はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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コミュニケーションの重要性
コミュニケーションは、どのプロジェクトでも非常に重要です。プロジェクトを円滑に進めるための最も重要なツールであるとさえ言えるでしょう。プロジェクトチームの成否は、多くの場合、全員が何が起きているのか、自分の仕事がプロジェクトの目標にどのように貢献しているのかを理解しているかどうかにかかっています。
プロジェクトマネージャーであるあなたは、全員が自分の役割と仕事を理解しているかどうかを確認する大きな役割を担っています。また、チームメンバーが困ったときに相談する相手でもあります。明確で効果的なコミュニケーションをとることが重要なのです。効果的なコミュニケーションなくして、プロジェクトは重要なチャンスを逃し、失敗する可能性があることを忘れてはなりません。
効果的なコミュニケーションとは、常に
- 明確で
- 正直で
- 適切で
- 頻繁で、しかし頻繁すぎない
ことです。
プロジェクトマネージャーとして、プロジェクト期間中のコミュニケーション計画を立てることが重要です。良いコミュニケーションは、プロジェクトを円滑に進め、より良い成果をもたらし、健全なチーム文化を支えるものです。
4つの効果的なコミュニケーション戦略
1.個人差の認識と理解
オープンで包括的なコミュニケーションを促進するには、次のような方法があります。
- 聴衆の背景、アイデンティティ、経験について決めつけない。
- 自分自身の偏見に注意する。
- 適切で、専門的、かつ中立的な言葉を使う。
- 多様な視点を取り込み、尊重し、好奇心を持つ。
プロジェクトマネージャーとして、あなたはプロジェクトごとに多様なチームメンバーや利害関係者と仕事をすることになります。効果的なコミュニケーションを図るためには、各メンバーの背景、経験、考え方、偏見などを理解する必要があります。
2.ブレーンストーミングと適切なメッセージの作成
コミュニケーションでは、常に、理由を明確にしましょう。
- 聴衆はどのようなチャネルを使ってあなたやチームにコンタクトを取ることができるのか？
- 情報を伝えているのか？
- 意見を求めているのか？
- 問題を明確にしているのか？
- 問題を解決するためですか？
チームメンバーによっては、詳細な情報を必要とする場合もあれば、状況の概要のみを必要とする場合もあります。どのような相手であっても、メッセージの目的を明確にし、情報や要望を明確かつ簡潔に述べ、話題を絞る必要があります。
3．メッセージを届ける
メッセージを作成する際には、直接会う、ビデオ会議、電話、電子メール、会議など、さまざまなメンバーとのコミュニケーションに適した方法を考えてください。特に、地域や時間帯の異なるチームメンバーやステークホルダーがいる場合は、適切な方法を選択することが重要です。
また、次のことも確認してください。
- 機密情報や個人情報を含まないようにする。
- 会社の全員がそのコミュニケーションを受け取ることを想定する。
4.フィードバックを得て、今後に反映させる
コミュニケーションは、メッセージを伝えたら終わりではなく、次のようなフォローアップを心がけましょう。
- あなたのメッセージが明確であったかどうかを確認する。
- フィードバックを求める。
- オープンなコミュニケーションを奨励する。
- 質問には迅速に対応する。
この最終ステップでは、あなたのメッセージが意図したとおりに受け取られたことを確認するために、聴衆からフィードバックを得ます。