Googleプロジェクト管理：効果的なミーティング

はじめに

わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。

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効果的なミーティングを開催する

会議の規模、目的、形式はさまざまですが、効果的な会議には必ず次のような共通点があります。

• 構造的であること
• 意図的であること
• 協力的であること
• 包括的であること

構造的であること

まず、効果的な会議は構造化されています。

• 時間通りに始まり、時間通りに終わります。
• 出席者は慎重に選ばれている。
• 会議のトピックには優先順位がつけられています。
• メモを取る担当者が決められている。

会議の時間と出席者を管理することで、参加者は自分たちが評価され、感謝されていることを知ることができます。すべての人の時間が貴重であることを忘れないでください。出席が不要な人は、会議に招待する必要はありません。メモを共有すればよいでしょう。議論に貢献できる人、および議論されたトピックから直接影響を受ける人を参加させます。

また、構造化された会議では、優先順位をつけたトピックを含むアジェンダが用意されています。そのため、最も重要な項目には適切な注意が払われます。グループが特定のトピックに費やすと予想される時間について考え、設定しておくとよいでしょう。これはタイムボックスと定義され、議論の制限時間を設定することを意味します。

タイムボックスでは、各トピックに数分のバッファーを設け、アジェンダを詰め込み過ぎないようにします。会議の時間を念頭に置き、カバーすべきトピックに十分な時間を割くようにします。必要なトピックがいくつかある場合は、1つか2つのトピックに焦点を当てた短いミーティングを数回開催することを検討してください。

最初の数回のチームミーティングが終わったら、各トピックに与えられる時間をもっと増やす必要があるか、それともグループにはもう少し時間があるのか、ペース配分を考えてみましょう。

トピックが時間切れになる前に終わってしまった場合は、恐れずにミーティングを早めに切り上げましょう。誰でも自分の時間を取り戻したいと思うものです。

最後に、構造化された会議では、指定されたメモ係がいるはずです。そうすれば、あなたや他の人が後で会議のメモを参照し、何が話し合われたかを知ることができます。メモを取る人は、あなたでも、他の会議出席者でも構いません。このため、会議の成果をどのように、いつ、誰に共有するかについて明確にしておく。

意図的であること

効果的なミーティングは意図的であることを考慮する必要があります。つまり、会議の目的と期待値が明確　に示されていることです。これは、会議のアジェンダにも、会議の招待状にも書かれているはずです。そうすれば、誰もが自分がなぜ参加するのかを理解することができます。

アジェンダでは、会議の前と最中に何をする必要があるか、明確な期待値を設定する必要があります。これにより、出席者の準備を助け、全員が適切なトピックに集中し、会議の期待値と目標を明確にすることができます。

会議の目的は、意思決定、タスクの割り当て、アイデアの提案・考案、その他かもしれません。会議の目的または目標は、会議を行う理由と達成したいことを説明するものです。うまく設計された議題は、グループの問題に対処する能力を高め、時間の無駄を防ぐことができます。

出席者の意見が必要な場合は、事前に資料を送付し、全員が参加できるように準備しておきましょう。会議の目的によって、正式なものと非公式なもの、2～3人のグループメンバーで行うものと何百人もが参加するものとがあります。どのようなものであれ、明確で思慮深い目的を述べ、決められた時間の終わりまでにその目的を達成するように努力することが大切です。

協力的であること

効果的な会議のもう一つの要素は、協力的な環境を促進することです。コラボレーションとは、人々が協力して何かを生み出したり、創造したりすることです。たとえ、一人が重要な情報を他のグループと共有することが目的であっても、会議をコラボレーションさせる方法はたくさんあります。

• アジェンダが、参加者が話すだけのプレゼンテーションでいっぱいにならないようにすることです。
• セッションの目的について、議題が明確であることを確認する。決定事項があるのか、それとも情報提供と議論のためのセッションなのか。
• デジタル共有の会議資料を用意し、参加者がその資料に直接コメントや考えを書き込むよう促します。しかし、より重要なのは、そのメモが共有されることを参加者に思い出させることです。こうすることで、会議中にリアルタイムで積極的なリスニングと参加を促すことができます。
• 会議中であっても、特に共同作業中の会議では、各人の好みのコミュニケーションスタイルを尊重し、受け入れることが重要です。口頭、チャット、メモ、その他どのような形式でも歓迎することを伝えましょう。

包括的であること

包括性とは、他の方法では排除されたり、疎外されたりする可能性のある人々を含めるための実践または方針のことです。それがうまく機能すれば、参加者全員の貢献が評価され、優れたコラボレーションが実現します。

プロジェクトマネージャーは、会議のプラットフォームがサポートされ、参加されていると感じられるようにするために重要な役割を担っています。そのため、参加するための追加リソースを提供することが有効です。対面式、バーチャル式のいずれの場合も、司会者やファシリテーターを任命することを検討してください。この司会者は、他の人が発表している間に、会議を進行し、参加者がリアルタイムで質問できるようサポートします。

