はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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プロジェクトマネジメントミーティング
プロジェクトマネジメントミーティングには、
- キックオフ
- 現状報告
- ステークホルダー
- レトロスペクティブ
の4つのタイプがあります。
キックオフ・ミーティング
これはしばしばプロジェクトの正式な始まりとされ、プロジェクト目標に対するチームの理解を実際の計画や手順と一致させる役割を果たします。
キックオフミーティングでは、チームのメンバーが主な出席者となります。しかし、上層部や主要なステークホルダーの参加も、賛同を得て、プロジェクト目標との整合性を確保するためには必要です。
現状報告・ミーティング
現状報告ミーティングは、最も一般的なミーティングの1つです。このカテゴリには、定期的なチームミーティングが含まれ、主な目的は、最新情報、進捗状況、課題、次のステップについてチームを調整することです。
ミーティングでは、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのパフォーマンスレポートや、プロジェクトの重要な要素に関する正式なステータスアップデートを配布または提示することができます。これにより、チームとステークホルダーは、現在のパフォーマンスレベルとタスクの進捗を把握することができます。
プロジェクトマネージャーの重要な責任の一つは、いつでもプロジェクトの状況を把握し、他の人が最新の情報を入手できるようにすることです。そのためには、プロジェクトのライフサイクルを通じて、プロジェクトの状況を確認するためのステータスアップデートが重要なツールになります。
通常、このミーティングでは、次のようなトピックのそれぞれの状況を評価することになります。
タスク
- 最も緊急性の高いタスクの状況はどうなっているのか？
- どれだけのタスクが完了し、どれだけの未解決の項目が残っているのか？
スケジュール
- 予定より遅れているのか？
- 予定より進んでいるのか？
- それとも計画通りなのか？
予算
- 同様に、予算算の状況や、収益に影響を与える新しい項目についても話し合うのが一般的です。
現在の問題や予想される問題
- 変更（特に、品質やスコープに対する変更）
- リスク
- リソースの問題
- ベンダーの問題
このような項目は、常に定期的に提起しておくと、誰も油断することなく、解決策を一緒に検討することができます。
アクションアイテム
アクションアイテムとは、リストの中で完了させる必要のあるタスクのことです。アクションアイテムを割り当てることは、ミーティングをまとめ、プロジェクトが前進し続けることを確認するための素晴らしい方法です。すべてのアクションアイテムには、オーナーと期日があることを忘れないでください。
現状報告ミーティングは、プロジェクトを軌道に乗せるための基本的なツールである。多くのプロジェクトマネージャーは、このミーティングでは、比較的決まったアジェンダと時間を使うことを推奨しています。チームの参加を維持するために、アジェンダに沿って、タイトなスケジュールでミーティングを行う。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトスポンサーや顧客にいつでも最新の情報を報告できるようにする必要があるため、定期的に現状報告ミーティングを実施することが重要である。
現状報告ミーティングは、マイルストーンの認識、情報の共有、チームへの懸念事項の提起などの機会を提供するため、有益なものである。ミーティングの頻度は、プロジェクトの複雑さ、チームメンバーの数、スポンサーや顧客などが必要とする情報のレベルなど、いくつかの要因によって決まります。また、プロジェクトの進捗に応じて、会議の頻度を変えていくことも大切です。
ステークホルダー・ミーティング
ステークホルダーミーティングの目的は、賛同と支持を得ることである。 ステークホルダーは、それぞれ独自のツール、ノウハウ、専門性を持っています。
ステークホルダーの課題や問題点を把握する
そして、その課題を解決するために、必要な調整をしていくのです。プロジェクトの成功には、ステークホルダーの支持を得ること、そしてそれを維持することが重要です。
- 一対一でステークホルダーとのミーティングを行うのもよいでしょう。この場合、各ステークホルダーと関連する詳細について深く掘り下げることができます。その上で、その人にとって最も興味深く、関心のあるトピックを取り上げればよいのです。
- グループ単位でステークホルダーを巻き込む必要がある場合もあります。管理すべきステークホルダーの数が多い場合は、プロジェクトで最も影響力のあるステークホルダーに絞ってミーティングを行いましょう。ハイタッチコミュニケーションに適したステークホルダーを特定する。例えば、参加させる必要がある各グループのシニアマネジャーにミーティングを絞ることもできます。その他のステークホルダーには、電子メールやミーティングノートなど、他の方法で情報を伝えることができます。
重要な情報を伝えることに限定
ステークホルダーとのミーティングでは、さまざまなトピックを取り上げる可能性がありますが、ほとんどのミーティングは、重要な情報を伝えることに限定 されます。常にプロジェクトの最新情報を提示できるようにしておくとよいでしょう。ミーティングでは、 2～5分程度 の短いプロジェクト全体の状況報告から始めるとよいでしょう。
フィードバックを求め、聞くこと
意思決定には、ゴー、ノーゴーの決定、オプションの選択、投資へのサインオフなどが含まれます。ステークホルダー・ミーティングは、一般的にもっとフォーマルなものです。事前に資料を用意し、会議に臨む姿勢を整えておくのが一般的です。
ステークホルダー・ミーティングは、定期的に開催されることもあれば、1回きりのプロジェクト・ミーティングとして開催されることもあります。その頻度は、そのステークホルダーがなぜプロジェクトに関わっているのかによって異なります。
- RACIにおけるコンサルタントのようなアドバイザー的な役割なのか？
- それとも単に情報を提供し、輪を広げるための人なのか？
- ステークホルダーの関与の中心は、プロジェクトの1つの活動だけなのか、それとも長期的に関与し続ける必要があるのか？
ケースバイケースで判断する必要があります。
レトロスペクティブ
プロジェクトの終了時やプロジェクトフェーズの終了時は、プロジェクトがどのように展開されたかを振り返る絶好の機会です。
典型的なレトロスペクティブの議題には、
- うまくいっていること
- やり続けるべきこと
- 改善すべきことなど
- 得られた教訓をレビューする
ことが含まれます。
教訓のレビューと同様に重要なのは、プロジェクトの成功を祝う機会を持つことです。