はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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ソフトスキルとは
時間見積もり、努力見積もり、キャパシティプランニングは、すべてプロジェクトのスケジュールを作成するのに役立つテクニックです。この計画の中心は、あなたのチームです。スケジュール計画のプロセスでは、チームメイトと一緒に見積もりを集め、各人のキャパシティを考慮しながらスケジュールを組み立てていきます。この段階でチームメイトを巻き込むことは、とても意味のあることです。なぜなら、そのタスクを担当する人は、そのタスクを完了するのにかかる時間を最もよく理解しているからです。また、その仕事を引き受ける自分の能力についても、一番よく分かっているはずです。
しかし、このような会話は双方向の議論であり、チームから最も正確な見積もりを得るためには、ソフトスキルを活用することが必要です。
『ソフトスキルとは、他者と効果的に協働するための個人的な特性のこと』
ソフトスキルは、その人が最高の仕事をするために何が妨げになっているかを理解しようとするときに、重要な役割を果たすことがあります。ここでは、ソフトスキルを使ってチームメイトから正確な見積もりを集める方法を3つ紹介します。
1.正しい質問をすること
見積もりに関する会話は、一種の インタビュー だと考えてください。チームメイトがどのように仕事を進めているのかを知り、その情報をもとに自分のスケジュールを立てるのです。このような会話から最も適切な情報を得るためには、あなたが求めている答えにつながる効果的で自由形式な質問をしていることを確認することが必要です。自由形式の質問とは、イエスかノーで答えられない質問のことです。答えは、あなたが知る必要のある関連する詳細を提供します。
例えば、
- 「1週間以内にモックアップを完成させることができますか？」 という質問から会話を始めるとしましょう。この質問では、イエスかノーという単純な答えが返ってくるだけで、Webサイトをデザインするというタスクやチームメイトの仕事のスタイルについてはわかりません。
- 「このようなデザインのウェブサイトをモックアップするには、通常どれくらいの時間がかかりますか？」 というような質問をウェブデザイナーにするかもしれません。これは自由形式の質問で、より詳細な回答を引き出す可能性が高くなります。
チームメイトに与えられたタスクについて、効果的で自由な質問をすることで、彼らがどのように仕事をし、何をしているのかをより深く知ることができるのです。このような会話を重ねるうちに、チームメイトの役割や仕事についてより深く理解できるようになり、正確な見積もりをするためにチームに頼ることが少なくなっていきます。
2.効果的に交渉すること
プロジェクトマネージャーの仕事のひとつは、プロジェクトの高い目標と、チームの日々の視点とのギャップを埋める ことです。プロジェクトはあなたの最優先事項かもしれませんが、プロジェクトチームの人たちは、他のチームの優先事項も把握しておかなければならない可能性があります。効果的に交渉することで、チームメンバーに影響を与え、自分のプロジェクトを優先させ、全員にとって有益な結果を共同で見つけることができます。
例えば、
- Webサイトのデザイナーが、レビュー用のWebサイトデザインのモックアップを作るのに2週間かかると見積もったとします。しかし、あなたはその見積もりが1週間に近いものであることを望んでいたかもしれません。あなたとデザイナーの双方が納得できる見積もりを出すために、あなたはフォローアップの質問をすることで、その見積もりにやんわりと異議を唱えるかもしれません。例えば、見積もりには複数ページのデザインのモックアップが含まれているのかどうか尋ねてみるのです。 その場合、デザイナーが提示した納期よりも早く1～2ページを共有することが可能かどうかを尋ねてみるとよいでしょう。質問することで、その見積りが柔軟なものかどうか、あるいはスケジュールをサポートするために追加のデザイナーが必要なのかどうかを判断することができるのです。
チームメイトと効果的に交渉することで、プロジェクトの成果を共有する意識が生まれ、全員の仕事量に見合ったスケジュールを作成することができます。
3.共感を得ること
共感とは、他人の考えや気持ちを汲み取る能力のことです。仕事において共感を実践することは、チームとの信頼関係を築く上で非常に有効な方法です。チームメイトも人間であり、一人一人ができることは限られています。チームで見積もりについて話し合うとき、プロジェクト以外の仕事も含めた仕事量や、全体のワークライフバランスについて一人ひとりに聞いて、共感を得る 練習をしてみてはどうでしょう。
また、プロジェクト期間中の休暇の予定や、重要な休日があるかどうかも聞いておくとよいでしょう。こうすることで、チームメイトが時間内にタスクを完了できない場合に、タスクを割り当てることを避けることができます。
例えば、
- ウェブデザイナーが、別のチームのウェブサイトもデザインしていて、両方のプロジェクトのタイムラインが重なっていると言ったとします。そこで、デザイナーに仕事が集中しないように、もう一人のプロジェクトマネージャーと協力して、チーム全体の仕事量をバランスよく調整するとよいでしょう。
人は自分の仕事が評価されていると感じたいものです。ですから、チームから得られる仕事、コラボレーション、サポートに常に感謝することを忘れないことが、共感の一部となるのです。
プログラム・マネージャーとしてのあなたの役割は、プロジェクトのパターンを見極め、どこで作業が滞っているのか、あるいは完全に停止しているのかを把握し、チームをまとめて問題を解決できるようなソフトスキルを身につける ことであり、ただそれを見極めるだけでいいのです。問題があることを認め、非難するのではなく、そこからどう学ぶか、どう修正するかということを掘り下げていくのです。
- どうすればこの問題を解決できるのか？
- どうすれば前に進むことができるのか？
プロジェクトマネジメントのスキルは、必ずしも自分がいる分野のすべてである必要はありません。むしろ、その方法とプロセス、そしてチームを構成し、人々を協力させる方法が重要なのです。