はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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プロジェクトが失敗してしまう理由
今回、プロジェクトが失敗するいくつかの主な理由を探り、開始フェーズでの不手際がどのようにプロジェクトの失敗につながるかを検証していきます。
失敗①不明確な期待
プロジェクトの開始段階において、以下のような質問に答える必要があるのを覚えているだろうか。
- 最終目標は何か？
- 期待される成果物やスケジュールは何か？
- 予算は？
- ステークホルダーは誰か？
プロジェクト開始時に、必要な質問をし、決定事項を文書化し、プロジェクトの真の範囲を理解する 時間を取らないと、失敗につながる可能性があります。
結局のところ、道順がわからなければ、目的地にたどり着くことはできないのです。
失敗②非現実的な期待
上司の機嫌を取りたいのはやまやまですが、つい非現実的な期待をしてしまい、プロジェクトを最初から失敗に終わらせてしまうことがあります。
例えば、あるプロジェクトが、その詳細さと労力から2週間かかると予想されるにもかかわらず、1週間で完了させようとすると、統合されたスケジュールを満たすだけのリソースが確保できなくなります。その結果、品質に問題が生じる可能性が高くなります。
納期に合意する前に、プロジェクトの要件を理解する ことが重要です。
ベストプラクティスとして、非現実的な期待を抱かせないために、プロジェクト開始時に確定した日付を約束しない ことです。そうすれば、より多くの情報を得ることができ、計画段階での期待値をより適切に管理することができます。
失敗③コミュニケーションのミス
明確なコミュニケーションは重要です。情報がタイムリーに伝達されず、適切な情報（リスク、決定事項、スコープの変更など）が含まれていない場合、または正しいステークホルダーに送信されていない場合は、失敗する可能性があります。
ステークホルダー分析を行い、RACIチャートを使って、どのステークホルダーに情報を提供し、相談すべきかを理解することは、効果的なコミュニケーション戦略を構築するための素晴らしいスタートとなります。
プロジェクトマネージャーとして、必ずしも全員のコミュニケーションスタイルに合わせる必要はありませんが、どのようにコミュニケーションが行われるかについて、期待値を設定することは必要です。プロジェクトを始めるにあたって、チームや関係者のコミュニケーション・ニーズを理解するために時間をかけてください。電子メールを嫌って電話で会話する人もいれば、文書でのコミュニケーションを好む人もいますし、対面でのミーティングを好む人もいます。
失敗④リソース不足
リソースには、チームメンバー、予算、材料などが含まれます。残念ながら、適切な計画を立てないと、リソースがすぐにオーバータスクになったり、枯渇してしまったりすることがあります。
プロジェクトマネージャーは、チームメンバーについて、次を考慮していない場合があります。
- 複数の仕事を掛け持ちしており、与えられた仕事を時間通りに正確にこなすために必要な時間を割くことができない。
- 特定のタスクを完了するために特定のスキルが必要である。
もう一つのよくある間違いは、プロジェクト経費の計算を間違えてしまうことです。例えば、1万ドルのプロジェクト予算があるとします。材料費に1万ドル必要で、さらにその材料を輸送・設置しなければならないとしたら、プロジェクトを完了するのに十分な資金がありません。プロジェクトの遅延や問題を避けるために、前もってリソースの必要性を明確にし、その可用性をリーダーに確認する必要があります。
失敗⑤スコープクリープ
スコープは、プロジェクトの作業や成果物に何が含まれ、何が含まれないかという包括的な枠組みを提供するものです。開始フェーズでスコープを定義することで、必要なリソース、そのリソースに関連するコスト、作業を完了するために必要なスケジュールを特定することができます。プロジェクトのスコープが大きくなり、スコープへの影響が把握されないために、プロジェクトが失敗することがあります。
例えば、当初は3つの成果物が含まれるプロジェクトを任されたとします。プロジェクトの途中で、ステークホルダーから2つの成果物を追加するように要求されましたが、成果物の増加による影響を反映するために、スケジュール、予算、チームメンバーの変更が行われていませんでした。
プロジェクトマネージャーとしては、成果物が変更になった場合、その変更がスケジュール、予算、品質に与える潜在的な影響を確実に把握する 必要があります。このため、開始フェーズですべてを文書化しておくことが非常に重要なのです。スコープクリープが発生した場合の対処方法を計画し、スコープ変更を承認する権限を持つ者を明確にしておく。
参考