はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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プロジェクトのスコープを管理する
スコープを管理することはゴール設定と密接に関係しています。例えば、スコープを再定義することでゴールが変わり、ゴールの修正でスコープが変わることがあります。
プロジェクトスコープの考え方は、プロジェクト全体を通して重要である。プロジェクトにはそれぞれ固有のゴールがありますが、プロジェクトマネージャーとしてのあなたの全体的なゴールは、スコープの合意事項に従ってプロジェクトを納品することです。これには、与えられた納期と承認された予算内にプロジェクトを納品することも含まれます。
しかし、これは言うほど簡単なことではありません。プロジェクトが進むにつれ、新たな課題、変化、要因が現れるたびに、妥協とトレードオフを繰り返す必要があります。
三つの制約モデル
チームメンバーが予定外のタスクを引き受けた場合、そのタスクに費やした時間以上のものが失われることになります。スコープ変更が許容できるかどうか、どのような影響を与えるかを判断するために、プロジェクトマネージャーは通常、三つの制約モデルを参照します。
三つの制約モデルとは、あらゆるプロジェクトの最も大きな制約である、以下を組み合わせたものです。
- スコープの制約
- 時間の制約
- コストの制約
- 時間とは、プロジェクトのスケジュールや納期を指します。
- コストとは、予算、リソース、プロジェクトに携わる人たちのことである。
『時間とコストは、スコープと並行して慎重に管理されなければならない。』
この3つはすべてリンクしており、1つを変更すれば、他のものにも影響が及ぶというわけではありません。一方を変更すると、他の2つの制約にどのような影響を与えるかを理解することが重要です。プロジェクトが進むにつれて、どのようなトレードオフを許容するかを検討することが重要です。
これを成功させるためには、プロジェクトの優先順位を明確に理解する必要があります。スコープ、時間、コストに関して、何が最も重要かを知っておく必要があります。もし、守らなければならない期限が決まっているのであれば、その期限を過ぎてしまうようなスコープの変更は制限する必要があります。
トレードオフのシナリオ
シナリオ①
ある製品機能を向上させるための要望が出されました。製品に変更を加えることは、スコープ変更となります。予算は変えられないが、スケジュールを延長することは可能です。そこで、予算が増えない限り、スコープ変更の要求を受け入れて、タイムラインを延長することができます。
シナリオ②
スコープを変更せずに予算を削減する要求が出された。最終的な成果物は、あなた方全員が最初に合意したとおりの機能を備えている必要があります。もし、予算を減らして、スコープを維持するのであれば、タイムラインを延長する必要があるかもしれません。
シナリオ③
スケジュールを厳しくして早く終わらせたいが、予算は増やせないという要望があります。そのためには、スコープを変更する必要があります。最終的な結果は、当初の合意どおりにはなりませんが、要求どおり早く、予算内で納品できることになります。
結局のところ、三角形のどの要素がプロジェクトにおいて最も重要であるかの優先順位付けが重要なのです。