Googleプロジェクト管理：クロージング・プロセス

はじめに

わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。

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クロージング・プロセス

プロジェクトマネージャーは、常にステークホルダーが成果物の品質や最終製品にも満足しているかどうかを確認したいものです。

では、どうすれば顧客や主要なステークホルダーに満足してプロジェクトを終了させることができるのでしょうか。

まずは、下記を決定します。

• マイルストーンごとに小規模なクロージングを行う
• 最終段階として正式で包括的なクロージングを行う

マイルストーンごとに小規模なクロージングを行う

各マイルストーンの終わりに小規模なクロージングプロセスを行い、最後の最後に正式なクロージングフェーズを行うことも可能です。これは、あるマイルストーンが最終的なものであるかどうか、つまり、そのマイルストーンがプロジェクトの後の時点で再対応する必要がないかどうかを自問自答することで判断します。もしそうであれば、短い正式なクロージングを行うことで、そのマイルストーンの成果を全員が明確に把握することができます。

各フェーズやマイルストーンの終了後にクロージングプロセスを実施する場合、チームにとってどのようなものになるかを説明します。

Step1

まず、プロジェクトが意図した戦略的目標を達成したことを確認します。作業指示書、提案依頼書、リスクレジスター、RACIチャートなどの事前文書を参照することになります。その際、

• 経過したフェーズで必要な作業はすべて行われたのか？
• 特定された問題はすべて解決されたか？
• すべてのチームメンバーが割り当てられたタスクを完了したか？
• クローズアウトレポートの作成など、クロージングドキュメントをまとめます。プロジェクトのあらゆる側面が議論されたことを確認するために、チームメンバーとともに文書を作成し、レビューします。

Step2

あなたやあなたのチームが参加したレトロスペクティブのメモも確認します。こうすることで、チームメンバーは、良かった点、悪かった点について話す機会を得ることができ、終結の感覚を持つことができるのです。

Step3

調達プロセスの事務的なクロージングを行います。必要な契約を締結し、ベンダーに支払いを行い、契約社員から最終成果物をすべて回収します。これは、外部のステークホルダーや契約社員に、このフェーズやプロジェクトが正式に終了したことを理解してもらうために、とても重要なことです。その後、必要であれば、フェーズの完了を正式に認識することになります。

Step4

すべてのステークホルダーが、フェーズやプロジェクトが終了することを認識できるようにする。これは、このマイルストーンを達成したことを通知する電子メールを送信するのと同じくらい簡単なことかもしれませんし、より大きな会議を保証することができます。

Step5

最後に、必要なフォローアップ作業を完了させます。これには、最終的なフィードバックの収集や、クロージング調査の実施などが含まれます。このように、フォローアップとサポートを行うことで、ステークホルダーが将来直面する問題を積極的に支援することができます。

最終段階として正式で包括的なクロージング

もし、特定のフェーズやマイルストーンの後にクロージングするのではなく、プロジェクトの一番最後にクロージングすることにした場合は、プロセスが少し異なるかもしれません。

Step1

製品を使用するために必要なトレーニングツール、ドキュメント、機能を提供します。これには、マニュアルやハウツーガイドなどが含まれ、プロジェクト終了後に顧客やユーザーに製品やサービスの使用方法を理解してもらいます。

Step2

プロジェクトがその目標と望ましい成果を満たしたかどうかを確認します。すべてのタスクと成果物が完了し、何も欠けていないことを確認するために、プロジェクトを見直します。

• やろうとしたことは達成できたか？
• 仕事の全範囲が完了したか？

Step3

クライアントやスポンサーなど、すべてのステークホルダーからの承諾を文書化する必要があります。ステークホルダーが成果物や結果に満足していることを書面で証明することは、非常に重要です。これは、レトロスペクティブ、プロジェクト完了文書、またはその他の正式なサインオフであり得ます。

Step4

プロジェクトチームと一緒にすべての契約と文書を見直します。これには、SOW、RFP、RACIチャート、リスク登録、先に説明した調達文書などが含まれます。このレビュープロセスにチーム全員を参加させることで、見落としがないようにすることができます。

