮する
• 予算内でプロジェクトを完了し、プロジェクトのパフォーマンス要件を満たす
• 無駄をなくす
• コストの削減

標準化は、リーンプロジェクト管理のもう 1 つの重要な側面です。 ほとんどのプロジェクトはある程度斬新なものであるため、タスクを標準化することで、短期的にはプロジェクトのパフォーマンスを向上させ、似たタスクを持つプロジェクトの効率を長期的に改善できます。 プロジェクトのライフサイクルにおけるタスクの改善は漸進的になり、目標への段階的な進捗につながります。

リーン思考の 5 つの基本原則

1.価値を理解する

1 つ目の原則は、製品 (またはサービス) の価値を顧客の目で理解することです。 顧客が製品やサービスに対してお支払いになる金額は、その価値に直接関係するため、製品の価値を理解することは、効果的な価格設定とリーン管理への最初のステップです。

2.バリュー ストリームをマッピングします

バリューストリームとは、合意された価値のある最終製品の納品に関わる一連の活動の完全な流れであり、バリューストリームをマッピングすることは、この流れを表すためにカンバン、フローチャート、スパゲティ・ダイヤグラムなどの視覚化技術を使用することを意味します。

3.バリュー ストリームが流れるようにします

価値を生み出さないもの (直接的にも間接的にも) を特定して排除することで、バリューストリームの流れを改善できます。

4.プルアプローチを採用する

プルアプローチでは、顧客の需要によって生産が決定されるため、顧客から要求されない限り何も作成されません。 これにより、在庫コストや働き過ぎによる無駄を排除できます。 しかし、プルアプローチは、市場の正確で効果的な評価と、迅速かつオンデマンドで生産を変える能力に依存しているため、効果的に実施することは困難です。 納品は、最終製品の準備が整うまでにお客様の需要が存在するように迅速に対応する必要があります。

5.継続的改善を追求する

リーンマネジメントの心臓部は、継続的かつインクリメンタルなプロセスです。 無駄を省くシステムは、実質的に達成不可能な場合もありますが、目標として、継続的な改善の必要性を高めています。 「カイゼン」という日本語は、リーンでこの習慣を表現するためによく使われます。 カイゼンでは、バリューストリームを継続的に最適化し、欠陥プロセスを一貫して改善または交換して品質を向上させます。

リーンソフトウェア開発のその他の重要な原則として、学習を拡大し、可能な限り遅くまで決断し、可能な限り早く成果を出し、チームの力を引き出すといったことが挙げられます。

リーン思考者がこだわるのは無駄

無駄をなくすのがリーンの中心的な焦点です。 リーン製品開発の専門家、ロン・マスチテッリは、無駄を「顧客が支払うことに同意しないもの」と表現しており、リーンソフトウェア開発者のメアリーとトム・ポッペンディークは、無駄は「顧客価値を生み出さないもの」であると述べています。

TPS と従来のメーカーでは、7 種類の廃棄物 (またはムダ) を特定しています)。 こうした廃棄物の種類は、物理的な最終製品の製造を念頭に置いて作られましたが、非物理的なプロジェクトにもうまく変換されます。 7 種類の無駄を見て、従来のメーカー以外の方法で解釈する方法を見てみましょう。

無駄のない7つの領域

1.過剰生産

これは、余剰生産と大量の在庫を対象としています。 また、ソフトウェアプロジェクトの過剰生産とは、製品の需要を確立する前に製品を作ることをいいます。 また、過剰生産とは、顧客がお金を払う気がないような機能、特徴、サービスを提供してしまうことで、プロジェクトで行われる作業の一部が不要になったり、冗長になったりすることを指す場合もあります。

2.ウエイティング

これは、従来、製品が生産サイクルの次の段階に移行する準備が整い、製品が実際に次のステージに移行する間の時間を指しました。 メーカーでは、ボトルネックとなっているプロセスのために待ち時間が発生します; ソフトプロジェクト管理では、その定義を拡張して、次のステージに進むのに必要な情報を使用できない時間を含めることができます。

3.輸送

これは、特に生産されている時に、製品をある場所から物理的に別の場所へ移動する際に費やされた時間や発生するコストを指します。 輸送にかかる潜在的なコストは、輸送自体に費やされた時間とお金を超えて広がり、輸送は製品に損害を与えるリスクも高くなります。 生産プロセスで、工場内を不必要に移動させる必要がある場合、非効率が増加します。 輸送の無駄は、コミュニケーションが主にデジタルで瞬時に行われるサービスプロジェクトでは問題の少なくなっています。 しかし、効率の悪い痕跡や、停電や IT のダウンタイムなどのコミュニケーション障害は依然として問題となります。

