はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
興味があれば、ぜひ "Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証" を受講してみてください。
時間見積もりを行う
プロジェクトマネージャーは、すべてのタスクを完了させる責任を負っているわけではありません。そのタスクを特定し、割り当て、そして完了するまでにかかる時間を見積もることです。この見積もりによって、プロジェクト全体のスケジュールが決まります。
では、どのようにタスクの所要時間を見積もるのでしょう？それは、チームの力を借ります。
2種類の見積もり
時間見積もり（Time estimation)
- タスクを完了するために必要な総時間を予測することです。
- タスクの開始から終了までの全体的な時間を指します。これには、非稼働時間も含まれます。
努力見積もり（Effort estimation)
- タスクを完了するために必要な能動的作業の量と難易度を予測するものです。
- 人がタスクの作業を完了するのにかかる時間を定量化する点で、時間の見積もりと異なる。
例えば、壁塗りの作業時間は30分と見積もられるかもしれませんが、時間は24時間と見積もられるかもしれません。これは、30分の塗装作業に加え、23時間半の非作業時間（乾燥時間）があるからです。
時間見積もりと努力見積もりの違いを理解することは、利用可能なリソースをより効率的に活用するために重要なことです。あるタスクにアイドルタイムが含まれている場合、チームメイトは事実上、他のことをすることができます。
上の例の塗装工は、壁が乾いている間に、郵便受けや窓枠の塗装など、他の作業をすることができます。
非現実的な見積もり
非現実的な工数見積もりは、プロジェクトのスケジュールにマイナスの影響を与えます。一般的に、タスクを完了するために必要な時間を過小評価すると、このようなことが起こります。
多くの場合、労力を過小評価する原因は、楽観主義にあります。楽観的なのは、プロジェクトマネージャーにとって素晴らしい特性である。しかし、楽観的すぎると、潜在的なリスクを見落としてしまい、計画が予定より遅れてしまう可能性があります。タスクは計画通りに進むと楽観的に考えたいところだが、挫折する可能性は常にある。
現実的な見積もり
では、非現実的な工数見積もりをしないようにするには、どうすればよいのでしょうか。それは、 各タスクを担当するチームメイトとコミュニケーションをとる ことです。チームメイトは、そのタスクを完了するために必要な作業量を最も現実的に理解しており、最適な見積もりを提示してくれるはずです。
ただし、タスクの所有者は、タスクを完了するために必要な時間について最も強い感覚を持っている傾向がありますが、努力の見積もりはあくまで見積もりであり、時にはその見積もりは正確でないことがあります。
幸いなことに、バッファと呼ばれる便利なツールがあり、計画段階で使用することで、不正確な工数見積もりを防ぐことができます。
『バッファとは、予期せぬ作業の遅れや遅延を考慮して、タスクやプロジェクトの最後に追加される余分な時間のこと』
バッファーは、時間や労力の見積もりが少し足りなくなった場合に備えて、ある程度の余裕を持たせることができるため、重要です。バッファがあれば、スケジュールに余裕を持たせることができ、どうしてもタスクの遅れが生じても、プロジェクトが軌道修正されることはないはずです。
2種類のバッファ
タスクバッファ
これは 『特定のタスクに追加される余分な時間』 を提供します。タスクバッファは、主にプロジェクトチームがコントロールできないタスクに使用します。
タスクバッファは、プロジェクトチームが コントロールできるタスクには、控えめに使用すべき です。たとえば、植物の成長にかかる時間のように、完了が困難なタスクや予測不可能な要素にのみバッファーを追加することができます。
プロジェクトバッファ
すべてのタスクにバッファを追加すると、プロジェクトのスケジュールが不必要に長くなり、あなたやあなたのチーム、そしてステークホルダーに非現実的なスケジュールを残すことになりかねません。そこで便利なのがプロジェクトバッファーです。
プロジェクトバッファは、タスクバッファとは異なり、 『プロジェクト全体のスケジュールに余分な時間』 を提供します。
すべてのタスクにバッファを追加するのではなく、プロジェクトスケジュールの最後にバッファとして余分な時間を追加することができます。そして、その余分な時間、例えば2〜3日を、プロジェクト全体を通して必要に応じて使うことができるのです。例えば、チームメイトがあちこちで締め切りに間に合わなかったとしても、プロジェクトバッファーがあれば、全体のスケジュールの中で、失われた時間を取り戻すためのスペースができます。
