本投稿は、Office365 AdventCalendar2019 2日目の投稿です。
何をしたか
Office365のPower Automate(旧Flow)を使って、Teamsへの情報連携を自動化しました。
連携したトリガーは、SharePointのアイテム編集。
もともと、Microsoft製品をほとんど使ったことがないので、備忘録兼ねて実施したポイントを残しておこうと思いました。
ちょうど、そのときにAdventCalendar2019の募集があったので登録。
※まだ慣れないので、Power Automateは以下Flowと記載しています。
なぜ実施したか
人の手を使った情報共有を仕組み化したいと思いました。
一定のトリガーで、定形の通知を手打ちでメール送信することや、
特定のチャットツールにメッセージを投稿するなど、とにかく楽をできるところは楽にしたい。(してほしい)
もちろん、なんでもかんでも連携すれば良いというわけではなく、
あくまでも現場に馴染む仕組みにしたい。
そのためにも、まず仕組み化して改善する流れを作ることが大事だと思っています。
そこで、Flowを知りました。
とにかくIntegration
個人的には、 Integromat や Zapier などのインテグレーションサービスが大好き。
IFFTFとか、何かと連携したがり。業務外では、UI/UXがどんどん良くなるIntegromat一本。
Flow
あるトリガーをきっかけに、指定したアクションを構築できます。
トリガーは、Office365のサービスを指定でき、アクションは、Office365はもちろんのこと、
外部サービスとの連携も可能(セキュリティポリシー等の設計は必要)です。
公式サイトはコチラ。
どうやったか
- Sandboxのチームとチャネルを作り、検証を行いました。
- Flowのアクションはチームとチャネルを切り替えるだけなので、本番と検証の切り替えが楽。
- フローをチームで共有し、所有者以外もフローを編集できるようにしました。
- チームフローの作り方はコチラ
- 個人のフローを共有する手順なので、あとから所有者変更することができなかった。変更したい場合は、フローを複製して対応しました。(他の方法あれば知りたい)
- 判定ロジックを入れ、目的に合わせて通知先のTeamsチャネルを出し分けました。
- 条件の追加方法はコチラ
- 最近、プライベートチャネルが使えるようになったが、既存のチャネルをプライベートチャネルに変更できずちょっと残念でした。。。
- フローボットとして通知する際の固定文言を非表示にした。
- フローボットの追加方法は コチラ
- フローボットのメッセージ文末に必ず所有者の連絡先が入ってしまいます。『'hogehoge used Microsoft Flow to automate this notification'』のような。 不特定多数のチャネルに投稿することと、都合により所有者を出したくなかったのですが、 Forumでも削除できないという投稿あり、諦めていた。
- 検証中にメッセージ内にHTMLタグが出ることがあり、もしかして・・・と思い。 メッセージはScriptで (JavaScriptのようでそうじゃない？) 記述できるので、文末に <!-- を入れて コメントにしたところ、非表示にできました。
- 公式にはセキュリティ観点からも必要なメッセージなので消せないということなので、オススメはしないでおきます。
使ってみて
Flowだからこそ！というのは正直まだ見つけられていません。(個人的にはIntegromatのほうが使いやすい)
が、インテグレーションツールとして、外部サービス利用の制限があるような現場で、
且つOffice365を導入している場合は、必ず活用すべきサービスだと思う。
最初はとっつきにくいかもしれないですが、
試行錯誤するうちに現場に合った効率化が図れると確信しています。
まとめ
もっとIntegrationを！