Step5

プロジェクトチームと一緒にすべての契約と文書を見直します。これには、SOW、RFP、RACIチャート、リスク登録、先に説明した調達文書などが含まれます。このレビュープロセスにチーム全員を参加させることで、見落としがないようにすることができます。

Step6

プロジェクトチームを解散させ、感謝の意を表します。

Step7

ステークホルダーのためにプロジェクトを締めくくる次の重要なステップは、インパクトレポートです。インパクトレポートとは、プロジェクトの最後に主要なステークホルダーに対して行うプレゼンテーションのことで、通常、最初のキックオフミーティングに参加したステークホルダーが含まれます。

インパクトレポートの目的は、プロジェクトがどのように進行したかを示し、製品やサービスの影響について議論することです。プロジェクトマネージャーにとって重要なのは、自分の言葉でプロジェクトの成功を示し、ビジネスに付加価値を与えるために行った仕事を紹介することです。このプレゼンテーションでは、時間、範囲、予算などの面でプロジェクトがどのように着地したかを説明します。また、新しいサービスや製品の発売時期やユーザーからのフィードバックについて説明し、望ましい結果がどのように達成されたかを説明します。

インパクトレポート

『インパクトレポートとは、プロジェクト終了時に主要なステークホルダーのために作成するプレゼンテーションや正式な報告書のこと』

主要なパフォーマンス領域を強調する

インパクトレポートの目的は、あなたのプロジェクトが組織に及ぼした影響を、主要なステークホルダーに示すことです。目標、目的、予算、スケジュール、KPIは、プロジェクトの開始時に決定しておく必要があります。インパクトレポートでは、これらの初期目標に対して、どれだけうまくいったかを示す必要があります。つまり、プロジェクトの成果がビジネスにもたらした価値をアピールすることができます。

これらの主要なパフォーマンス領域を強調することで、どのように成功した結果や成果を達成したかをステークホルダーに示すことができます。

1. プロジェクトで設定した目標と目的、そして最終的に何を達成したかったのかを説明します。
2. 次に、KPIに照らして、これらの目標をどのように達成したかを説明します。KPIとは、企業が目標を達成するためにどれだけ効果的であるかを示す、測定可能な数値です。インパクトレポートでは、最初にプロジェクトの成功をどのように定義したかを確認し、この成功を示すために達成した成果を強調します。
3. 最後に、コスト削減と効率性を概説することで、スケジュールと予算の実績をアピールします。プロジェクト範囲に設定された期限を守り、プロジェクトが予算内で完了したことを実証してください。

測定基準（メトリックス）を使用して結果を表示する

パフォーマンス領域に関して達成した結果を強調するために、事実と統計を使用してください。ポジティブな影響を示すために含めることができる一般的な測定基準の例としては、以下のようなものがあります。

• スケジュール実績の改善
• 収益の増加
• ポジティブな投資収益率（ROI）
• 外部ユーザー数の増加
• 内部ユーザーの割合の増加
• コスト対マージン
• 高い顧客満足度
• オーバーヘッドの削減
• 技術的な問題の削減
• 時間短縮

プロジェクトを通じてデータを収集し、測定したい各分野の進捗を追跡します。測定基準を適切なビジュアルで補完し、プロジェクトの大きな目標に結びつけることができれば、プロジェクトの成功と価値を迅速に示すことができます。

効果的なプレゼンテーションを行うことで、ステークホルダーにプロジェクトのインパクトを理解してもらうことができます。

レトロスペクティブ

『レトロスペクティブとは、プロジェクトの成功や失敗、改善の可能性を議論するための会議のこと』

このミーティングは、主要なマイルストーンの完了後やプロジェクトの終了時に行われます。

プロジェクトを終了することの重要性を理解するために、チームにとってのレトロスペクティブの3つの主な利点があります。

• チームメンバーが異なる視点を理解することで、チームビルディングを促進します。
• 将来のプロジェクトでのコラボレーションを改善します。
• 将来の手順やプロセスのポジティブな変化を促進する。

ですから、レトロスペクティブがプロジェクト終了の重要な一部であることは、驚くことではありません。プロジェクトマネージャーとして、チームや会社で常に改善を目指す文化を作りたいものです。

