はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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ガントチャートとは
良いプロジェクト計画とは、プロジェクトのすべてのタスクとその所有者、そしていつまでに完了させなければならないかを記した明確なスケジュールを指します。プロジェクトのスケジュールが決まったら、スプレッドシートやAsanaなどのツールを使って、そのスケジュールを中心にしっかりとした計画を立てることができます。これらのツールの前に、プロジェクトスケジュールの作成について説明しましょう。
プロジェクトのスケジュールを作成するのに便利なツールはたくさんありますが、ここではGoogleで時々使っているガントチャートと呼ばれるものに焦点を当てましょう。
『ガントチャートとは、プロジェクトのスケジュールを示す横長の棒グラフのこと』
では、なぜプロジェクトマネジメントに携わる人たちがこのチャートを重宝したのだろうか。それは、プロジェクトのタスクを視覚的に表現し、誰がそのタスクの責任を負うのか、いつまでにそのタスクが完了するのかを明確に示したものだからです。多くの人にとって、指示書に基づいた視覚的な補助は、自分がすべき仕事、それをいつまでに完了させるか、個々の仕事がプロジェクトの他の仕事とどのように関連しているかを理解し、総合的に判断するのに役立つ方法となるのです。ガントチャートは、ほとんどカレンダーに似ています。各タスクの開始日と終了日が表示され、それぞれのタスクにどれだけの時間が割かれているかがバーで表示されます。
ガントチャートの項目
- タスクのタイトル
- タスクの所有者
- 開始日
- 期限
- 期間
- タスクの完了率
これらは、WBSで事前に特定したタスクとマイルストーンをリストアップするのに最適な場所です。
- プロジェクトを最初から最後まで完了するのに必要な週数
- 特定のタスクが実行される日付を表す棒グラフが表示されます。とてもすっきりしているでしょう？
スプレットシートを使う
プロジェクトのすべての文書を1つのスプレッドシートで管理することで、時間を節約し、全員が整理され、情報を求めて電子メールを検索する負担を軽減することができます。あるいは、デジタル文書を使って、すべての関連文書をリンクさせることもできます。
プロジェクトスケジュールはプロジェクト計画の中心的な要素ですが、スプレッドシートの別のタブに、
- RACIチャート
- プロジェクトチャーター
など、計画に含めたい他のドキュメントを格納したり、リンクさせたりすることができます。また、
- リスクマネジメント
- コミュニケーション
に関する計画もここに含めることができます。
単純なプロジェクトであれば、表やタスクのリスト、所有者、期日、他の関連する計画文書へのリンクなどが記載されたデジタル文書の方が、チームの反応がよいかもしれません。あるいは、カードを使ってタスクの進捗を追跡し、視覚化するカンバンボードが最適かもしれません。
選択したツールが何であれ、計画にプロジェクトの目標、タスク、所有者、開始日と終了日、関連する計画文書が含まれていれば、全員が同じ見解を持つことができるようになるのです。