はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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プロジェクトクロージングとは
プロジェクトクロージングは、プロジェクト、現在のフェーズ、契約上の義務を正式に完了するために行われるプロセスで構成されています。まず知っておいていただきたいのは、プロジェクトの完了（done）とクロージングは別物 だということです。プロジェクトが終了したからといって、クローズになるわけではありません。
- レストランで言えば、食事を注文して食べ終わったからと言って、食事が終わったことにはならない。会計を済ませてから店を出なければならない。プロジェクトも同じです。
プロジェクトクロージングの３つの基準
プロジェクトの終了には、3つの基準があります。
1.すべての作業が終了したことを保証すること
タスクの1つが見落とされている可能性があります。
レトロスペクティブでは、すべての作業が完了したことを二重三重に確認することで、後でプロジェクトを見直す必要がないようにします。
２．合意されたプロジェクト管理のプロセスを確実に実行すること
時々、管理的なタスクが見落とされることがあります。タスク自体は終わっていても、その後に行うべき手続きや管理業務が抜けていることがあります。
- 例えば、契約書へのサインや手続きなど
3.ステークホルダーからプロジェクトが終了したことを正式に認めてもらうこと
すべてのステークホルダーからプロジェクト終了の正式な承認が得られないと、特定のステークホルダーがまだプロジェクトが進行中だと思い込んでしまい、調整を要求してくる可能性があります。これは、チームのさまざまなメンバーに影響を与える可能性があります。
- 例えば、契約しているWeb開発者が、このプロジェクトがまだ有効だと考えている場合、彼らはまだこのプロジェクトに時間を割き、作業時間すら請求しているかもしれません。それは無駄なコストを意味します。
チームへの悪影響
もし、プロジェクトが終了していなければ、チームの努力、時間、信用に悪影響が出るかもしれません。チームへの悪影響を避けるために、いくつかのタイプのプロジェクトについて知り、これを避けたいものです。
終わらないプロジェクト
終わらないプロジェクトとは、何らかの理由でプロジェクトの成果物やタスクが完成しないことです。
例えば、次の場合などに起こります。
- タスクを完了するのに必要なスキルを持たないチームメンバーにタスクが委ねられた。
- 締め切りが適切に伝えられなかった。
- ユーザー受け入れテストで起動を阻害するバグが多発した。
- 要件を満たしているにもかかわらずクライアントが満足しない。
プロジェクトのスコープを守ることに特に注意を払えば、プロジェクトを成功裏に終わらせることができる可能性が高くなります。もし、顧客がこのプロジェクトが提供する予定以上のものを求めていると感じたら、後続のプロジェクトにコミットし、現在のプロジェクトを終了させることが最良の選択かもしれません。
見捨てられたプロジェクト
見捨てられたプロジェクトは、プロジェクトの成果物の受け渡しが不十分な場合に発生する。基本的に、最終的な成果物が顧客の手元に届くことはない。製品を作っても、それをマーケティングや販売することができないのでは意味がない。顧客に満足してもらい、プロジェクトを適切に終了させるためには、適切なハンドオフや成果物の移行を確保するための計画を立てることが重要です。
ケーススタディ：Tilly’s Toys
プロジェクトが適切に終了していない場合に何が起こるかをより良く理解するために、考えられるシナリオを検証してみましょう。
小さな子供向け玩具メーカーである Tilly's Toys は、子供が数の認識、数え方、足し算を学べるように、話したり歌を歌ったりする新しい対話型貯金箱を開発しました。
以下は、プロジェクトを適切に終了させなかった結果、発生したいくつかの過失である。
#1: すべての作業が完了したわけではなかった
- 何が起こったのか: Tilly's Toys が梱包業者から最終的なおもちゃの箱を受け取ったとき、おもちゃには小さな部品が含まれており、3歳未満の子供が使用しないようにという安全免責事項が含まれていないことに気づきました。この免責事項のデザインは、当初の作業指示書に含まれていたのですが、完成には至りませんでした。
- 組織への影響: 免責事項の欠落が発覚したとき、Tilly's Toysは作成された箱を一切使用することができなくなりました。パッケージャーに免責事項を含む新しい箱を作らせるために、多額の費用が発生しました。また、箱を作り直さなければならないため、ホリデーシーズン前に店頭に並べるはずだった当初の発売日に間に合わなくなった。この見落としのために、会社は追加収入を失い、プロジェクトのタイムラインとリソースが延長されました。
#2: 組織は、合意された重要なプロジェクト管理プロセスを完了しなかった
- 何が起こったか: 玩具店の地域チェーンであるTilly's Toysの顧客は、プロジェクトに携わるすべての請負業者に秘密保持契約（NDA）に署名するよう要求しました。そのNDAには、請負業者は発売日までその玩具に関するいかなる情報も開示しないことが明記されていました。しかし、この玩具を審査するために契約した教育専門家の一人は、このNDAの締結を受けることはありませんでした。この重要な書類を受け取らず、また署名もせず、その請負業者は発売日の数カ月前にソーシャルメディアに新しい玩具について投稿した。
- 組織への影響: おもちゃの発売前に情報を公開したことは、Tilly's Toysとその顧客との間の契約違反となります。この違反により、Tilly's Toysは重大な法的リスクにさらされました。
#3: ステークホルダーとプロジェクトマネージャーは、プロジェクトが完了したことを正式に認めたり同意しなかった
- 何が起こったのか: プロジェクトマネージャーであるエイムズは、おもちゃの開発期間中、顧客とおもちゃの目的についてコミュニケーションをとっていました。エイムズ氏は、これまでの見落としを修正し、チームがこのプロジェクトを終えたと判断すると、他のプロジェクトに参加させるためにチームを解放しました。その直後、お客様から玩具のデザインに加えたい変更点のリストが送られてきました。
- 組織への影響: エイムズ氏は、顧客に対して、デザイン上の要望を実現するには遅すぎることを伝えなければなりませんでした。お客様は不満に思い、将来は別の玩具メーカーを使うことを検討するかもしれないとエイムズに伝えました。
プロジェクト終了の見落としによる影響
プロジェクトの終結段階での見落としや手順の省略は、以下のような事態を招きます。
- 製品またはサービスの発売予定日に影響を与える。
- 組織が法的リスクにさらされる
- 組織に多大な財務的損失をもたらす。
- チームの信頼性、そしてあなたの信頼性が損なわれる。
- 顧客やクライアントとの関係を損なう。
プロジェクトクロージングは、しばしば省略され、プロジェクトマネージャーとその組織の両方に悪影響を及ぼします。このような問題を避けるために、プロジェクトのライフサイクルの他のフェーズと同じように、このフェーズも計画するようにしましょう。