はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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プロジェクト計画のベストプラクティス
優れたプロジェクト計画を構築するための5つのベストプラクティスを説明します。
- プロジェクトの成果物、マイルストーン、タスクを慎重に確認する
- 計画を立てる時間を確保する
- 避けられないこと（物事がうまくいかないこと）を認識し計画する
- 好奇心を持ち続ける
- 計画を支持する
1.プロジェクトの成果物、マイルストーン、タスクを慎重に確認する
開始フェーズでは、プロジェクトのゴール、スコープ、成果物など、プロジェクトに関する重要な情報を記載したプロジェクト憲章を作成したことを思い出してください。そして、計画フェーズに入ると、より詳細な計画が立てられるようになります。
プロジェクトの目標を達成するために何をすべきか、あなたとあなたのチームが明確に把握できるように、すべての成果物をマイルストーンとタスクに分解する必要があります。あなたの計画は、小さなタスクの一つひとつを完了させることを中心に展開されるため、この部分を正しく理解するために時間をかける必要があります。
2.計画を立てる時間を確保する
プロジェクトのライフサイクルの中で、計画が独立したフェーズであるのには理由があります。特に、複数の成果物がある大規模なプロジェクトでは、時間を要するプロセスです。計画を立てることで、あなたやあなたのチームは、一定の時間内に何ができて何ができないかを現実的に考える時間ができます。
あなたは機械ではありませんし、チームメイトも同じです。一人の人間が与えられた時間内にできる仕事の量には限界があります。「時間見積もり」や「キャパシティプランニング」などの戦略を使えば、プロジェクトにかかる時間やマイルストーンを達成できる時期を、あなたとチームが現実的に把握するのに役立ちます。
また、プロジェクトが計画通りに進むことはほとんどないため、バッファー時間を確保することも重要です。プロジェクトの後半になると、最初にタイミングに関する柔軟な計画を立てておいたことに感謝することになるでしょう。
3.避けられないこと（物事がうまくいかないこと）を認識し計画する
どんなに綿密な計画を立てても、プロジェクトには予期せぬ挫折や衝突がつきものです。すべての問題を計画することはできませんが、チームは最も起こりそうなリスクを特定し、その リスクを防止または軽減するための計画 を作成することができます。またバッファーは、進捗の遅れに関連する問題を軽減するのに役立つツールです。
4.好奇心を持ち続ける
あなたはプロジェクト全体では唯一の専門家かもしれませんが、プロジェクトのすべてのタスクの専門家である可能性は極めて低いでしょう。だからこそ、計画フェーズでチームメイトと一緒になって、 たくさん質問 することが大切なのです。チームメイトの仕事について質問することで、プロジェクトにおける彼らのタスクについてより深い洞察を得ることができます。
また、チームメイトとの対話を重ねることで、 お互いの信頼関係 を築くことができます。プロジェクトを円滑に進めるためには、ステークホルダーやベンダーの期待、優先順位、リスク評価、コミュニケーションスタイルなどを理解することも重要です。例えば、ステークホルダーには、プロジェクトの計画についてどのように報告すればよいか、ベンダーには、プロジェクトの仕事を完了するためにどのような準備が必要かを尋ねるとよいでしょう。
5.計画を支持する
計画をどのようにまとめるかを決めるとき、いくつかの質問を自分に投げかけるとよいでしょう。
- あなたが計画作成に使用したツールをチームメイトが使えるかどうか？
- その情報は、ステークホルダーにとって十分に明確か？
- この計画を単一の真実の情報源として使用することで、チームとステークホルダーがプロジェクトに関する情報を見つける必要があるときに、時間とエネルギーを節約することができますか？
これらの質問に対する答えが「イエス」であれば、あなたは正しい道を歩んでいます。
プロジェクト計画についてチームメンバーや利害関係者の支持を得るには、それを支持しましょう。この計画を推進することが、なぜチームにとって重要なのか、その理由を説明しましょう。そうすることで、チームメイトが計画を維持し、 定期的に更新 するようになる可能性があります。