はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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開始フェーズの重要性
開始フェーズはプロジェクトの最初の段階ですから、それを正しく行うことは本当に重要です。
プロジェクトマネージャーとしてのあなたの責任は、ステークホルダーとの最初の話し合いに基づいて、
- プロジェクトの目標
- リソース
- その他の詳細
を特定することを支援することです。
開始フェーズは、ステークホルダーに適切な質問をし、調査を行い、リソースを決定し、プロジェクトの主要な構成要素を明確に文書化するための重要な時間である。こうすることで、プロジェクトのスコープを固めることができます。
もし、プロジェクトが適切に開始されないと、物事はあっという間にうまくいかなくなります。
例えば、
- プロジェクトの目標を十分に理解していないと、必要なリソースやプロジェクトにかかる時間を過小評価してしまうかもしれません。
- また、プロジェクトがどのような成功を収めるかについてステークホルダーと合意していない場合、自分は成功したと思っていても、ステークホルダーは目標を達成できなかったと思うかもしれません。
適切な質問を検討する
開始フェーズの段階で、ステークホルダーが同じ考えを持ち、明確にしておくことで、プロジェクト期間中、多くの時間と余分な労力を節約することができます。
また、プロジェクトの成果による利益がプロジェクトのコストを上回ることを確認することができます。
そのために、適切な質問を検討します。
プロジェクトのベネフィットを決定するために：
- このプロジェクトは、どのような価値を生み出すのか？
- このプロジェクトは、組織をどれだけ節約できるのか？
- 既存の顧客からどれだけの利益を得られるか？
- どれだけの時間が節約できるか？
- ユーザー体験はどのように改善されるのか？
プロジェクトのコストを決定するために：
- このプロジェクトにどれだけの時間を割かなければならないか？
- 1回限りのコストは？
- 継続的なコストは？
- 長期的なコストは？
プロジェクトの利益は、常にコストを上回るものでなければなりません。
開始フェーズの主要なコンポーネント
ゴール(Goals)
ゴールとは、『何を達成しようとしているのか』ということである。すべてのプロジェクトには明確なゴールがあるべきで、多くの場合、それはあなたの協力を得て、会社のシニアリーダーが決定します。
スコープ(Scope)
プロジェクトを完了させるために必要な作業を定義します。
成果物(Deliverables)
顧客、プロジェクトの目標達成のために、クライアント・プロジェクトスポンサーに対して、納品する製品やサービスのことです。
また、成果物には有形のものと無形（トレーニングなど）のものがあることを念頭に置いておくことが大切です。
成功基準(Success criteria)
プロジェクトが目標に到達するために、どれだけ成功したかを測るための基準です。
ステークホルダー(Stakeholders)
ステークホルダーは、開始フェーズを含むプロジェクトのすべての段階において、十分な情報に基づいた意思決定を行うための鍵になります。ステークホルダーとは、プロジェクトの完了と成功に関心を持ち、影響を受ける人々のことです。そのため、プロジェクトの目標、目的、成果物、成功基準を決定する際、アイデアの立案からその結果に対する期待値の概説に至るまで、しばしば重要な役割を担います。
開始フェーズでは、ステークホルダーのニーズを早い段階で把握することが重要です。また、次のフェーズに進む前に、すべてのステークホルダーがプロジェクトの目標や全体的なミッションに同意していることを確認するのもあなたの役割です。
リソース(Resources)
リソースとは一般的に、
- 予算
- 人材
- 資材
など、自由に使えるものを指します。
これらの項目について、早い段階から慎重に考えることが非常に重要です。プロジェクトに着手して、途中で資金や人手が足りないことに気づくのは、誰にとっても避けたいことです。
プロジェクト憲章（Project charters)
プロジェクト憲章とは、上記コンポーネントがすべて記載された文書である。
プロジェクト憲章を作成することで、整理され、何をしなければならないかの枠組みを設定し、それらの詳細を他の人に伝えることができるようになります。
プロジェクト憲章を作成したら、主要なステークホルダーと文書をレビューし、承認を得て、計画フェーズに移行します。