はじめに
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チーム編成するための意思決定方針
チームにふさわしい人を選ぶことは、大きな課題であり、すべてのプロジェクトマネージャーが真剣に取り組むべきことです。プロジェクトで仕事をするのは彼らなのだから、適切な人材を揃えたいと考えるでしょう。
要求される役割
まず、プロジェクトマネージャーは、各タスクを完了するためにチーム内で必要となる役割をリストアップします。プロジェクトマネージャーがプロジェクトの開始、計画、実行、完了までの全体的な責任を負うのと同じように、各役割の人はプロジェクトのライフサイクルの中で特定のタスクに対して責任を負います。
チームサイズ
タスクが明確になったら、プロジェクトマネージャーはチームに何人必要かを決定します。これは、プロジェクトの規模によって大きく異なります。小規模なプロジェクトであれば、3〜4人で納期通りに成果物を完成させることができますし、大規模なプロジェクトであれば、数十人のチームを編成することもあります。
チームの規模を適切に設定することは、さまざまな理由から重要です。例えば、プロジェクトに多くの人が参加すると、コミュニケーションが難しくなることがあります。そのため、誰かが重要なことを見逃してしまう可能性が高くなります。また、チームの人数が少なすぎると、すべてのタスクをこなすのに十分な人数が確保できない可能性があります。
必要なスキル
プロジェクトマネージャーは、それぞれの役割にふさわしい人を決めるために、スキルについて慎重に考える必要があります。
プロジェクトマネージャーは、チームの全員が仕事に適したスキルを持っていることを確認する必要がありますが、スキルは教えることができることも忘れてはいけません。最初は特定のスキルを持っていなかったとしても、チームにとって最適な人材である可能性もあります。その人は、前向きな姿勢と細部へのこだわりを持っているのかもしれません。ただ、もしチームメイトに必要なスキルがない場合は、プロジェクトの遅延を招かないよう、時間内にトレーニングを行うことが重要です。
空き状況、モチベーション
また、プロジェクトマネージャーは、チームメイトを選ぶ際に、各人のアベイラビリティや、与えられたタスクをこなすモチベーションがあるかどうかも考慮しなければならない。例えば、チームにとって大きな戦力となる素晴らしいサイトマネージャーがいたとしても、その人がすでに別の大きなプロジェクトに参加している場合は、あなたのプロジェクトに参加する時間がないかもしれません。また、たとえ時間があったとしても、このプロジェクトが昇進に必要な知名度を与えてくれるとは思えないかもしれません。モチベーションは、優れた仕事をするための重要な要素です。
やる気のある人を選ぶのは良いことですが、もちろん、いつもリソースを選べるわけではありません。時には、別のマネージャーやチームリーダーが、ただ人を役割分担させることもあるかもしれません。そんなとき、与えられたリソースで最高の仕事をするのがプロジェクトマネージャーの仕事です。
チーム作りの初期段階から、多様性を重視する必要があることを心に留めておいてください。多様性のあるチームでは、誰もが自分のユニークな職業や個人的な経験を活かして、より成功するプロジェクトに貢献することができるのです。
これを効果的に行うには、チームビルディングの初期段階において、チームメンバー間の信頼関係を構築するために時間を割くことが重要です。お互いを理解しているチームメンバーは、互いを信頼し、異なる視点を安心して共有したり、競合する視点を提供したりすることができます。
プロジェクト内役割を定義する
プロジェクトスポンサー
プロジェクトの責任者であり、プロジェクトが合意した価値をビジネスに提供することを保証する人である。プロジェクトの全過程において、重要なリーダーシップを発揮する。プロジェクトに資金を提供することもあります。スポンサーは、おそらくマネージャーや主要なステークホルダーと直接コミュニケーションをとることになるでしょう。
チームメンバー
運営の中心的存在です。彼らは、日々の仕事をこなし、プロジェクトを実現する人たちです。
顧客・ユーザー
顧客は、成功裏に着地したプロジェクトから何らかの価値を得る人たちである。プロジェクトは顧客に有用なものを提供することを目的としているので、通常、顧客のニーズがプロジェクトの要件を定義する。顧客はプロジェクトの買い手と考えることができる。
あるプロジェクトでは、顧客とユーザーの両方が存在する状況があり、この2つを区別する必要があります。簡単に言うと、ユーザーとは、あなたのプロジェクトが生み出す製品を最終的に使用する人たちのことです。
例えば、あるソフトウェア会社が、インスタントメッセージのアプリケーションでチーム間のコミュニケーションを可能にするソフトウェアを開発しました。
- このソフトウェアを購入したのは企業ABCであり、彼らは顧客である。
- ユーザーは、インスタントメッセージアプリケーションを毎日使用する企業ABC内のすべての人たちです。
ステークホルダー
プロジェクトに関わるすべての人、つまりプロジェクトの成功に既得権を持つ人たちです。
- 一次ステークホルダー: プロジェクトの完了によって直接利益を得ることを期待する人々
- 二次ステークホルダー: 仲介的な役割を果たし、プロジェクトによって間接的に影響を受ける人々
二次的なステークホルダーは、請負業者や協力会社のメンバーかもしれませんが、一次的なステークホルダーも二次的なステークホルダーも、プロジェクトマネージャーがプロジェクトのゴールと成果を定義するのに役立ちます。
プロジェクトマネージャー
プロジェクト全体を計画、組織、監督する人物です。それがあなたです。