こうすることで、発表者は自分のトピックに集中でき、司会者は参加者に注意を払いながら、いつ発言してもいいように参加者を誘導することができます。

また、静かだった参加者のために、ミーティング中にスペースを空けておくのも良いアイデアです。トピックの最後や会議が終わる前に、時々部屋を回って、特定の問題や質問について一人一人にコメントを求めることを検討してはどうでしょう。私はこれを、全員が離陸して別々の道を歩む前の最終チェックと呼んでいます。

インクルージョンに焦点を当てることは、帰属意識を高め、私たちがさまざまな種類の人々とともに世界に生きていることを思い出させるのに役立ちます。異なる見解、背景、経験を持つ人々が最高の仕事をし、互いに助け合えるようなミーティングスペースを作ることが鍵になります。

正しい方法で行えば、会議は非常に有用なコミュニケーションツールになります。効率的かつ包括的で、全員が感謝されていると感じられる会議を成功させることができるという評価を得ることができ、プロジェクトにとってもあなたのキャリアにとっても素晴らしいことなのです。

包括的な環境を構築する

異なるバックグラウンドやアイデンティティを持つ社員を受け入れることは、職場に強いつながりを築きたい組織にとって非常に重要なことです。また、チームメンバーは、自分も含まれていると感じると、ベストを尽くしたいと思うようになる傾向があります。これは組織にとっても素晴らしいことです。特に会議では、参加者が萎縮してしまうため、包括的な環境を作ることは難しいかもしれません。

プロジェクトマネージャーは、参加者全員が参加できるような会議を進行し、精神的な安心感を与え、全員の積極的な意見を尊重することが仕事の一部となります。参加者全員が力を感じられるような会議を進行するためには、一貫して守られ、予測可能な手順を導入する必要があります。

• グループの理解を深め、全員が自分の意見が必要であることを認識できるように、最初のチェックインを正式に行う。
  • 各自が仕事と日常生活の両方について、常に最新情報を得るためのプロセスを作る。質問は自由形式にし、ユーモアや例え話など、時間をかけて変化させていく。プロジェクトマネージャーとして、あなたのモデリングはチームのダイナミズムのトーンを設定します。常にチームにチェックインし、プロ意識、脆弱性、共感をモデル化しましょう。
• 全員に注意を払う。
  • 全員の話に注意深く耳を傾け、相手の話を遮らないように気をつけましょう。ボディランゲージ（アイコンタクトを保ち、話し手の方向に体を向けるなど）は、相手が安心して自分の意見を言えるようにするのに役立ちます。誰かが話しているときに、頭を振ったり、目をそらしたり、携帯電話を見たりしないようにしましょう。
• すべての参加者の意見を聞くことができるようにする。
  • 参加者からアイデアを募り、質問をすることで参加を促します。誰かが話を遮ったら、全員の注意をその人に向けさせ、話を終えるよう促します。まだ発言していない人がいたら、その人にどう思うかを聞く。人によっては、会議で発言することが難しい場合があることに留意することが重要です。特に、バーチャルミーティングや電話会議では、その傾向が強いと言えます。これは、その場の多数派ではない人にとっても同様で、自分と同じような外見、声、姿の人たちのグループ全体を代表しているように感じるかもしれません。また、新入社員はキャリアをスタートさせたばかりなので、発言することに緊張してしまうかもしれません。事前に、会議で発言するよう求められることがあることを伝え、事前に準備できるようにしておくと、より安心して発言してもらうことができます。また、ミーティング後に、発言しなかった人から意見を求めることもできます。
• 参加者が異なる視点を安心して共有できるようにする。
  • 別の視点が評価されることを明確にすることで、異なるアイデアや反対意見を奨励する。そのための基調を作るには、競合する視点を奨励することから会議を始めるとよいでしょう。会議室内で意見が分かれるような問題については、少なくとも3つの視点から意見を聞くようにする。会議の後、追加の意見を求めてフォローアップする。
• 世界の多様性を反映した画像を使用する。
  • プレゼンテーション資料や配布資料には、人種、性別、年齢、能力、文化的背景、宗教、地理的位置など、多様性を示す画像を選んでください。また、その場にいる全員が歓迎されていると感じられるような、多様な背景を持つ人物を登場させるとよいでしょう。

アクセシブルなミーティングを開催する

誰もが完全に参加できる会議でなければ、包括的な会議とは言えません。会議が誰にとってもアクセス可能であることを確認することが重要です。アクセシブルとは、障害者が簡単に使用できる、アクセスできる、あるいは適応できることを意味します。会議において、これは、障害者が参加したり、共有された情報を理解したりすることから排除されないことを意味します。

