はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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プロジェクト管理のためツール
プロジェクトマネージャーにとって、ツールはプロジェクトの進捗を管理するために必要不可欠なものであり、プロジェクト全体を通して常に意識しておくことが重要です。
効果的なコミュニケーションとトラッキングは、プロジェクトマネージャーの日常的な責任の大部分を占めていることを忘れないでください。
ツールは、ステークホルダーを含むすべての人のための可視性と透明性を向上させます。タスク、成果物、マイルストーンの進捗管理など、さまざまなツールを使って、さまざまなことを実現することができます。また、予算管理、便利な図表の作成、契約やライセンスの管理、利害関係者への情報提供など、さまざまな場面でツールを活用することができます。
ツールには、次のようなものがあります。プロジェクトのニーズに合わせて選択することが重要です。
- デジタルなスプレッドシートやドキュメントのような単純なもの
- 作業管理ソフトウェアのような高度なもの
注意しなければならないのは、高機能なツールを選んだ場合、チームメイトや関係者がそのツールに慣れるまでに時間がかかるということです。
- 小規模なプロジェクトでは、それがかえって面倒になるかもしれません。ですから、小規模なプロジェクトでは、わかりやすいツールの方が効果的かもしれません。
- しかし、プロジェクトが大きな範囲に及ぶ場合、より洗練されたプロジェクト管理ツールを学び、最終的にはそれを使って仕事をすることは、チームの時間的な価値があるかもしれません。
- また、使用するツールの種類を選択できない場合もあることを念頭に置いておく必要があります。もし、組織がすでに特定のツールを使うことを決めているのであれば、彼らが与えてくれるものを使って仕事をする必要があります。柔軟性を保つことが重要なのです。
新しいツールを導入する場合
新しいツールを導入する前に、その変更が本当にプロジェクトに役立つのか、プロジェクト関係者がこの変更の利点を理解していることを確認する必要があります。特に、この新しいツールが既存のツールに取って代わる場合は、あなたがそのツールを理解し、その能力を評価したことをチームメイトや関係者に示すことが、信頼を築くのに役立ちます。また、時間をかけてチームメンバーに新しいツールを紹介することで、プロジェクトの成功だけでなく、チームの利益を最優先に考えていることを示すことができます。
その変更が自分たちの日常生活や仕事のやり方に直接影響を与えるものである場合、人々は変化を受け入れるのが難しいのです。「変化には抵抗がある」ことを考慮しておいてください。
ここでは、新しいツールの導入を成功させるための重要な検討事項とカギを紹介します。
可能であれば、ツールについて早い段階で頻繁に議論する。
チームは、新しい変化に驚かないようにしなければなりません。できるだけ早く、その変更が来ることを知らせるようにします。そうすることで、新しいツールの導入や移行の準備をすることができます。
主要なステークホルダーからフィードバックを求めましょう。
彼らの専門知識を求めずに見落としていた機能について、素晴らしいフィードバックが得られるかもしれません。機能についての意見を求めたり、優先順位の高い順に機能を挙げてもらったりすることで、このようなフィードバックを得ることができます。重要なのは、ステークホルダーがフィードバックを提供する機会を設け、そのフィードバックを次のステップに反映できるようにすることです。
プロジェクト管理ツールの最終決定が近づいたら、主要なステークホルダーをデモに参加させる。
製品をテストしてもらったり、トライアル版に申し込んでもらったりすることで、主要なステークホルダーの納得感を高めることができます。また、そのツールが実際に期待に応え、プロジェクトに有意義な変化をもたらすかどうかを確認することも重要です。ツールを展開する前に、チームから主要なユーザーを引き抜いてテストし、慣れてもらうとよいでしょう。そうすることで、チームはあなたの計画に賛同し、事前に懸念事項を話し合うことができます。また、将来のトレーニング、支援、および実装のために、社内の専門家を強調することができます。
チームに導入する前に、ツールが完全に機能することを確認する。
可能な限り、問題がある場合は、ツールの導入を控える。すべてのユーザーがツールにアクセスできることを確認する。チームのメンバーは、想定された機能を満たさないツールに抵抗を感じるかもしれないことを心に留めておいてください。これは、導入と受容にかなり大きな影響を与えるので、最高のツールを前面に出してください。
チームに実際に使ってもらう前に、必要に応じてツールのトレーニングを設定してください。 人によって使いやすいツールは違います。各メンバーのニーズが満たされるようにするのが、プロジェクトマネージャーの仕事です。また、トレーニングを設定することで、第一印象が良くなり、生産性が向上し、より早く、より成功裏に導入・受容されることに繋がります。
もし時間が許すなら、既存のツールを交換する場合、移行期間を計画することです。この期間、両方のツールを使用できるようにするのが一般的です。既存のツールは、いずれは「サンセット」（引退）させる必要がありますが、古いツールと新しいツールの間に移行期間を設けることで、関係者やチームメンバーが安心して新しいツールに慣れる時間を確保することができます。
ツールの紹介
- スケジュール管理・作業管理ソフト
- asana
- Jira
- 生産性向上ツール
- Microsoft Word、Google Doc（プロジェクト憲章など）
- Googleスプレットシート（RACIチャート、プロジェクト計画、その他の図表など）
- Microsoft PowerPoint、Keynote、Google Slides（プレゼンテーションなど）
- コラボレーションツール
- Slack
- Chatwork
- Microsoft Teams