はじめに
本記事は、Googleデータアナリティクスのプロフェッショナル認定証のプログラムより、参照させて頂いています。興味を持った方は、是非受講してみてください。
ステークホルダーの期待値が なぜ重要なのか
ステークホルダーとは、 あなたがデータアナリストとして 取り組んでいるプロジェクトに 関心を持ち、時間やリソースを 投資してきた人たちのことです。 つまり、あなたがしていることについて 利害関係がある人たちのことです。 彼らは彼らのニーズを満たすために あなたの仕事を 必要としているとも言えるでしょう。 だからこそ、あなたの仕事が 彼らのニーズと 合っているかどうか確認し、 チーム内のすべてのステークホルダーと 効果的にコミュニケーションを取ることが 重要なのです。
多くのステークホルダーは、 プロジェクトの目標や その目標に到達するために必要なもの、 課題や懸案事項などについて 話し合いたいと考えます。 これは良いことです。 このような会話を通して、 あなたの仕事に対する 信頼と自信を築くことができます。
チーム全体のニーズと 期待値との バランスをとる
ここで、複数のチームメンバーが 参加するプロジェクトの例から、 プロジェクトのゴールに たどり着くために、 各メンバーそれぞれがあなたに 求めるものを探ってみましょう。
あなたは、ある企業の人事部で データアナリストとして働いています。
この会社では、 従業員が会社を辞める割合、 すなわち「離職率」が 上昇しています。
- 人事部は その理由を知りたいと考えており、 解決策を見出すために あなたの協力を必要としています。 この企業の人事部長は、 退職する従業員に共通する傾向を特定し、 従業員の生産性とエンゲージメントに 関連性があるかどうかを 確認したいようです。 データアナリストとして、 あなたに求められる仕事は、 人事部の疑問に焦点を当て、 それに対する答えを見つけることです。 しかし、人事部長は多忙で 日々の業務には手が回らなかったり、 直接の担当者ではなかったりするでしょう。
- このタスクでは、 定期的に報告するのは プロジェクトマネージャーになるでしょう。 プロジェクトマネージャーは、 プロジェクトの計画・実行担当者です。 プロジェクトマネージャーの仕事は、 プロジェクトを軌道に乗せ、 チーム全体の進捗を把握することです。 あなたはプロジェクトマネージャーに 定期的に報告を行い、 プロジェクトの成功のために必要なことや、 今起きている問題などを共有します。
- 他のチームメンバーと 仕事をすることもあります。 例えば、人事担当者は 従業員に関するデータを 効果的に収集する方法を 設計するために、 あなたが使用する指標を 理解しておく必要があります。
- また、 異なるデータの側面をカバーする 他のデータアナリストと一緒に 仕事をすることもあるでしょう。
プロジェクトのステークホルダーや チームメンバーを把握することは、 非常に重要です。 そうすることで、 彼らと効果的にコミュニケーションをとり、 彼らそれぞれがプロジェクトにおいて 役割を果たせるべく 必要なものを提供できるようになります。 あなたも含め全員が、課題に対する 重要なインサイトを 会社に提供するために 力を合わせるのです。
先ほどの例に戻りましょう。 会社のデータを分析すると、
入社後 13 ヶ月を過ぎたあたりから 従業員のエンゲージメントや パフォーマンスが低下している。
ことが わかりました。 従業員がやる気をなくしたり、 帰属意識を見出せくなったりして、 数ヶ月で 辞めてしまうということのようです。 また、採用データに焦点を当てた 別のアナリストは、
1 年半ほど前に 採用が大幅に増加した
ことを 共有してくれました。 この情報を チームメンバーや ステークホルダー全員に伝えたところ、 この情報をどう人事部長に伝えるべきか フィードバックをくれました。
最終的に人事部長は、
入社 12 ヶ月を迎えようとしている 従業員に対して、 従業員に対して、 マネージャーによる 綿密な確認を行うことにしました。
その結果、13 ヶ月目からの離職率を 下げることができました。 これは、チーム全体のニーズと 期待値との バランスをとる方法の一例です。
データアナリストとして取り組む 多くのプロジェクトで プロジェクトを成功させるためには 人事部長から同僚のデータアナリストまで、 チーム内のさまざまな人を 気にかけ、コミュニケーションを取る 必要があると気づくでしょう。 ステークホルダーの期待値を 確認することで、 プロジェクトの目標を理解し、 チーム全体でより効果的に コミュニケーションが取れるだけでなく、 あなたの仕事に対する 信頼を得ることもできます。
重要なことに集中するために
データアナリストとして、 すべての人のニーズの バランスを取ろうとすると 時に少し混乱してしまうかもしれません。 しかし、雑念を取り除き、 目的に集中することが、 あなたの仕事でもあります。 大切なのは、重要なことに集中し、 気を散らさないことです。 データアナリストは、 さまざまな人と複数のプロジェクトを 進めることになりますが、 どのようなプロジェクトであっても、 3 つのことに意識を向けていけば 仕事を遂行できます。
これらのことを、 先のプロジェクトの例に 当てはめてみましょう。
1.メインのステークホルダーと サブのステークホルダーは誰か
- このプロジェクトの メインのステークホルダーは、 おそらく人事部長です。 プロジェクトの成果を利用して、 会社の方針について 新しい決定を下すことを 望んでいる人でしょう。
- また、あなたは プロジェクトマネージャーやチームメンバー あるいはあなたの仕事を 頼りにしている 他のデータアナリストにも、 最新情報を提供するでしょう。 これらは、サブの ステークホルダーです。
