はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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調達に関連する重要な文書
プロジェクトマネージャが調達の各フェーズを進める上で、いくつかの重要な文書があります。
| フェーズ | 文書 |
|---|---|
| 開始 | NDA(秘密保持契約書) |
| 選定 | RFP(提案依頼書） |
| 契約 | SOW（作業指示書） |
NDA(秘密保持契約書)
NDAは多くの企業で標準となっており、外部の契約社員にもNDAにサインしてもらうのがベストプラクティスです。NDAの目的は、機密情報を組織内に留めておく ことです。
例えば、ある企業がプロジェクトで何らかの独自技術を使用していたり、機密性の高い製品の発売を準備している場合、その技術に関する会話や情報が、発売前に競合他社や一般に流出しないようにしたいと考えるからです。
RFP(提案依頼書）
これは、 組織のプロジェクトの詳細と要件を概説した文書 で、ベンダーに渡すためのものです。RFPは、ベンダーから入札を募るために使用され、その後、プロジェクトに最適なベンダーを選択することができます。RFPは、企業内のさまざまな部署やさまざまな業界で広く使用されています。
RFPには通常、
- プロジェクトの概要
- 望ましい成果
- 目標
- 予算
- 納期
- マイルストーン
- 連絡先
が記載されており、各ベンダーは、その仕事にどのように取り組む予定なのか、詳細な提案を持って返信してくることができます。
- このプロジェクトの目的は何ですか？
- このプロジェクトは、どのような問題を解決するのでしょうか？
- 会社にとってどんな新しい扉が開かれるのか？
- プロセスを通じて達成すべき測定可能な結果は何か？
- プロジェクトの具体的な内容は？
- プロジェクトに含まれる重要なマイルストーンは何か？
- これらの目標をどのように達成し、プロジェクトを成功させるのか？
- 「3つのプロトタイプを添付してください」といった提出要件や、プロセスの一環としてベンダーに回答してほしい質問を記載します。これは、潜在的なベンダーを適切に評価するのに役立ちます。
ここで重要なのは、NDAとRFPの両方が固定されており、プロセス全体を通じて同じであることです。つまり、カスタマイズの余地はあまりなく、一度提出すれば変更されることはありません。
SOW（作業指示書）
Statement of Work（SOW）と呼ばれる3つ目の重要な文書があります。SOWはベンダー選定後に送付され、プロジェクトが進むにつれて進化していきます。
- SOWは、ベンダーやコントラクターが組織のために提供する製品やサービスを明確に示した文書です。
- SOWには、合意されたサービスを適切に実行するための請負業者のニーズと要件が記載されています。
- SOWは顧客のニーズに対応するものですが、組織のニーズやベンダーのニーズも含めることが同様に重要です。
最高の製品やサービスを提供するためには、すべての関係者がそれぞれに何を期待されているかを理解することが重要です。プロジェクトマネージャーはSOWの作成を担当しますが、プロジェクトマネージャーが持っていないような技術的な専門知識については、主題専門家やSMEに意見を求めることがよくあります。あなたの組織の法律顧問は、あなたと一緒にこの文書を検討し、あなたと一緒に作成することもあります。
↓SOWサンプル
- ゴール: 望ましい結果が何であるかについて詳細に説明します。対象者に関するセクションを必ず入れて、誰もが参加できるようにします。もっと具体的な目標がある場合は、ここにも記載します。
- スコープ: サービスの内容を記載します。
- アウトオブスコープ（範囲外）: 潜在的な混乱の余地を排除し、ベンダーとの期待を設定するのに役立ちます。
- 成果物: プロジェクトが何を提供するかについて、簡潔な記述が必要です。
- マイルストーン: 進捗、予算、スコープを追跡するために不可欠な部分であるため、ここにも含める必要があります。
- 日付： このプロジェクトの完了に何時間必要かを明確にし、そのサービスを必要とする特定の日を指定します。
- 条件やその他の免責事項: プロジェクトが進行するにつれて、改訂が行われる可能性があることを示す免責事項があるとよいでしょう。これは、予期せぬ問題でスコープが変更された場合に備えて入れておくことが重要です。プロジェクト・マネージャーとして、過剰な約束と過小な納品をしないことが一番ですから、免責事項に修正を加えるのは良い考えです。プロジェクト・マネージャーとして、過剰な約束と過小な納品は避けなければなりません。
- 支払い条件: サプライヤーにいつ支払いを行う必要があるのかを概説するものです。供給業者に期限内に確実に支払ってもらうことで、強固な関係を築くことができます。一般的に、良い調達慣行とは、状況的な合意がない限り、商品やサービスの納入前ではなく、納入時にベンダーや請負業者に支払うことでしょう。