ハロー
2歳の娘に頭皮を匂いを確認されて、
『くっさぁ！！！！』っとリアクションされたマジーです
匂いの感性を感じ、匂いの言語化ができるようになったと、子供の成長に感動する一方、
自身の頭皮がくさいという現実を受け止められない今日この頃です。。
そんなハートフルな日常を送ってるわたくしですが、
実はコラボスタイルに営業部として入社し、半年たたずの男です。
『おいおいそんな入社の浅い小童に記事がかけるのかぁ～？！』と疑いの目をしているあなた！！！
、、、今日だけは暖かい目で見守ってくださいませ😢
はじめに
わたくしの投稿する記事では、
ユーザー様に教えて頂いたコラボフローの便利な機能や、
わたくしが機能を勘違いしていて社内で恥をかいたお話しができればと思います
まさにタイトル通り入社半年未満男がこれまでに学んだ機能を、ドヤ顔で語ります
これからコラボフロー触るぞーっていう方や、
コラボフロー提案したいなー、と考えている方に読んで頂ければ幸いです
それでは始めていきまSYO
伊東四朗もびっくり？！ユーザー様に教えてもらった裏技的な機能
コラボスタイルでは半年に一度ほどCollaboflow User Meetupという、
ユーザー様とコラボスタイルでつくるユーザー様のための情報交換イベントを開催しております。
わたくしもこちらのイベントに参加したのですが、
登壇者の方々がコラボフローを使ってどうように業務改善が成功したかなどの発表していただくのですが、
皆様のコラボフローの使いこんでいる具合がレベルが高く、機能についても応用して独自の使い方をされている様子も伺えて、
まだまだ未熟なわたくしにとってはユーザー様の発表全てが勉強になりました。
その中でも『自動採番アイテム』の斬新に使い方にわたくし、感動しました
以下 自動採番アイテム解説ページ
https://collaboflow.zendesk.com/hc/ja/articles/360000388775
通常、自動採番アイテムは経路でのアクションとして、自動的に任意の番号を採番する機能。
稟議書NOや見積書NOを指定のフィールドにセットしたい時にもってこいの機能です。
ですが、『自動採番アイテム』って言うアイテム名なのに採番無視して、
年月日を自動でセットしたり、好きな文字をセットもできちゃうんですよ。
※赤枠に好きな文字を入力
例えば契約書の申請をしたときに、申請書の進捗に応じて文書タイトルを『契約変更承認待ち』みたいに、
文書タイトルを進捗・判定段階で自動で変更することが可能です。
ユーザー様は進捗段階をセットしたフィールドを使ってビューフォルダを作成していました。
進捗の段階によって滞留している申請書が部署単位や会社全体で見える化できるので便利ですよね
以下 コラボフロー機能紹介セミナー「経路アイテム活用」
https://www.youtube.com/watch?v=859YvfELuF0&t=558s
アイテムの名前にとらわれずに、アイディア次第で標準機能も面白くコラボフローが使えるってお話し
知らなくて恥かいた、、、通常フォーム
コラボフローにはフォームを作成するのにExcelファイルからフォームを作成する『Excelフォーム作成』と、
web上で入力パーツを並べてフォームを作成する『通常フォーム作成』の二種類が用意があります。
使用している申請書の見た目を再現してフォームを作成したい場合は『Excelフォーム作成』、
『Excelフォーム作成』にはないテーブル機能や入力項目にカーソルを合わせると解説が表示されるヒント機能など使いたい場合は『通常フォーム作成』を、
二種類のフォーム作成どちらにも良さがございます。
以下 通常フォームとExcelフォームの違いについて
https://collaboflow.zendesk.com/hc/ja/articles/205678485
このように『Excelフォーム作成』『通常フォーム作成』の二種類で共通で使える機能もありますが、それぞれ使える機能もございます。
さあ、そろそろ私が勘違いしていた機能をカミングアウトさせてください
コラボフローには予約キーワードという機能があり、予め入力したい内容を自動でセットできる機能です。
例えば申請するユーザーのユーザー情報から『ユーザー名』を自動でセットや、
起案日を自動でセットすることが可能です。
『Excelフォーム作成』で予約キーワードを使用する際は、
{ }👈このような波カギカッコを使って『予約キーワード』をセットします。
例えばこちらの切り取ったExcelを見てみましょう。
起案日の『予約キーワード』をセットしたい時はちゃんと波カギカッコで{requestdate}をキーワードを包んでいますよね。
このように { } が必要なのですが、この予約キーワードを通常フォームで設定しようとしても何故かうまくいきませんでした。。
テキスト一行のパーツに対してしっかり { } を使って予約キーワードをセットしているのに、、、、
ってな様子ででわたくしは通常フォームでは予約キーワードができないのだと、決めつけていました。
そんな中、先輩たちと通常フォームのお話で花を咲かせていたところ、
私が『通常フォームは予約キーワードが使えないのが残念ですよねガハハハッ』
と調子をこいていたところ、先輩たちかえら即座に『使えるで』と即ツッコミ。
現実が理解できていないまま嫌な汗をかき、詳しく先輩に聞いたところ
通常フォームで『予約キーワード』を使うときは { } ではなく [ ] を使うとのこと。
マジーだけにマジかよ、、、なんてつぶやきながら検証したらしっかりと予約キーワードがセットしてくれていました
※ユーザー名 営業太郎
『通常フォームやるやんけ！』と、自分が勘違いしていただけのくせ調子のいい発言はしつつも、
先輩に教えてもらい誤った認識を訂正することができてよかったです★
自分で検証するのもいいけど、ちゃんとアウトプットして周りに意見を求めることは大切ですねってお話し
まとめ
コラボフローは様々なユーザー様の申請承認ルートが作成できる機能はもちろんご用意がございますが、
ご紹介したような『自動採番アイテム』を使って稟議書NOを付与するだけではなく、
申請の状況をセットしたりと経路上に自由に自動的に文字などもセット可能です。
『自動採番アイテム』以外にもたくさんの経路アイテムや機能がございますので、
標準機能だけでも皆様のアイディアを活かして設定してみてはいかがでしょうか？
わたくしもお客様に提案する立場なので機能について柔軟に考えて、
面白い使い方を見つけて発信できればなと思います！
また本日紹介した『予約キーワード』を使うことで、申請者が入力する工数を減らすことができますよね。
今まで手書き・エクセルをすべて手打ちしていたのが、コラボフローを導入して入力が楽になったというお声も頂きます。
せっかく電子化するなら楽になるところはとことん楽になっていただきたいので『予約キーワード』を試してみてはいかがでしょうか。
今回紹介した機能はほんの一部にすぎませんので、以下のサポートサイトやコラボフロー活用支援サイトを見て頂ければと思います。
わたくしの語りは以上とさせていただきます。
また記事を書かせて頂く機会がございましたら、それまでにいい香りのする頭皮になるよう、
柑橘系のシャンプーを購入して頭皮メンテに取り組みます
最後まで読んでくださりありがとうございました