Googleプロジェクト管理：継続的改善（DMAIC,PDCA,レトロスペクティブ）

はじめに

わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。

興味があれば、ぜひ "Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証" を受講してみてください。

プロセス改善

プロセス改善とは、既存のプロセスを特定、分析、改善することで、チームのパフォーマンスを向上させ、ベストプラクティスを開発したり、顧客体験を最適化したりすることを指します。

私たちは、プロジェクトに取り組む際、常に自分たちの管理方法を見直し、より良い方法がないか考えています。継続的な改善とは、たとえ製品がよりよい状態にあると感じたとしても、常に自分たちを追い込んでいくという、チーム内のメンタリティと言えます。

継続的改善のためのフレームワーク

DMAIC（Data-driven improvement frameworks）

DMAICは、実際のデータに基づいて意思決定を行うためのフレームワークです。

1. 定義（Define）
   ビジネス上の問題、目標、リソース、プロジェクトの範囲、プロジェクトのタイムラインを定義する必要があります。
2. 測定（Measure）
   パフォーマンス指標とデータ収集を実施し、ベースラインを確立して成功を測定します。
3. 分析（Analyze）
   問題の根本原因を探り、その影響を把握します。
4. 改善（Improvement）
   問題に対する合理的な解決策を実施することを意味します。
5. 管理（Control）
   変更を実行し、確立した更新プロセスを常に監視することになります。

PDCA

継続的な改善を行う際に参照できるもう一つのフレームワークは、PDCAです。

1. 問題の特定（Plan）
   問題と根本原因を特定し、問題に対する解決策をブレインストーミングで考えます。
2. 問題の修正（Do）
3. 修正が成功したかどうかの評価（Check）
4. 最終的な修正の微調整（Act）

レトロスペクティブ

レトロスペクティブは、レトロと呼ばれることもあり、プロジェクトのライフサイクルを通して行われるべきものですが、

• 多くは主要なマイルストーンの後
• または最も一般的には、プロジェクトが完了した後

に実施されます。

レトロスペクティブの目的は、主に3つあります。

• チーム内の異なる視点を理解することで、チームビルディングを促進します。
• 今後のプロジェクトでのコラボレーションを促進します。
• 将来の手順やプロセスの前向きな変化を促進します。

レトロスペクティブでは、古い、そして潜在的に悪い習慣、手順、プロセスを再利用するのではなく、継続的な改善と変革に重点が置かれます。レトロスペクティブが有効なのは、あらゆるリスクに対して計画を立てたとしても、何かが忍び込んでくる可能性があるからです。

• 何か不測の事態が発生し、チーム内で反省する必要がある場合、レトロスペクティブを実施するのがよいでしょう。
• レトロスペクティブを実施するその他の理由としては、締切や期待の遅れ、ステークホルダー間の連絡ミスなどがあります。
• スプリントの終わりにレトロスペクティブを開催することもできます。
• 製品のローンチやランディングの後にも、レトロスペクティブを開催することができます。

レトロスペクティブの実施方法はさまざまです。公式やテンプレートはありません。レトロスペクティブをどのように構成するかは、あなたのチームや職場によって異なります。

レトロスペクティブのベストプラクティス

レトロスペクティブの実施方法は1つではありませんが、心に留めておくべきベストプラクティスがあります。レトロスペクティブは、非難されることのない ようにしたいものです。誰もが安心して率直なフィードバックを行えるようにすることが、最も生産的なレトロスペクティブにつながります。気まずい状況や微妙な話題を切り抜けるために、匿名や非公開のフィードバックを奨励することも必要でしょう。

プロジェクトマネージャーは、

• 視点を変える
  視点を変えるとは、他人の立場になって考えることです。もし、あなたのチームが、工場が顧客のオフィスに時間通りに到着しないことを、すぐに配送業者のせいにするなら、配送業者の立場から状況を考えてみてください。配送業者のルートは、交通渋滞を避けるために最適化され、テストされていましたか？もしそうでなければ、それはあなたのプロジェクトのタスクであるべきだったかもしれません。
• 「あなた」言葉から「私たち」言葉に切り替える
  「あなた」言葉を使うと、その場にいる全員が非難を受けている人を裁いているように感じられるので、トラブルになることがあります。

という戦術を使うことができます。

ポジティブな面

レトロスペクティブは、プロジェクトのポジティブな面も振り返るものなので、うまくいったことを話しましょう。

• 何が楽しかったか？
• 今後のプロジェクトに活かせる新しいことは何ですか？

どんなポジティブなことであれ、それは祝うに値することです。みんなに感謝の気持ちを込めて、ディナーやデザートを注文することもできます。

実行する

『最後に、議論した変更（TRY)を確実に実行に移すこと』

議論した変更を実行に移し、次のフェーズでプロジェクトを少し違った形で扱うことを決めます。自分の意見が十分に考慮され、実行されていないと感じると、人はレトロスペクティブに参加したがらないものです。

レトロスペクティブを始める前に、心に留めておくべきこと

• まず、プロセス全体を通してポジティブなトーンを維持したいと思うでしょう。たとえ厳しい話があったとしても、レトロスペクティブの目的は改善を促すことであり、将来のプロジェクトに備えることであることを忘れないでください。一般的に、レトロスペクティブは、チームメンバーが安心してフィードバックを共有できる、ポジティブな体験と考えるべきでしょう。
• 次に、自分たちのチーム以外のチームへの配慮です。もし、定期的にパートナーとなっている他のチームがあれば、そのチームもレトロスペクティブに参加する必要があります。たとえば、プロジェクトに参加していた隣接するチームの中には、チーム間のコミュニケーションを維持するのに苦労していることについて、意見を述べたいと感じている人もいるかもしれません。もし彼らがレトロスペクティブに参加しないことを選んだとしても、少なくとも調査結果を彼らと共有したいと思うはずです。

Googleのシニアプログラム・マネージャーからのメッセージ

プロジェクトマネージャーであれば、ほぼ毎日、何か不測の事態が発生し、プロジェクトが軌道から外れてしまうことがあります。レトロスペクティブは、すべてのプロジェクトマネージャーが持つべき、ツールボックスの中の本当に重要なツールです。

よく、プロジェクトの終わりに「さあ、レトロスペクティブの時間だ」と言われて、うまくいったこと、うまくいかなかったこと、今後のプロジェクトに活かせる学びを注意深く調べますよね。しかし、私は、この作業はむしろ継続的な訓練であると考えています。プロジェクトがどのように進んでいるのか、継続的にチェックする必要があるのです。

必要に応じて柔軟に方向性を調整することは、非常に重要なことです。例えば、変更が必要だとわかっていて、プロジェクトが悪い方向に進んでいるとわかっている場合、その悪い方向に進み続けることは、明らかにプロジェクトにとっても会社にとっても最悪の行為です。できるだけ早く、軌道修正してプロジェクトを良い方向に進めるために、どのような選択肢があるのかを分析するプロセスを開始し、できるだけ早く新しい方向に着手することが本当に重要なのです。もちろん、十分な時間をかけてデータに基づいた意思決定を行い、すべてのステークホルダーとスポンサーが納得した上で、です。

プロジェクトマネージャーとして最も重要なことは、携わるプロジェクトによって多少異なります。スコープをしっかり管理し、リソースをしっかり管理し、設定したタイムラインに対してしっかり管理し、最初に立てたプランと比較しながら慎重に状況を判断し、必要に応じて軌道修正することです。