はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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リスクを特定すのに役立つツール
どんなにシンプルなプロジェクトでも、何らかのリスクはつきものです。しかし、リスクによって、プロジェクトの目標が妨げられることがあってはなりません。大切なのは、準備することです。ここでは、リスクを特定するために使えるツールやテクニックについて説明します。
ブレーンストーミング
ブレーンストーミングは、グループで自発的に判断することなくアイデアを共有できるため、チームでリスクを特定するための最も効果的なテクニックの1つです。プロジェクトマネージャーとして、あなたは、潜在的なリスクを想像するために、グループをまとめる責任を負います。
このミーティングに誰を招待するかを決めるときに参照できるように、RACIチャートを準備しておいてください。
経験上、このタスクに最適なチームは、さまざまな役割、背景、経験を持つ人が集まった多様なチームです。多様性のあるチームは、異なる視点、経験、スキルセットをもたらすので、自分だけでは思いつかないようなリスクを発見するのに役立つかもしれません。例えば、あるメンバーは複数のプロジェクトに携わった経験があるかもしれませんし、別の新メンバーは他のチームでの経験から新鮮な視点をもたらしてくれるかもしれません。
ブレーンストーミングは、判断の自由な場であるべきです。カテゴリーに関連する情報の流れを促し、物事を除外しないようにします。人的要因の場合、個人名を挙げるのは避け、行動のみに注目します。
因果関係図（フィッシュボーン図）
ブレーンストーミングの際に使える素晴らしいツールは、因果関係図と呼ばれるものです。
因果関係図は、ある事象やリスクの原因となり得るものを示したもので、リスクマネジメントに非常に有効です。
例えば、この図では、サプライヤーが納期を守らないことが原因として挙げられています。これは、プロジェクトにとってのリスクです。左側には、そのような結果をもたらす原因として、デリゲーションの不備やトラッキングツールの不足などをブレーンストーミングします。
つまり、因果関係図は、「結果」と呼ばれる潜在的なリスクを特定し、そのリスクを引き起こす可能性のある原因を逆算して考えることで、物事がうまくいかない可能性のあるすべての方法を特定するのに役立つのです。
さらに原因を分類して分解することで、予算の超過やスコープクリープによるタイムラインへの影響など、潜在的な問題につながる可能性がある部分を特定することができます。注意点として、スコープクリープとは、プロジェクト開始後のどの時点でも、プロジェクトのスコープに影響を与える変更、成長、制御不能な要因を指します。
このようなブレーンストーミングでは、潜在的なリスクのリストがかなり長くなってしまうかもしれませんが、それでもかまいません。それはそれでいいのですが、あなたやあなたのチームが、プロジェクト中に起こりうるすべての問題を考慮することができないのは現実です。
ステップ１：リスクを定義する
ステップ２：リスクに関連する可能性のあるカテゴリーを特定する
ステップ３：各カテゴリーに関連する可能性のある原因をリストアップする
フィッシュボーン図は、プロジェクトのどの段階でも役に立つツールです。
リスクレジスター
では、どのリスクに焦点を当てるか、どのように決めればよいのでしょうか？
ブレーンストーミングなどで得た結果をリスクレジスターにリストアップする。リスクレジスターとは、あなたがリストアップしたリスクを記載した表やグラフのことです。