4.過剰処理

これは、メーカーにおいて、過剰な処理とは、必要のない仕事をすることを指します。 これは、見えない部分を塗ったり、必要以上に厳しい公差を設定したりすることです。 これにより、人件費、資材、設備の消耗に関連するコストが課されます。 サービスプロジェクトでは、過剰処理は複雑で冗長な階層構造と承認レベル、またソフトウェア製品の価値を実現するために実際に必要とされている以上に多くの反復を行うソフトウェア開発シナリオを取ります。

5.在庫

メーカーでは、プッシュ方式で在庫が過剰になり、輸送関連の無駄が発生し、使用可能なスペースが消費される可能性があります。 また、在庫によってワークフローの問題が特定できなくなる場合があります。 サービスプロジェクトの場合、在庫コストは軽減される傾向がありますが、情報を貯蔵し過ぎたり、必要に応じて情報を読み込むのが難しかったりするのは似通っています。

6.モーション

動きに関連する無駄は、メーカー、ハードプロジェクト、ソフトプロジェクトで、労働者が経済的にタスクを実行するために動き過ぎなければならないときに発生します。 ここでも、必要なデジタルリソースはすばやく引き出すことができるので、ナレッジワークに関する問題は少なくなります。 しかし、デジタル以外のリソースは、ソフトプロジェクトでも使用されるリソースのかなりの割合を占め、アクセスできないと動きが無駄になる可能性があります。

7.欠陥

欠陥の問題はすべての作業タイプに似ていますが、必要以上に多くのリソースを修正して使用する必要があります。 違いは、欠陥の発生方法にあります。 メーカーでは、欠陥は一般的に設備や作業者の誤りによって引き起こされますが、ナレッジワークでは、不良な設計や、不正確な見積もりから生じます。

リーンが致命的なプロジェクトミスを防ぐ方法

リーンの原則や無駄を認識することで、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの失敗につながる可能性のある状況を回避、軽減、または管理できます。 リーン思考が回避するのに役立つ、一般的なプロジェクトの落とし穴のリストを以下に示します:

顧客の価値の確立に失敗した場合

プロジェクトにおいて顧客の価値観を理解していないと、プロジェクトの過誤を引き起こし、仕事やリソースを無駄にしてしまう可能性があります。 お客様が顧客に提供する価値を理解していれば、プロジェクトの要件をより明確に確立し、顧客が何を支払うのかに応じてプロジェクトに価格を設定し、この目標価格を満たすように作業ストリームを修正することができます。

スコープクリープ

スコープクリープは、プロジェクトの価値が増加した場合 (通常は顧客のリクエストにより) 発生しますが、それに対応する予算や価格の変更によって、その増加した価値は考慮されません。 スコープの変更が発生したときに顧客にとっての価値を理解し、再評価し、価格の変更によって価値の増加を引き起こすことでこの問題を回避することができます。

バリューストリームの定義に失敗した場合

バリューストリームマッピングは、プロジェクトの活動がどのように価値を生み出すのかを確認する優れた方法であり、プロジェクトに価値を生み出さない活動を切り捨てるためには欠かせません。 バリューストリームの最適化を見据えてそのマッピングや定義を行わないと、価値を生み出さないアクティビティでプロジェクト予算が圧迫され、プロジェクトのスケジュールが延長され続ける可能性があります。

関係者のコミットメントの欠如

完璧な世界では、プロジェクトは常に予定通りに終了し、計画されたコストを超えることはありません。 実際、ほとんどのプロジェクトはコストやスケジュールの超過に悩まされるため、関係者の全面的な支援が不可欠です。 プロジェクトに完全にコミットしていない関係者は、プロジェクトが不測の事態対応準備金に浸ったり、緊急資金を要求したりする必要がある場合に、支援を延長する可能性が低くなり、無駄の発生問題を大幅に悪化させる可能性があります。

コミュニケーション計画がないこと

効果的なコミュニケーション計画を立てると、プロジェクトの関係者間の情報の流れが合理化されます。 効果的でタイムリーなコミュニケーションがなければ、プロジェクトは時間のかかる承認、進捗の遅延、価値の不一致に時間とリソースを無駄にするリスクがあります。