Googleプロジェクト管理：リスク・変更・依存関係

はじめに

わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。

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リスク

リスクとは、プロジェクトに影響を与える可能性のある潜在的な事象のことを指します。プロジェクトマネジメントの文脈でリスクについて考える場合、仮定の話として考えることになるでしょう。つまり、絶対に起こる出来事ではないかもしれないが、起こる可能性があるので、そのリスクを特定し、計画することがプロジェクトマネージャーとしての責任である。

例えば、

• 請負業者が納期に間に合わない
• ツールの導入でチーム内のコミュニケーションが途切れる
• 予期せぬポリシーが適用され、予想外の追加作業が発生する

何らかのリスクが発生した場合、その結果としてプロジェクト計画が変更される。変更は通常、予期しないものである。多くの場合、プロジェクトにマイナスの影響を与えるので、それをうまく切り抜けることを学ばなければならない。しかし、時には、ポジティブな影響を与えることもあります。

変更

３つの制約条件

変更には、3つの制約条件に関して、当初のプロジェクト計画からの差異が含まれます。

• 優先順位やスコープの変更
• 予算やリソースの変更
• プロジェクトのタイムラインの変更

などを伴います。

変更の種類

プロジェクトに影響を与える可能性のある変化の種類をいくつか挙げてみましょう。

• 依存関係
• 優先順位
• キャパシティと人
• 予算orリソースの制限
• スコープクリープ
• 不可抗力
  • 国家的、国際的な危機
  • 労働組合のストライキ
  • パンデミック

変更は、当初の要件に基づき、プロジェクトに割り当てられたスコープ、予算、時間の基本見積もりに対して測定する必要があります。これらのうち一つでも変更すると、プラスにもマイナスにもなり得る影響があることを心に留めておいてください。

変更要求フォーム

変更されたスコープを誰が管理するかということになると、それはあなた、つまりプロジェクトマネージャーとなります。 しかし、プロジェクトによっては、一人で行うことはできないでしょう。変更を適切に管理するために、作業指示書やRACIチャートのような文書を参照する必要があります。しかし、新しいドキュメントを作成する必要があるかもしれません。あなたのチームや組織で変更を要求するためのプロセスを作成したり、熟知しておくとよいでしょう。

これらのプロセスには、変更要求フォームが含まれる場合があります。あなたやあなたの関係者は、あらゆる変更を把握し、適切に管理するために、これらのフォームを使用することになります。プロジェクトで異なる役割を担う多くの人がこのフォームに記入するため、フォームが分かりやすく、非常に綿密であることが重要です。

• 関係するチームを特定し、優先順位の変更、スケジュールの変更、または問題の進め方に関する正式な連絡など、ディスカッションで期待される結果を示します。
• 話し合いの目標期日を追加し、どのマイルストーンや目標に影響が及ぶかを明確にします。現状、変更点、記録された計画との違いを、ビフォーアフターのスナップショットのように簡単に説明する。
• 必要な変更について詳しく説明し、トレードオフの問題にも言及します。
• 誰もが同じ文脈を共有できるように、背景情報を提供します。

依存関係

依存関係を特定し、トラッキングする

依存関係とは、あるプロジェクトタスクと別のタスクとをつなぐリンクのことで、プロジェクトにとって最大のリスク源となることが多いのです。1つのドミノが倒れれば、次のドミノが倒れ、その繰り返しです。

例えば、ある建設会社が街中にいくつもの仕事を抱えているとします。

内部依存関係

各プロジェクトでは、要件、タイムライン、予算がサインオフされ、クルーが選ばれる前に、監督とプロジェクトマネージャーが選ばれる必要があります。仕事の範囲が明確になり、契約が結ばれる前に、クルーを選んで仕事に取りかかるように言うことはないだろう。これは内部依存関係の例で、同じプロジェクト内の2つのタスクの関係を表している。

外部依存関係

一方、外部依存とは、規制機関や他のプロジェクトなど、外部の要因に依存する作業を指す。例えば、建設会社がビルの解体工事を行う場合、そのプロジェクトが市から承認されるまで待つ必要がある。外部との依存関係は、必ずしもプロジェクトマネージャーがコントロールできるものではありませんが、プロジェクトが軌道に乗るように意識しておくことは重要です。

• 強制的な依存関係
  強制的な依存関係とは、法的または契約上必要とされるタスクのことです。例えば、その建設会社が解体を終えて再建築を始める場合、まずコンクリートの基礎を打ち、それが市の基準を満たすかどうか検査を受けてから、建設会社は建設を続行することができる。

• 裁量的依存関係
  プロジェクトチームによって定義される「裁量的依存関係」です。これは、単独でも発生する可能性のある依存関係ですが、プロジェクトチームは、これらの依存関係を互いに依存させる必要性を見出しました。例えば、建設会社が新しいサプライヤーのコンクリートを使う場合、前もって多すぎたり少なすぎたりする製品を購入するのではなく、基礎の一部を流し込んで、基礎の完成に必要な製品の総量をより良く見積もるためのテストを行いたいと考えるかもしれません。そのためには、より多くの情報を得ることが必要だったのだ。

依存関係管理

依存関係管理とは、プロジェクト全体が期限内、予算内で成功裏に完了するように、プロジェクト内のこれらの相互に関連する全てのタスクとリソースを管理するプロセスです。

プロジェクトマネージャーが取るべき４つの重要なステップ

1. 適切な識別
   プロジェクトマネージャーは、チームと一緒にプロジェクトの依存関係をブレーンストーミングし、それに応じて分類する必要があります。
2. 依存関係の記録
   全ての依存関係が特定された後、リスクレジスターを作成する必要があります。リスクレジスターは、リスクと依存関係のリストを含む表やチャートである。リスクレジスターには、依存関係の説明、日付、依存関係によって影響を受ける可能性のあるすべてのアクティビティやタスクが含まれている必要があります。
3. 継続的な監視と管理
   相互に関連するタスクをチェックするために、定期的なミーティングを予定し、進捗状況を常に把握し、他のタスクに影響を与える変更がないかどうかをダブルチェックすることが望まれます。
4. 効率的なコミュニケーション
   プロジェクトチームやステークホルダーに常に最新情報を提供することで、依存関係を解消し、プロジェクトを強力に推進することができます。