はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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効果的なプレゼンテーション
プレゼンテーションを作成する際には、聴衆のことを考えましょう。自分に問いかけてみてください。このプレゼンテーションの結果、
- 聴衆に何を知ってもらいか？
- 何を考えてもらいか？
- 何をしてもらいたいか？
プレゼンテーションの全体像を把握し、シンプルに作成しましょう。
では、効果的なプレゼンテーションを行うための3つの方法について説明します。それは、
- 的確であること
- 柔軟であること
- 記憶に残ること
です。
的確であること
聴衆のために解決しようとしている問題を明確にし、物語を薄めるような内容はすべて削除します。
私がスライドショーのプレゼンテーションをできるだけ正確に行う方法のひとつに、 "5秒デザイン" と呼ばれるテクニックがあります。これは、聴衆が5秒以内にスライドを理解できるようにする、というものです。
そのため、私はプレゼンテーションのスライドをシンプルにし、最も関連性の高いデータポイントのみを含めることで、聴衆が読む時間のないテキストで過負荷をかけることを避けています。
柔軟であること
柔軟性は、プロジェクトマネージャーとしての仕事の大きな部分を占めます。例えば、あるステークホルダーが突然プレゼンテーションを抜けなければならなくなったり、他の出席者が遅れて到着したりする可能性があります。
1時間のプレゼンテーションを30分に短縮しなければならない場合、あるいは5分に短縮しなければならない場合、どのようなアプローチを取るか考えてみましょう。最も重要なポイントを把握し、不測の事態が発生しても、そのポイントだけを伝えられるように準備しておくのです。
また、事前に準備をしておくと、プレゼンの際に臨機応変に対応することができます。十分な準備をすることで、文章につまずいたり、スライドショーを出すのに苦労したりといった、話の流れを乱す可能性のある小さなミスを避けることができます。事前に準備をするためには、チームのメンバーに対してプレゼンテーションの練習をし、フィードバックや質問、懸念事項を共有するよう呼びかけるとよいでしょう。また、事前に準備をすることで、聴衆があなたのプレゼンについて抱くかもしれない質問の種類を特定し、それに対する答えを考えるためのスペースができます。
記憶に残ること
あなたの語りを忘れられないものにするための戦略を練りましょう。効果的なストーリーテリングを思い返してみてください。この時点で、データ分析、効果的なビジュアライゼーション、そしてシナリオの仕上げを行い、すべてを一つにまとめましょう。 ストーリー を使ったり、 繰り返し を入れたりすることで、聴衆に情報を記憶させることができます。
もうひとつのコツは、プレゼンテーションの際に ボディランゲージ を意識することです。直立した姿勢を保ち、両手は横に置いてください。主張するときは、声のトーンを上げて強調する。意図的なポーズをとり、普段の半分のスピードで話し、文章は短くします。聴衆とアイコンタクトをとり、温かく親しみやすい表情を心がけましょう。
最後に、自信 を持ちましょう。あなたは研究を重ね、十分な準備をしたのですから、心配事は脇に置いておいてください。
効果的なプレゼンテーションのための準備
目標やプレゼンの目的を明確にする
会議から何を得たいのかを明確かつ具体的にし、その目標を念頭に置いて議論を組み立ててください。
例えば、"リソースを増やしたい "ではなく、"この業界で働いたことのあるエンジニアが2人必要だ "といった具合です。
意見を求め、期待値を設定する
- プレゼンテーションの目標について、上司に尋ねたり、関係者に確認したりする。事前に上司の意見や感想を聞いておく。
- 招待された場合は、依頼者があなたのプレゼンテーションから何を得ようとしているのか、事前に正確に理解しておく。
各スライドの見出しを決める
これは、そのスライドで説明しようとしている1文の主要ポイントである。
- 逸話、チャート、データなど、見出しに興味を持たせるような補足事項をいくつか作成する。
- サインポストを組み込む。これらは、あなたがどこに行こうとしているのか、あなたのプレゼンテーションで何を期待するのかについて、聴衆に手がかりを与えるための方法です。
- メインプレゼンテーションのスライド数を制限 する。同時に、潜在的な課題、難しい質問、トレードオフ、代替案などの バックアップスライド を作成することも検討してください。これらのバックアップスライドは、必要なければプレゼンテーションの最後に隠すことができますし、必要であればプレゼンテーションに追加することができます。
視聴者の時間に配慮する
- 必要な参加者のみを招待する。
- 可能であれば、プレゼンテーションの内容を事前に送信する。
プレゼンテーションを印象的にするための戦略を練る
- ストーリーを使い、キーポイントを繰り返す。
- 強いイントロから始める。冒頭の準備に時間をかける。冒頭は通常、最も緊張するときですが、イントロをうまく伝えることで、すぐに自信を持つことができます。
プレゼンテーション資料のサンプル