はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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PMOとは？
プロジェクト・マネジメント・オフィス（PMO）は、組織内のグループであり、組織全体のプロジェクトマネジメントの標準とプロセスを定義し、設定し、維持することを支援します。
PMOは、組織内のすべてのプロジェクトの調整センターとして機能し、プロジェクトがより円滑かつ効率的に実行されるように支援します。
プロジェクトマネージャーは、PMOの中で活動することもあれば、他の部署の中で活動することもあります。
PMOの機能
PMOは、組織内のプロジェクトマネージャーを指導・支援する組織です。
PMOは、組織内のすべてのプロジェクトのベストプラクティス、プロジェクトの状況、方向性を共有する一方、しばしば自ら戦略的なプロジェクトを担当することもあります。
PMOの主な機能は以下の通りです
戦略立案とガバナンス
プロジェクトの基準を定め、組織のビジネス目標に沿ってプロジェクトを選択し、それらのプロジェクトのビジネスケースを経営陣に提示することが含まれます。
ベストプラクティス
PMOは、組織内のベストプラクティスとプロセスの導入を支援します。また、過去の成功したプロジェクトから学んだ教訓を共有します。また、プロセス、ツール、測定基準に関するガイダンスを提供することで、組織内のプロジェクト間の一貫性を確保する手助けをします。
共通のプロジェクト文化
PMOは、最適なアプローチやベストプラクティスについて従業員を教育することで、共通のプロジェクト文化を形成するのに役立ちます。これにより、組織全体で一貫性のある効率的なプロジェクトマネジメントを実践することができます。
リソース管理
PMOは、予算、優先順位、スケジュールなどに基づいて、人、設備などのリソースを管理し、組織全体のプロジェクトに割り当てる役割を担っています。また、プロジェクトに必要な役割と責任の明確化も行います。PMOは、すべての従業員、特にプロジェクトマネージャーに対して、トレーニング、メンタリング、コーチングを提供します。
プロジェクト文書、アーカイブ、ツールの作成
PMOは、プロジェクト管理に必要なテンプレート、ツール、ソフトウェアに投資し、提供します。また、組織のプロジェクト履歴を管理することも重要な役割の一つです。プロジェクトが終了すると、プロジェクト中に作成されたすべてのドキュメントをアーカイブし、将来の参照や教訓を記録することができます。
PMOで働く最大のメリットは、多くのベストプラクティスを互いに共有できることだと思います。 たとえば、他のプロジェクトマネージャーとつながり、自分の課題を共有し、他の人がどのようにそれを乗り越えたかを見ることができることです。また、自分では時間をかけて開発したテンプレートやツールも、他の人がすでに持っているので、そのツールを借りたり、自分用に使うこともできます。でも一番いいのは、同じように問題を考え、非常に合理的で、タスク指向で、行動指向で、目標指向の人たちのコミュニティがあることです。