私は、Googleでの日々の仕事の中で、バッファーをよく使っています。例えば、最近Googleで行ったプロジェクトでは、コーディングは得意だが、締め切りに何度も遅れる新入社員と一緒に仕事をした。私は、彼らがテストを行うために十分なバッファ時間を与えていないことに気づきました。そこで私は、彼らの現在の仕事量やタスクの複雑さについて質問し、その回答に基づいて、彼らの仕事に関する洞察を深め、タスクにバッファーを追加する必要がある場所を特定することができるようになりました。最終的に私が目指しているのは、プロジェクトの現実的なスケジュールを確実に設定することです。もし、プロジェクトのゴールが予想より2ヶ月遅かったら、組織はそのプロジェクトを成功とは見なさないかもしれません。
ケーススタディ
不正確な時間見積もりがプロジェクトにどのような影響を与えるか、次のケーススタディで考えてみましょう。
シナリオ
Kendraは、新しいプロジェクトでプロジェクト・マネージャーの役割を獲得したところです。競争率の高い入札で、会社もKendraもいい仕事をしようと意気込んでいる。
Kendraは、このプロジェクトのスケジュールがほとんど実行不可能であることにすぐに気づきました。しかし、これは彼女が初めて管理を任された大きなプロジェクトだった。そこでKendraは、無理なスケジュールであることを経営陣に知らせる代わりに、黙って、このプロジェクトを成功させる決意を固めた。プロジェクト完了までの時間が刻々と迫る中、彼女は企画段階を急ぎ、チームを動かしていった。Kendraは、チームや他の利害関係者から意見を聞くことなく、期限に間に合わせることだけを考えて、すべての計画文書を作成した。
チームミーティングで、Kendraは自分のプロジェクト計画をチームに発表した。早速、チームメンバーから、このスケジュールに対する懸念の声が上がりました。彼らは、自分たちの仕事を完了するのに十分な時間がないように感じ、タイムラインにはレビューのための十分な時間が組み込まれていないことを心配しました。Kendraは、チームの懸念を文書で伝えながらも、「とにかく早くやってしまえ」と指示した。
プロジェクトが進むにつれ、手戻り、未集計のタスク、チームメンバーのストレス、利害関係者の懸念などにより、スケジュールの遅れなどの問題に直面するようになった。最終的に、プロジェクトは納期を過ぎてしまった。後日、会社はどこが問題だったのかを振り返り、Kendraは多くの重要な教訓を得た。
ケーススタディを分析する
ここでは、Kendraが行ったプロジェクト計画プロセスを分解し、失敗した点と、チームを成功に導くための是正措置を確認しましょう。
Kendraは、プロジェクト開始直後から、このプロジェクトのタイムラインに問題があることを察知していた。しかし、彼女は、自分の懸念を裏付ける情報を集め、それを経営陣と共有する代わりに、この問題を自分の中に留めておくことにした。しかし、彼女はそのことを自分の胸にしまい込んでしまった。
もし、Kendraが時間をかけて慎重に計画を練っていたら、顧客に最高の製品を届けるために、より現実的なプロジェクト計画を立てることができたかもしれません。また、チームがプロジェクトの期限を守るために、時間を節約できる可能性のある活動も特定できたかもしれません。
チームと一緒に徹底的かつ慎重に計画を立てることで、Kendraは、次のような問題と解決策を事前に特定することができたかもしれません。
- タスクを排除する: 当初リストアップされたタスクは、すべて完了させる必要がなかった可能性があります。不必要な作業が追加されていたかもしれないし、それがなくてもチームはプロジェクトを完了できたかもしれない。
- チームの規模を大きくする: Kendraは、必要なリソースなしに実行しようとするのではなく、プロジェクトの早い段階でより多くのリソースを要求することで、潜在的なスケジュールリスクに対処することができたかもしれません。
- 活動の合理化: 並行して行える作業や、少なくとも順不同に行える作業があったかもしれません。
Kendraは、チームメンバー、同僚、経営陣を集め、プロジェクト計画の策定と見直しを行うべきでした。特に、提案されたプロジェクトのスケジュールを満たすことが困難であったことを考慮すると、その必要がありました。また、Kendraは、予定時間内にタスクを完了させる責任を負っているチームメンバーの懸念を払拭するための行動も取りませんでした
このケーススタディでは、プロジェクトマネージャーは、不注意な時間見積もりの結果、手戻りと予定外の作業が発生し、その反動に直面したのです。このように、プロジェクトで発生した時間的な問題を、柔軟に対応し、計画を修正することで、プロジェクトをより良い方向に導くことができるのです。