継続的な成長を促すには、よくできた仕事を評価し、祝福することが大切です。お祝いの方法は、プロジェクトの進行状況や、チームにとって最も適切と思われる方法によって変わります。自分へのご褒美として感謝の気持ちを表すことで、お祝いの場がチームビルディングの場に変わります。感謝の気持ちを持つことで、単調で疲れる仕事ではなく、高揚感ややりがいのある仕事をすることができます。また、前向きな変化を促すことにもなります。ですから、プロジェクトを締めくくるときには、楽しい要素を忘れないようにしましょう。

プロジェクト終了報告書

プロジェクトを徹底的に終わらせるために最も重要なことの一つは、プロジェクト終了報告書です。プロジェクト終了報告書とは、プロジェクトマネージャーが作成する、プロジェクトマネージャーのための文書である。

プロジェクト終了報告書には、大きく分けて3つの目的がある。

• チームが何をどのように行い、何を納品したかを記録する。
• 仕事の質を評価する。
• 予算とスケジュールに関するプロジェクトのパフォーマンスを評価する。

プロジェクト終了報告書は、レトロスペクティブと同様に、今後のプロジェクトのベストプラクティスを決定するために使用することができます。これは、未来のプロジェクトマネージャーへの知識の伝達と考えることができます。

例えば、あるプロジェクトが終了した後、組織内で同じようなプロジェクトやそのプロジェクトの継続が行われる可能性があり、その新しいプロジェクトには別のプロジェクトマネージャーが割り当てられ、自分は他の仕事に就くことになるかもしれません。もし、詳細なプロジェクト終了報告書を作成すれば、新しく配属されたプロジェクトマネージャーが、類似のプロジェクトで以前何が起こったかを知ることができ、非常に助けになります。

報告書には、うまくいったこと、うまくいかなかったことを書いておくとよいでしょう。また、プロジェクト終了報告書を作成することで、新しいプロジェクトマネージャーがスピードアップするまでの間、質問に答える時間を短縮することができます。今後、報告書を読む人は、このプロジェクトに不慣れな人が多いと思われるので、できるだけ詳しく書いておくと安心です。そうすれば、新しいプロジェクトチームは、あなたの報告書だけで、プロジェクトの目的、実行、結果について理解を深めることができます。

項目

• エグゼクティブサマリー：これは、プロセスの説明と、プロジェクトの目的が何であったかを意味します。これは、数センテンスから最大で1段落までの短く簡潔なものであるべきです。もし、ある役員が文書全体を読む時間がなく、このエグゼクティブサマリーだけを読んだとしたら、プロジェクトのハイライトを理解することができるでしょうか？

• 主な業績のリスト：これは、チームの業績とプロジェクトの全体的な影響力を強調する方法だと考えてください。

  • 何がうまくいき、なぜうまくいったのか？
  • 何がうまくいき、なぜうまくいかなかったのか？
  • スコープクリープやスケジュールスリップなど、主要な問題点の主な影響は何だったか？

• 未解決の項目：やり残したことや、時間があればやりたかった変更のアイデア　など。

• 次のステップ：次のプロジェクトは予定されているか、継続的なメンテナンスは必要なのか　など。

• スケジュールや重要な期限に関する重要な情報

  • マイルストーンは何だったか、どのように選択したのか？
  • プロジェクトはどのくらい時間がかかったか？
  • プロジェクトは順調に進んだか？

• 大きな挫折

• リソースとチームメンバー：誰が関与し、どのような役割を果たしたかを説明します。これは、プロジェクトの完了に貢献した人々を評価する重要な方法です。

• リソースとプロジェクトアーカイブのセクション：ここには、オリジナルのプロジェクト計画、ステークホルダーとのコミュニケーションやフィードバック（ミーティングノートなど）の文書、トラッキング、モニタリング、レポーティングに使用した文書、ユーザーガイド、マニュアルなどプロジェクトの成果物に関連する技術情報などへのリンクが含まれます。

↓サンプル

プロジェクト終了報告書が組織だけでなく、プロジェクトマネージャーにとっても有益であることがご理解いただけたと思います。プロジェクト終了報告書は、チームメンバー間の可視性を促進し、より効率的な今後のプロジェクトを生み出します。