はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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WBS(Work Breakdown Structure）の定義
各マイルストーンに至るまでの多くのタスクを考慮する方法について説明します。これは、WBSを作成することで可能になります。
WBSは、『プロジェクトのマイルストーンとタスクを、完了すべき順に階層的に並べるツール』 です。
このツールは、プロジェクトという時に威圧的な課題を、より管理しやすい塊に分解するのに役立つからです。報告書の発行や会議の開催といった大きなプロジェクトも、そこに至るまでに必要な作業が段階的に分解され、プロジェクトの始まりから終わりまでの道筋が明確になれば、それほど大変なことではないように思われます。
WBSを設計する方法
一般的な方法の1つは、プロジェクトのタスクをツリー図にすることです。
WBSの作成手順
- プロジェクトの全体像を把握する。チーム内でブレーンストーミングを行い、主な成果物やマイルストーンをリストアップする。
- これらのマイルストーンを達成するために、実行する必要のあるタスクを特定します。
- これらのタスクを検討し、さらにサブタスクに分解する。
今後、プロジェクト管理を行う際には、プロジェクト全体のタスクをまとめたWBSを作成する可能性があることを覚えておいてください。WBSの作成は、プロジェクトのタスクを視覚化するのに有効ですが、このような図を正式なプロジェクトプランに含めることは通常ありません。代わりに、スプレッドシートや作業管理ソフトウェアに、特定したタスクを入力し、各タスクのオーナーをより簡単に割り当てることができます。
タスクを割り当てる
WBSを完成させ、スプレッドシートでタスクを整理すると、いくつかのことが明確になります。
- 各マイルストーンの上位に位置する、個別のプロジェクトタスクのセットがあるはずです。あなたとチームメイトは、最初のマイルストーンとその後のマイルストーンに到達するために、何が必要かを正確に把握することができます。
- これらのタスクをプロジェクトチームのメンバーに割り当てることができる状態になります。各メンバーは、自分が担当するタスクとそれを完了するための順序を明確に理解しているはずです。
では、どのようにタスクを割り当てるのでしょうか？
- タスクは、通常、プロジェクトにおける各人の役割に応じて割り当てられます。
- 時には、同じ種類の役割を担うチームメイトが複数いるチームもあります。同じ役割を持つ複数のチームメンバー間でタスクを割り当てるには、各人が目の前のタスクに精通していることを考慮するとよいでしょう。
タスクを割り当てるベストプラクティス
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各タスクを 動詞で始める とよいでしょう。
- 例）ウェブサイトのモックアップを作る
- 例）ウェブサイトに画像を追加する
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タスクを割り当てる際には、 タイムライン を設定します。誰がいつまでに何をするのかが明確になるように、各タスクには担当者と期限を追加してください。
- ミスコミュニケーションを防ぐために、 タスクの詳細 をできるだけ詳しく説明するようにしましょう。対応するファイルや添付ファイルにリンクすることできます。
タスクを割り当てるメリット
- プロジェクトの管理に集中できるようになります。このように、チームメイトが特定の仕事を担当することで、安心感を得ることができます。
- チームメンバーに個人的な責任感を持たせることができます。チームメイトにタスクを割り当てるということは、その人がそのタスクを完了するまで自分のものとして扱うという契約を結ぶということです。チームメンバーにオーナーシップを持たせることは、プロジェクトに参加しているという実感を高めるために重要です。また、自分自身を成長させる場にもなります。
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