プロジェクトの初期段階で、 ステークホルダーとその目標を 確認する時間をとりましょう。 そして、チーム内の他のメンバーと その役割を確認します。
2.誰がデータを管理するのか
例えば、あなたはこのプロジェクトで 他のアナリストと一緒に仕事をします。 全員がデータアナリストでも、 プロジェクト内で異なるデータを 管理することもあるでしょう。 実際にこの例の中では、 別のデータアナリストが 会社の採用データの管理を 担当していました。 18 ヶ月前に大量採用をしていたという 彼らのインサイトは、あなたの分析の 重要なカギでもありました。 もし、この担当者と コミュニケーションをしていなければ 採用データの収集や分析に 一人で時間をかけてしまったり、 分析に入ることさえ まったくできなかったかもしれません。 そうではなく、別のデータアナリストに 目的を伝えることで、 既存の業務分担で 分析をより充実させることが できたのです。 誰がデータを管理しているのかを 理解することで、 より生産的に時間を使うことができます。
3.助けが必要なときに 誰に頼るべきか
これは、どんなプロジェクトであっても 早い段階で知っておくべきことです。 タスクを完了させるまでの過程で 壁にぶつかったとき、 その壁を取り除くために 最適な立場の人が必要となるはずです。 誰が助けてくれるのかがわかれば、 プロジェクトの他のことで悩む時間が減り、 本来の目的により集中できます。 では、 このプロジェクトで問題が発生した場合、 誰に相談すればいいのでしょうか？
プロジェクトマネージャーは プロジェクトのタイムラインを管理し、 指示やリソースを提供したり 効率的なワークフローを設定したりして、 あなたやあなたの仕事をサポートします。 彼らは、あなたや他のメンバーが 何をしているかを知っていて、 プロジェクトの全体像を 把握しています。 問題に直面したとき、 彼らは大いに助けになります。 従業員の離職率の例で 従業員の離職に関する調査データに アクセスする必要がある といったような場合に、 アクセスする承認を得るのに 苦戦しているなら、 プロジェクトマネージャーに相談し、 問題を取り除いてもらって、 プロジェクトを前進させましょう。
ステークホルダーの期待値とプロジェクトの実現可能性のバランス
あなたは保険会社の プロジェクトに携わっています。 この会社では、 軽度の交通事故の原因を特定し、 より安全な運転を促す 教材を開発したいと考えています。 そこでまず、いくつかの問いかけに対する 答えを得る必要があります。
- どのような運転習慣を データセットに含めるのか？
- どのようにデータを収集するのか？
- 分析に使用するデータの収集、クリーニング にはどれくらい時間がかかるか？
などです。 問いかけに答えるには、ステークホルダーと 明確にコミュニケーションをとり、 プロジェクトの妥当かつ 現実的なスケジュールを あなたと、あなたのチーム間で 設定することが求められます。 ステークホルダーには、 「すぐにでも、問題なく完成させます」と 言いたくなるかもしれません。 しかし現実的スケジュールを設定することは、 長い目で見れば、あなたにとっても有益です。 ステークホルダーは、 いつまでに何をすればいいのかがわかりますし、 無理な約束をしてしまったがために、 納期に間に合わなくなることもありません。 プロジェクトを始めるにあたり、 プロジェクトのさまざまなフェーズと そのおおよその開始日を記載した 大まかなスケジュールを送るとよいでしょう。 この場合、あなたとチームは、 分析の完了と提案に 3 週間必要であることを 確認するとともに、 ステークホルダーがそれに応じて 計画を立てられるよう、その旨を知らせます。
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さて、プロジェクトが進むにつれて、 ある問題にぶつかりました。 運転手は車内での電話使用データの 共有は同意していましたが、 データソースによって GPS の使用も 含むものとそうでないものがあると気づきました。 このような場合、 データの処理とクリーニングに時間がかかり、 プロジェクトのマイルストーンが 遅れる可能性があります。 プロジェクトマネージャーに報告し、 ステークホルダーに提示するための 新しいタイムラインを 作成することも必要でしょう。 このような問題は、 早い段階で発見できればできるほどよいのです。 早期発見できれば、ステークホルダーは できるだけ早く必要な変更を行えるからです。
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また、ステークホルダーが 車種や年式を変数に加えたい、と言ってきたら これまで構築したモデルをどう変更する 必要があるか、 期限までに追加できるのか、 その他障害についても ステークホルダーに伝え、 この段階で変更する価値があるかどうかを 判断してもらわなければなりません。 その際は、プロジェクトのスケジュール変更や モデル変更についての レポートを作成しましょう。 変更に伴う長所と短所を まとめるのもよいでしょう。
ステークホルダーの目標達成を 手助けしたいところですが、 プロジェクトのどの段階でも現実的な期待値を設定することが重要です。 これには、ある程度のバランスが必要です。 チームメンバーやステークホルダーの ニーズのバランスだけでなく さらに ステークホルダーの期待値と プロジェクト、リソース、制限の中で 実現可能なことの バランスをとる ことも求められます。 だからこそ、現実的かつ客観的に、 明確に伝えることが重要なのです。 そうすることで、ステークホルダーは タイムラインを理解し、 その目標達成に 自信を持つことができます。