はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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高機能チームをリードする
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの目標達成のために協力し合う高機能なチーム（high-functioning teams）を作るために、いくつかの重要な役割を担っています。
- カオスを秩序に変えるシステムを作る
- コミュニケーションとリスニング
- 信頼と心理的安全の促進
- 共感とモチベーションの創出
- 責任の委譲と優先順位付け
- チームの成功の喜び
カオスを秩序に変えるシステムを作る
優れたプロジェクトマネージャーは、混沌を秩序に変えるシステムを構築することでチームをリードします。そのためには、
- 標準化
- 測定可能
- 反復可能
- 拡張可能
なワークフローとプロセスを作成し、実装し、改善することが必要です。
- 例えば、仕事の進捗状況についてチームメイトを追いかけることが多い場合、チームメイトがタスクを完了したことをいつ、どのように知らせるべきかのプロセスを設定するとよいでしょう。
システムを作ることは、点と点をつなぐパズルのようなものだと考えてください。プロジェクトマネージャーという仕事はそれに似ていますが、数字がなく、点と部分的なイメージがあるだけです。しかし、私たちは数字を必要としません。私たちは点に注目し、その重要性を理解し、それをつなぎ合わせて、みんながプロジェクト全体をイメージできるようにすることができるのです。あなたは混沌の中からシステムを見つけ、他の人たちもそれを見つけられるようにします。
コミュニケーションとリスニング
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの状況について、チーム全員が同じ考えを持っていることを確認するのが仕事です。
- 例えば、毎日または毎週の状況報告メールや、定期的なチームミーティングを通じて、チームとコミュニケーションをとることができます。チームミーティングは、ワークフローやプロセスに関するフィードバックを集めたり、グループから質問を受けたりするなど、リスニングの場にもなります。人によっては、プライベートで話した方がいいと感じるかもしれないので、近況報告メールでフィードバックや質問を募集することもできます。
信頼と心理的安全の促進
チーム全体とのコミュニケーションやリスニングに加え、個々のチームメイトと定期的につながりを持つことも、あなたの責任です。そのためには、コミュニケーション・スタイルを理解し、チーム内の人にどのようなコミュニケーションを好むかを尋ねる必要があります。ここで重要なのは、コミュニケーションの取り方は人それぞれだということです。
- 例えば、私は世間話を好む同僚と世間話をすることがあります。あるいは、おしゃべりを好まない同僚とは、単刀直入に要点を話すかもしれません。プロジェクトマネージャーはまた、チーム内の信頼と心理的安全性を促進することによってリードする。
心理的安全性とは、対人リスクを冒すことの結果に対する個人の認識を指す。チームメンバーは、プロジェクト全体や個々のタスクについてフィードバックや懸念がある場合、安全であると信じて発言する必要があります。異なる意見が歓迎され、難しい話でも全員がお互いを尊重し合えるようなチームの雰囲気を作るのが、あなたの仕事です。
- 例えば、毎週のミーティングでは、オープンで思慮深い、包括的な話し合いの時間を設けるとよいでしょう。チームに影響を及ぼしている問題を解決する手助けを求めることで、その模範を示すことができるかもしれません。役割や地位に関係なく、すべてのチームメンバーからの貢献を奨励すべきです。こうすることで、チームメイトはプロセスやワークフローに気軽に挑戦できることを明確にすることができます。そして、プロジェクトや計画に対する批評は、誰からのものであっても歓迎され、評価されることを明確にするのです。フィードバックを提供し、受け入れることは難しいことだと感じるかもしれませんが、それはプロジェクトマネジメントの健全な一部であり、通常、より良いプロジェクトの結果をもたらします。
共感とモチベーションの創出
個人レベルでは、プロジェクトマネージャーは共感を実践し、チームメンバーのモチベーションを高めることでリードします。チームはさまざまなモチベーションや仕事以外の生活を持つ個人で構成されていることも忘れてはいけません。
チームメイトに共感を示すには、その場にいて、話を聞き、質問をすることです。1対1の会話では、相手が何を考え、何を感じているかを推測することは避けましょう。静かで好奇心旺盛であれば、学ぶべきことは常にあるのです。
チームへの共感を示すだけでなく、私は公共の場を通じてよくできた仕事を認めることで、モチベーションを高めることも好きです。承認は、人々が正しいことをしていることを伝え、良い仕事を続ける動機付けとなる。英雄的な努力だけでなく、良い仕事も認めるようにする。
責任の委譲と優先順位付け
プロジェクトマネージャーはまた、責任を委譲し、優先順位をつけることでリードする。ほとんどのプロジェクトでは、複数のタスクが同時に進行する可能性があります。そして、チームの集中力を維持し、プロジェクトのゴールと成果物に向かわせるのがあなたの仕事です。
特定のタスクの責任をチーム内の個人に委任することで、チームメイトに特定のスキルを使って価値を高める機会を提供することができます。また、あなた自身もプロジェクト全体に集中することができます。
タスクに優先順位をつけることで、曖昧さをなくし、チームにとって明確なものにすることができます。あなたが重要だと思うタスクでも、チームがそうでなければ、彼らは好きなタスクに取り組むかもしれません。優先順位を決め、それを周知徹底することで、チームの集中力を維持することができます。チームと協力して優先順位のコンセンサスを得るために、その根拠を説明することで、彼らの賛同を得ることができ、仕事へのコミットメントを高めることができるのです。
チームの成功の喜び
最後に、プロジェクトマネージャーは、プロジェクト終了時とプロジェクト期間中の両方で、チームの成功を祝うことでリードします。これには、マイルストーン達成やステークホルダーからの好意的なフィードバックなど、大小さまざまな成功を祝うことが含まれます。
成功を祝うことは、チームの士気を高め、チームの関与を高めるため、チームのモチベーションを上げるための重要なツールです。グループランチやささやかなプレゼント、あるいはお祝いのメールを送って、チームを祝福するのもよいでしょう
このようなシンプルなジェスチャーは、チームのハードワークに対する感謝の気持ちを表します。そして、人は感謝されていると感じると、より懸命に働き、チームの業績も良くなる傾向があります。