はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
興味があれば、ぜひ "Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証" を受講してみてください。
プロジェクトデータの価値
『データとは意思決定に役立つ事実の集合体』
プロジェクトマネージャーは、より良い意思決定、問題解決、パフォーマンスやプロセスの改善、ユーザーの理解などのために、日々データを活用することができます。
例えば、
- 顧客の購買パターンに関するデータがあれば、売れ筋の製品を特定することができ、サプライヤーに新製品を発注する際に、より良い判断ができます。また、このデータによって、ユーザーを深く理解し、製品の提供とパフォーマンスを向上させることができます。
- プロジェクトチームのデータを使って、プロセスを改善することもできます。例えば、チームに問題が発生した場合、プロジェクトトラッカーのデータから、完了したタスクの数、エスカレーションなどを分析することで、原因を突き止めることができます。そうすることで、プロセスを改善するためにどこに焦点を当てるべきか、十分な情報を得た上で判断することができます。
重要な分析、適用、実行を通じて、データはあらゆるプロジェクトを正しい方向へ導く強力なツールとなります。
プロジェクトデータを使って分析する
プロジェクトの測定基準を決めたら、その測定基準に従ってデータを分析し、パターンを見つけ、プロジェクトに関する疑問に答えます。このプロセスは「分析」と呼ばれ、データを使って質問に答え、関係を発見し、未知の結果を予測します。
データを分析するときは、以下の質問を考えます。
- 測定基準はあなたにとって何を意味するのか？
- 選択した測定基準をどのように使用したいのか？
- プロジェクトについて予測するためのパターンを見つけることができるか？
- プロジェクトの特定の側面を改善または最適化する方法を見出すことができるか？
- プロジェクトのデータからどのような教訓を得ることができますか？
プロジェクトメトリクス
『メトリックスは、ビジネス目標を追跡し、評価するために使用される定量化可能な測定値』
生産性メトリクス
『生産性メトリクスは、プロジェクトの有効性と効率性を追跡することができる』
一定期間内に完了したタスクやマイルストーンの数
- 時間通りに完了したタスクの割合はどれくらいか？
- 通常どれくらいの時間がかかっているのか？
- 時間通りに完了しなかったタスクがある場合、すべてのタスクを完了するまでに予想よりどのくらい時間がかかったか？
期限内に完了する率は、顧客やステークホルダーにプロジェクトの進捗状況や、特定の成果物がいつ頃出来上がるかを説明するのに役立ちます。
- プロジェクトの完了率が高ければ、完了目標を達成するために良い仕事をしていることを意味します。
- 完了率が低い場合は、納期が遅れていることを意味します。
データを分析することで、新しいプロセスの改善や導入、プロジェクトの範囲、複雑さ、スケジュールの見積もり方法の再検討などの意思決定を行うことができます。
期間（作業にかかる時間）
タスクやマイルストーンの設定や評価、プロジェクトの期限を守れるかどうかの判断に役立ちます。タスクの期間を記録することで、プロジェクトのタイムラインの見積もり精度を向上させることができます。このデータは、時間、日、週、月、そして時には年単位に分解されます。
予測
現在の情報を分析して将来の結果を予測し、生産性の傾向、プロジェクト期間、コスト、パフォーマンス、または品質に関する予測を行うことができます。このようなデータを活用することで、プロジェクトとそのリソースを積極的に管理し、長期にわたる予測の精度を測定することができます。
例えば、チームの全体的なパフォーマンスやベロシティを分析することで、チームはタスクやマイルストーンを完了しているのか、といった質問に答えることができます。チームは何パーセントのタスクを時間通りに終えているか？未来を予測することは不可能かもしれませんが、未来をよりよく理解し、予測を立てる方法を洗練させることは、達成可能であり、価値のあることです。
品質メトリクス
『品質メトリクスは、許容できる結果を達成することに関するもの』
変更
変更は、プロジェクトの初期要件との矛盾を示す。 このような問題を解決するために、変更ログを作成します。変更ログを使用して、これらの変更の記録を保持することは、何かが長い時間を要している理由や予想以上のコストについて利害関係者と通信するための便利なツールです。変更ログは、プロジェクトにおける注目すべきすべての変更の記録である。
課題
タスクの完了に影響を与える可能性のある課題で、多くの場合、変更につながるものです。変更と課題の数を記録することで、パターンを特定し、プロセスを改善し、プロジェクトに関する情報をステークホルダーと共有することができます。
予算の差異
プロジェクトに費やされた実際の金額と、プロジェクトに課された予算との差です。このデータは、時間をかけて、プロジェクトの予算をどの程度見積もっているかを理解するのに役立ちます。
- 差異が少ないということは、プロジェクトの予算を正確に見積もっていることを意味します。
- 分散が大きい場合は、見積もりプロセスを見直す必要があります。
予算のコストを過少または過大に見積もっている可能性があり、また、費用を効果的に追跡できていない可能性もあります。
品質に関連するメトリクス
ハピネスメトリクス（品質に関連）
『製品やサービスに対するユーザーの全体的な満足度のさまざまな側面に関連する測定基準』
Googleのプロジェクトマネージャーは、品質にも関連するハピネスメトリクスと呼ばれるメトリクスのサブセットを使用しています。
測定基準には、
- 視覚的な魅力
- 推薦する可能性
- 使いやすさ
などが含まれます。
一般に、
- 適切に設計された調査
- 発生した収益
- 顧客維持率
- 製品返品
を追跡することによって、把握できます。
顧客満足度スコア
ユーザーの態度、満足度、使いやすさの実感を反映したものです。これらのスコアは、プロジェクトがどの程度目的を達成し、どの程度顧客や関係者のニーズを満たしたかを測定する。顧客満足度スコアは、一般に、いくつかの異なる幸福の指標の合計である複合指標を表します。
例えば、満足度調査において、お客様が
- 製品の外観：6/10
- 使いやすさ：67/10
- 勧めたい、また使いたいと思う：8/10
と個別に評価したとします。その場合、
- 総合的な顧客満足度：7/10
採用・導入率
- 製品、サービス、またはプロセスが受け入れられ、使用されるかどうかを意味します。
- 人々が招待を受け入れて会場に来たかどうかを明らかにします。
エンゲージメント
- 使用頻度、使用時間、使用範囲など、その製品がどの程度使用されているかを意味します。
- 人々がパーティでどれだけ活動したか（活動に参加したか、他の参加者と交流したか、友人を誘ったか、どれくらい滞在したか）を示します。
- デザイン機能の1日の使用率や、注文や顧客とのインタラクションの追跡などがあります。