ミーティングを計画する場合、次のような種類の障害のある人のニーズを考慮する必要があります。

• 視覚障害と失明
• 難聴・聴覚障害
• 移動障害（車いすや杖を必要とする人など、移動が困難なこと）

視覚障がい者の方

• プレゼンテーション・マテリアル
  • フォントサイズを大きくする（22ポイント以上）。
  • コントラストが強い色を使用する。
  • すべての画像、写真、グラフィック、表などに代替テキストの説明を提供する
  • 視覚に障害がある参加者には、アクセシブルな電子形式のプレゼンテーション資料を提供する。
  • アクセシブルな電子形式のプレゼンテーション資料を事前に参加者に提供する。
  • プレゼンテーションに含まれるすべての意味のあるグラフィックを記述する。
• 配布資料と印刷物
  • フォントサイズを大きくする（18ポイント以上）。
  • 白のマットな紙に黒のレタリングを使用する。
  • シンプルなフォントを使用し、圧縮フォントやイタリック体は避ける。
  • 行間は1.25〜2倍に空ける。

聴覚障害者

• 常に相手の方を向いて話す。これは、特にスピーチリーダーである聴衆に有効です。
• 適度なペースとボリュームではっきりと話し、相手が反応する時間を確保する。大げさに話したり、スピードを落としたり、大きな声で話したりすることは避けましょう。
• 相手が話していることが理解できない場合は、説明を求める。
• 話し言葉のプレゼンテーションで提示されたすべての情報をスライドに含める。
• ビデオにクローズドキャプションや字幕を追加する。YouTubeのヘルプには、自分のビデオにクローズドキャプションを追加する方法が記載されている。

移動に不自由のある方

• 会議室には、移動用具を使用する人が簡単に通れるよう、十分な循環スペースを確保してください。
• 会議室全体にアクセシブルな座席を用意する。
• プレゼンテーションでは、参加者全員がスピーカーの方向を向くことができるよう、半円形の座席を使用してください。

生産的なミーティングのためのチェックリスト

あなたは、時間を有効に活用できていないと思われる会議に何度か出席したことがあるかもしれません。頻繁に行われる非生産的な会議は、個人とチームの生産性と幸福度にマイナスの影響を与えがちです。

Googleの社内調査によると、生産性の高い会議には3つの共通点があることが分かっています。

• 出席者の積極的な参加
• 明確で簡潔な議題があり、それに従っている
• 適切な出席者（会議の目標達成に貢献できる参加者であることを意味する）

このチェックリストに従って、これらの目的を達成し、あなたとプロジェクトチームのために、より生産的なミーティングを促進するために役立ててください。

会議前

• 会議の目的と目標を明記したアジェンダを作成し、参加者と共有する。
• 会議に参加する必要があり、会議の目標達成に貢献できる人だけを招待する。会議での参加者の役割と責任を明確にする。会議の招待状には、必要でない参加者をオプションとして追加する。
• 異なるタイムゾーンの人々と仕事をする場合、定期的な会議の時間を交互にすることで、タイムゾーンの負担を共有する。
• 会議の必要性を評価し、必要でない場合はキャンセルする。会議の内容を電子メールでカバーできないか検討する。
• 会議の時間を短くする。会議は、割り当てられた時間の範囲内で拡大する傾向があるため、短時間でより多くの仕事をこなすようにする。
• 会議の準備の時間を確保する。必要な資料を読み、アジェンダを確認し、参加できるように準備する。

会議中

• 会議の冒頭で、会議の目標を明確に述べる。会議中は、脱線しないように、議題に沿って行動する。繰り返し行われる会議では、説明責任を果たすため、前回の会議での行動項目を確認する。
• 可能であれば、会議中は携帯電話やノートパソコンをしまい、通知を停止するよう参加者に呼びかける。
• 積極的なリスニングを実践し、実証する。口頭で（例：「なるほど、もっと話してください」）、または非言語で（頭をなでたり、目を合わせたりして）応答し、積極的に参加していることを示す。
• 参加を促し、遠隔地の参加者も含め、全員に発言の機会を与える。"全員が賛成ですか？"ではなく、"皆さんはどう思いますか？"のような自由な質問をする。
• 会議の冒頭で「週末はどうだった？」のような個人的な質問をすることで、全員がリラックスして会議に臨めるようにする
• 会議のキーポイント、アクションアイテム、決定事項を記録し、アクションアイテムを適切な会議参加者に割り当てる。

会議後

• 重要な決定事項、アクションアイテム、タイムライン、メモをまとめ、参加者に送信する。
• 必要なフォローアップミーティングを、関連する文脈でスケジュールする。
• 繰り返し行われる会議の必要性と頻度を評価する。可能であれば、会議の頻度を少なくする。

あなたが会社やチームに新しい場合は、大きな変更を加える前に、その典型的な会議の慣習について調べてください。