はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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計画フェーズを開始する
計画フェーズは、プロジェクトのライフサイクルの第二段階です。
計画を立てることは、プロジェクトを成功させるために重要なことです。プロジェクトの大小に関わらず、プランニングは重要です。
プロジェクトを計画する間...
- あなたとチームの他のメンバーは、目標を達成するために必要なプロセスとワークフローを決定し、プロジェクトを成功させる方法について考えをまとめます。
- これまでのプロジェクトの経験を生かすこともあるでしょうが、結果を出すための新しい方法を考えることも臆することはありません。すべてのプロジェクトは異なるので、新しい、異なるアプローチが必要かもしれません。
この時期は、検討すべきことが多く、プロジェクトマネージャーにとって難しい時期かもしれません。しかし、重要なことは、プロジェクト計画は最初から完璧である必要はないということです。また、最初に素晴らしい計画を立てたとしても、プロジェクトが進展するにつれて、計画が変更される可能性があります。
計画フェーズのメリット
- プロジェクトの全体像を把握するのに役立ちます。
- 目標を達成するために必要な作業を把握することができます。
- 他チーム、請負業者、ベンダーとの努力やタイムラインの調整に役立ちます。
- プロジェクトに影響を与える可能性のあるリスクを特定し、それに備える時間を確保できることです。
- 例）タイムラインの遅延、重要なチームメンバーの離脱、主要なステークホルダーによるプロジェクトの方向性の変更
- これらのリスクを軽減したり、対処したりするための方法をブレインストーミングする機会も得られます。
- プロジェクトチームの主要メンバーから「賛同」を得ることができます。賛同を得るということは、あなたの計画に対する彼らの支持を得るということです。
- ステークホルダーに対して、チームが詳細な計画を立ててプロジェクトを開始するように配慮していることを示すことができます。
- プロジェクトをゴールまで押し進めるためのチームワークを築きます。計画段階で協力し合うことで、プロジェクトにアサインされたメンバーとは、計画が終わって作業を開始しようとする頃には、強力なチームになっていることでしょう。一緒に計画を立てることで、プロジェクトに関わるすべての関係者の間に共通の理解が生まれます。
計画フェーズの構成要素
スケジュール
基本的にプロジェクトのタイムラインです。開始日、終了日、そしてその間に起こることの日付が含まれます。
予算
プロジェクトを完了するために必要な総費用を計上することになります。この総費用は、プロジェクトの各要素にどれだけの費用が必要かを決定するために、内訳を明らかにする必要があります。
リスク管理
これは、起こりうる問題を探し出し、そのリスクを軽減するために前もって計画を立てることです。どのようなプロジェクトにもリスクはつきものです。良いプロジェクト計画とは、問題が発生しそうな場所を探すことです。
- スケジュールが狂う可能性があるのはどこか？
- 予算が見積もりを超える可能性があるのはどこか？
これらの質問に対する答えをチームと一緒に考え、発見したことに基づいてリスク管理計画を作成するのです。