2024/01/16 OGPが消えてリンク先が見えない事象が起きていたのでpreでURLを明記
Slackに「出社」するということ
フルリモートワークの当社では「出社」という概念が基本的にない。本社は虎ノ門にあるしサテライトオフィスは７つもあるが、そもそもそのどれにも簡単には行くことができないところに住んでいる社員が何人も居る。当社ではその昔「出社」と言われていたものはただの概念に置き換わり、その行為をとらまえて言語化すれば、「Slackにログインする（Slackアプリを開く）」ことが、出社と同じことを意味するようになっている。
荒ぶるSlack通知と溜まり続ける未読表示
社員150名を超えるソフトウェア開発会社で、全チーム/全社員が膨大なチャンネル(脚注1)を生成するようになると、Slackの更新通知はずっと鳴り続ける状況が起きる。
仮に一部の通知をメンションのみに切り替えても新しいチャンネルは日々生成され、気がつくとそこに招待され、そして未読がどんどん溜まっていく。目検で重要なものだけチェックしていればなんとか追いつけるが、ちょと気を抜くといろんなチャンネルに未読がバンバンたまり、1週間以上放置してしまうなどザラだった。
知らない間に社内でバズが置きていたり、重要な連絡を見逃したり、デジタル上「出社」しているにもかかわらず社内の状況が何もわからない、なんてことが起きるようになっていた。
このままでは「デジタル窓際族」になってしまう・・・
危機感を抱いた私は対策を施すことにした。
参考にした記事
基本的にはコチラに従って整理を行った。
具体的な対策
このような状況が置きてしまう原因は明らかだった。それは、一言一句見逃せない超重要なメッセージと、本来なら見る必要すらないものが区別がなく通知/表示されてしまったいるからだ。
アイゼンハワーマトリクス、通称「重要度と緊急度のマトリクス」における４象限にばらばらにマッピングされる全てのチャンネルに、まったく同じ通知設定/表示設定を行った状態でSlackを利用してしまっていた。これでは混乱が起きて当然だろう。
そもそもこのマトリクスにマッピングすらされない「参加不要だけど入っているチャネル」(脚注2)も含めると、領域としては５つあると考えれられる。
そこで、この５領域に各チャンネルをマッピングし、それぞれで「通知」と「表示」のコントロールを行えば、混乱が置きなくなるはずだ、と考えた。 この考え方に、上記の参考記事のやりかた完全にハマった。 具体的にはこうだ。
・「通知」は、チャンネル単位で制御する
・「表示」は、Slackのセクションを使って制御する
これを５段階の緊急度ｘ重要度に当てはめてみる。
| No. | 領域 | 通知(PC) | 通知(スマホ) | 表示 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 緊急かつ重要 | 全ての新しいメッセージ | 全ての新しいメッセージ | すべて |
| 2 | 緊急だが重要じゃない | 全ての新しいメッセージ | メンション | 未読メッセージのみ |
| 3 | 重要だが緊急じゃない | メンション | メンション | 未読メッセージのみ |
| 4 | 重要でも緊急でもない | なし | なし | 未読メッセージのみ |
| 5 | 無視できる | ミュート | ミュート | メンションのみ |
自分の所属しているチャネルを、プロジェクト、グループ、コミュニティ、作業種類などに分けてセクションをつくり、そのセクションが上記５段階のどれにあたるのかを割り当てていく。
たとえばこんな感じだ。
| セクション名 | 領域No |
|---|---|
| セキュリティインシデント通知 | 1 |
| 自分の担当案件 | ２ |
| 全社連絡 | ３ |
| ニュース/雑談 | ３ |
| ツール通知 | ４ |
| アーカイブ待ち | ５ |
セクションは分かりやすく具体的なほうがいい。たとえば私で言えば、「タビトシゴト」「全国拠点展開」「ワーケーション関連業務」などだ。
セクション名のひと工夫
参考文献より）セクション名に表示と通知の設定を入れ込んでしまうというソリューションが素晴らしかった。
フォーマットは
【セクション名】(通知設定/表示設定)
具体例でいえば、
【ニュース/雑談】(メンション通知/未読表示)
こうしておくと、あとで紹介する日々の運用の際に設定変更に迷わなくて済む。
セクション/チャンネル一覧/DM領域の並び替え
- ダイレクトメッセージ
- チャンネル一覧
- セクション
の順に並び替えていて、ダイレクトメッセージの表示設定は「未読のみ」に設定している。
現在の設定状況
日々の運用
- DMは常に先頭に未読だけが表示されるので、見逃しを防げる
- チャンネル一覧にチャンネルが表示されたってことは、新しくチャンネルが作られて参加した/させられたってことだから、すぐさまチャンネルの目的を把握して例の５段階にあてはめ、該当するセクションに移動し、チャンネル一覧は常に空になるようにする
- 緊急ｘ重要なものはスマホにも通知来るので即チェック。表示設定も「すべて」になっているので、書き込みや参照の際にいちいち切り替えなくて済む。
- レベルが２や３といった中間のものは未読のみ表示なので、あとは通知に従って対応を分ける
- ４や５のものはメンションを付けられた時以外は基本的にはチェックをしない。
- 適時、通知表示設定を変更したり、所属セクションの変更、セクションの新規追加等を行う。
しばらく運用してみる
まだ設定したばかりでどのくらいの改善効果があるのかは体感できていない。このまま運用を続けて、どの程度混乱が改善できたのか、またさらなる改善が必要なのかなどを後日更新したい。