はじめに
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クロスファンクショナルなチームと仕事をする意味
プロジェクトマネージャーとして、あなたはおそらくクロスファンクショナルなチームと仕事をすることになるでしょう。クロスファンクショナルなチームとは、異なる経歴、専門性、職務を持つメンバーで構成されるチームのことです。
これらのメンバーは、異なるスキルセットを持ち、異なる役割を担い、異なる部署で働くこともありますが、全員が「プロジェクトの成功」という共通の目標に向かって働いています。
今回、クロスファンクショナルなチームを効果的に管理するためのポイントを紹介します。
Clarify goals
クロスファンクショナルなチームで仕事をする場合、各メンバーが自分の役割、お互いのサポート方法、プロジェクトの共通目標などを確実に理解することが重要である。チームに対して明確な目標を設定し、チームがその目標を理解していることを確認することが重要です。
- 余計な詳細や説明は避け、直接的で簡潔な表現にする。
- タスクやプロジェクトの目標を伝える際には、予算、納期、品質要件、重要なリソースなど、重要な項目を明確にすること。
- チームメンバーがタスクやプロジェクトの目標を理解できるように、質問を促し、情報を明確にする。
- チームメンバーが目標に向かって前進しているか、計画通りに進んでいるか、質の高い仕事をこなしているか、常に確認するのはあなたです。
クロスファンクショナルなチームは、異なる部署、異なる場所、異なるリーダーを持つかもしれませんが、すべてのチームメンバーがプロジェクトマネージャーと協力して、現在のプロジェクトをサポートします。
プロジェクトは、他の優先事項と競合している可能性があります。そのため、チームと明確かつ頻繁にコミュニケーションを取ることで、潜在的な問題や懸念が発生する前に、それを特定することができます。
Get team members with the right skills
プロジェクトの各機能に適したスキルセットを持つチームメンバーを確保することは、非常に重要です。もし、飛行機を作るのに、エンジニアが5人いて、整備士がいないとしたら、クロスファンクショナルなチームの重要な要素が欠けていることになります。
プロジェクトマネージャーとして、プロジェクトが成功するために必要なスキルセットを持った適切な人材をチームに確保する手助けをしなければなりません。
Measure progress
チームの達成度を示すことで、モチベーションを維持することができます。プロジェクトの進捗を測定し、部門を超えたチーム全体に伝える時間をとりましょう。こうすることで、全員が全体像を把握し、プロジェクトに対する自分の影響力を認識することができます。
進捗の測定方法は、
- 重要なマイルストーンの達成
- プロジェクトタスクの完了
- 期限内・予算内のプロジェクト目標達成
など、さまざまな方法があります。
チームメンバーと定期的に連絡を取り、進捗状況を確認しましょう。時間通りに終了する見込みがあるかどうかを尋ねます。もし、そうでなければ、どうすれば成功するか尋ねる。
タスクや目標が完了したら、それを記録し、プロジェクトが順調に進んでいるかどうかをメンバーに知らせることで、プロジェクト全体を通してチームの進捗を把握する。成功、遅れ、問題点などをチームに伝え、プロジェクトの進行状況を把握するようにしましょう。
Recognize efforts
部門横断的なチームで仕事をしていると、ある特定のスキルが他のものより高く評価されることがあります。例えば、あるメカニックがプロジェクトの問題解決に貢献すれば賞賛されますが、資金を調達した財務担当者は忘れ去られてしまうかもしれません。
プロジェクトマネージャーは、部門を超えたチームの各メンバーが、各ステップで自分の努力の価値を認識できるようにすることが仕事です。
チームメンバーとの関係構築は、ステークホルダーとの関係構築の重要ですが、クロスファンクショナルなチームメンバーとの関係構築も同様に重要です。