はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
興味があれば、ぜひ "Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証" を受講してみてください。
調達とは
『調達とは、プロジェクトを完了するために必要なすべての材料、サービス、備品を入手すること』
また、ベンダーも調達する必要があります。ベンダーとは、必要不可欠な商品やサービスを提供する個人や企業のことです。したがって、ベンダー・マネジメントは、個人または企業の調達と考えることができます。
ベンダー管理とは
ベンダー管理は、ベンダーの調査や調達に含まれる活動を対象とする。
『ベンダー管理は、材料の代わりに、特定のサービスや人材を調達し、その関係を管理することを意味することが多い。』
人材の調達には、プロジェクトで使用する可能性のあるさまざまなパートナー企業を調査し、見積もりコストを入手することが含まれます。一般的にベンダーを利用するのは、社内にない専門的なスキルを提供する場合です。
ベンダー管理には、
- ベンダーの調達
- 見積もり
- ニーズに合ったベンダーの選定
- 契約交渉
- 納期設定
- パフォーマンス評価
- 支払い確認
などが含まれます。
調達のプロセス
調達のプロセスには、通常5つのステップがあります。
- 開始: プロジェクトの目標を達成するために、現在のリソース以外でどのような支援が必要になるかを定義する計画プロセスです。このステップでは、調達プロセスを通じて余分なリソースを得るためのケースも作成します。
- 選定: どのような備品が必要か、どのベンダーを通すかを決定します。
- 契約書作成: 契約書の作成、レビュー、署名が行われます。
- コントロール: 支払いを行い、品質を維持するための物流や要件を設定し、サービス契約が満たされていることを確認します。
- 完了: 調達の成功度を測定します。
1.開始
プロジェクトを計画する際に、仕事を遂行するためにどのような材料、資源、備品が必要かを把握します。このステップでは、どの品目を社内で調達し、どの品目を社外にアウトソーシングするかを決定します。外注する品目が決まったら、その品目の仕様、構成部品、品質測定、規格、特性などを、プロジェクトの要件と比較します。その結果、不要な機能を持つ品目が見つかるかもしれません。そのような不要な機能を特定できれば、その品目に何が必要で何が不要なのかが明確になり、トータルコストを削減できる可能性があります。
２．選定
プロジェクトに必要なものの概要が決まったら、これらのものを調達するベンダーを決定する必要があります。さまざまなベンダーやサプライヤーを調査し、評価し、希望するベンダーが時間通りに質の高い仕事を提供するという評判を得ているかどうかを調べるようにします。希望するベンダーやサプライヤーを特定したら、その製品やサービスについて詳しくインタビューします。
3.契約書作成
契約書の作成には、細部にまで注意を払う必要があるため、ベンダーのオファーに含まれる項目と除外項目に細心の注意を払いましょう。業者の提示する価格に含まれている項目の中には、自社で提供できるものがあるかもしれませんし、追加コストがかからないものもあります。
また、ベンダーが契約書を作成する場合もあります。この場合、契約書が明確かつ正確であるかどうかを慎重に確認することで、ベンダーから何を得られるかを正確に把握することができます。契約書が自社で作成された場合でも、ベンダーが作成した場合でも、契約書の内容が倫理的かつ合法的であることを確認するため、ほとんどの場合、法務およびコンプライアンスチームに相談することをお勧めします。
４．コントロール
調達プロセスは、契約書にサインをしたら終わりではありません。次のステップは、契約条件に従って業務が行われているかどうかを確認することです。各ベンダーのパフォーマンスと品質を定期的に確認する必要があります。ベンダーとコミュニケーションをとる際には、プロフェッショナルでありながら確固たる姿勢を保ち、プロジェクトのすべての要件が満たされていること、すべての主要なマイルストーンが期限内にコストで達成されていることを確認する必要があります。
ベンダーと良好な関係を築き、維持することは、チームとプロジェクト全体に利益をもたらします。このような関係を築いておけば、いざというときに調整や契約書の改訂がしやすくなります。定期的なチェックイン・ミーティングの実施など、一定の措置を講じることで、作業が計画通りに完了していることを確認することができます。
5.完了
調達プロセスの完了ステップでは、調達の成功を測定することになります。
- 材料は良い品質のものができたか？
- 労働契約上の問題はなかったか？
- ベンダーとの関係はどうだったのか？
このステップでは、学んだことを文書化することも重要です。将来、また同じようなプロジェクトに参加する可能性があります。調達プロセスがどのように行われたかをメモしておき、将来のプロジェクトでこの情報を活用できるようにしましょう。
アジャイルにおける調達管理
アジャイルの調達管理は、従来のアプローチに比べて、プロジェクトチームとエンドサプライヤーの両方と、より協調的に行われることが多い。これらの当事者間の関係に重きが置かれる。プロジェクトチーム全体が、調達すべきものを特定する上でより大きな役割を果たす。
アジャイル調達マネジメントでは、固定的な成果物に基づく契約を特徴とするのではなく、プロジェクトの評価に基づいて適応できる生きた契約を持つ傾向 がある。簡単に素早く動くという意味の「アジリティ」という言葉を思い浮かべていただければ、アジャイル調達は従来の調達手法よりも容易に変化することができると覚えていただければと思います。このプロセスでは、プロジェクトや成果物を繰り返しレビューし、一貫してフィードバックに対応します。
このような働き方をサプライヤーに伝え、このスタイルを理解してもらい、柔軟性を維持することに同意してもらうことが重要です。調達先と良好な関係を築くことは非常に重要です。プロジェクト期間中、何度も契約の再交渉が必要になる可能性があるため、これは非常に重要です。
従来の開発手法における調達管理
一方、従来の調達管理では、条件と成果物が明確な標準的な契約が重視される傾向があります。従来のアプローチでは、チーム全体が意見を述べるのではなく、プロジェクトマネージャーがエンドツーエンドの調達に責任を持つことがあります。
契約書は、固定された要件とサービスや成果物の包括的な詳細を含む、長くて広範な文書を特徴とする場合があります。これは、より厳格に見えるかもしれませんが、明確なワークストリームと納期の概要を示すという利点があります。こうすることで、不測の事態から保護され、予測不可能な変更に対して費用を支払う必要がなくなるかもしれません。
従来のアプローチでは、交渉のプロセスが少し厄介になることがあります。何か変化があったときに、必ずしも契約を再交渉する余地があるわけではないので、すべてのプロセスをもう一度やり直さなければならないかもしれません。そのため、従来のプロジェクトマネジメントのアプローチでは、できるだけ詳細に、交渉の段階に多くの時間をかける ことが非常に重要なのです。