はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
興味があれば、ぜひ "Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証" を受講してみてください。
リスクアセスメントとは
『リスクアセスメントとは、リスクマネジメントの中で、リスクの質を推定したり、測定したりするフェーズである』
ここでいう「質」とは、主に、リスクが発生する可能性や、プロジェクトに与える潜在的な影響のことです。
確率・影響度マトリクス
リスクを評価する方法はいくつかありますが、ここでは、確率・影響度マトリクスを作成することに焦点を当てます。確率と影響度マトリックスとは、プロジェクトのリスクに優先順位をつけるために使われるツールである。
影響度(Impact)
リスクが発生した場合に引き起こす可能性のある損害のことです（高、中、低の3段階で判断します）。
- 高(High)：リスクが発生した場合、プロジェクトが大幅に変更される。
- 低(Low)：リスクが発生した場合、多少の影響はあるが、プロジェクトが狂うことはない。
確率(Probablity)
あるリスクが発生する可能性のことです（高・中・低の3段階で判断します）。
- 高(High)：リスクが起こる可能性が高い。
- 低(Low)：リスクが起こる可能性が低い。
固有リスク（Inherent risk）
この2つの考慮事項が合わさって、固有リスク評価が決まります。固有リスクとは、リスクをその確率と影響度で計算した尺度のことです。固有リスクを測定することで、リスクを理解するための方法が得られます。
また、固有リスクも、高・中・低の3段階で判断されます。
| 固有リスク | 影響度 | 確率 |
|---|---|---|
| 低 | 低 | 低 |
| 高 | 高 | 高 |
中程度から高度のリスクは、重点的に取り組むべきリスクであり、詳細な軽減計画を作成する必要があります。
確率と影響度マトリックスを作成する場合、アクセシビリティ・ガイドラインに適合し、誰もが簡単かつ迅速に理解できる情報と書式を持つマトリックスを作成することが重要です。その1つの方法は、リスクのレベルを伝えるために、色と明確な図形またはテキストの両方を使用することです。
リスクアペタイト
各リスクの見方と管理の方法は、組織のリスクアペタイトに基づいて決定されます。
『リスクアペタイトとは、リスクがもたらす可能性のある結果を受け入れる組織の意志を指します』
あなた、あなたのチーム、そしてあなたのステークホルダーは、それぞれのリスクに対して異なるアペタイトを持っているかもしれません。
プロジェクトが完全に頓挫する可能性のある高レベルのリスクよりも、小さな後退をもたらす可能性のある低レベルのリスクの方が、はるかに許容範囲が広いのです。
リスク一覧の更新
リスクアセスメントが完了したら、このプロジェクトで特定したリスクの例について、高、中、低の評価を加えて、リスク一覧を更新します。
サンプル：リスクマネジメント計画書
リスクをステークホルダーに伝える
プロジェクトのステークホルダーにあなたが整理したリスクを伝える必要があります。なぜなら、重要なリスクについてステークホルダーに伝えておかないと、問題が発生したときにステークホルダーが助けてくれなくなる可能性があるからです。
たとえば、予算が必要なときに、より多くの予算を提供できなかったり、リソースが必要なときに、より多くのリソースを提供できなかったりする可能性があります。さらに悪いことに、ステークホルダーが問題に対して不意打ちを食らうかもしれません。
このような不測の事態は、プロジェクトのリーダーであるあなたへの信頼を損ないかねません。ステークホルダーは、このようなリスクが発生する可能性があることを認識していたのかどうか知りたいと思うでしょうし、なぜもっと早くこの情報を共有しなかったのかと思うかもしれません。だからこそ、 中・上級レベルのリスクについては、ステークホルダーと早い段階で頻繁にコミュニケーションを取ることが重要 なのです。
計画段階でステークホルダーにどのようにリスクを伝えるか？
それは、特定されたリスクの重大性によって異なります。
- 低レベル
- 電子メールのような簡単なもので十分かもしれません。例えば、あるプロジェクトのステークホルダーに毎週計画の最新情報を送る際、彼らの関心に関連するいくつかの低レベルのリスクをリストアップし、これらのリスクが発生した場合にどのように対処するかを簡単に説明することができます。
- 中レベル
- 自分とステークホルダーとの間で直接電子メールを送り、より具体的にリスクの概要を説明し、そのリスクを軽減するための計画について詳細な説明を行うなど、コミュニケーションのレベルを上げるとよいでしょう。また、リスク管理計画にリンクして、より詳細な情報を提供することもできます。メールの件名に「緊急」と書いて、メールの重要性を強調するのもよいでしょう。
- 高レベル
- その深刻な性質から、徹底的かつ直接的なコミュニケーションが必要です。ステークホルダーとミーティングを行い、プロジェクトの計画を確認する際に、重大なリスクとそのリスクを軽減するための計画を提示する項目を追加するとよいでしょう。また、この機会に、リスク管理計画に関するフィードバックを収集し、ステークホルダーから、高レベルのリスクへの対処方法に関する洞察を得ることもできます。ステークホルダーは、あなたがこれまで考えもしなかったようなリスクや戦略について、以前から計画した経験を持っているかもしれません。
リスクコミュニケーション
リスクコミュニケーションは、Googleでの私の役割の大きな部分を占めています。プログラムマネージャーとして、私は常にプロジェクトの状況についてメールを書き、プレゼンテーションを行いますが、その目的は、 既知のリスクとリスク軽減計画を共有する ことです。そして、その計画を関係者と議論する中で、私自身も考えていなかった別のリスクを発見することがよくあります。
ステークホルダーと話し合うのは良いアイデア です。彼らは異なる視点を持っているかもしれません。つまり、ステークホルダーにリスクを伝えることで、万が一リスクが発生したときに、ステークホルダーが協力してくれるようにすることが重要であり、リスクの重大性に応じて、コミュニケーションのスタイルを変える必要があるということです。