いきなり技術とは無関係な記事を挙げます。
今までプログラマーとして活動してきた私ですが、最近客先へ行き要件定義、基本設計の打ち合わせから参加することが増えてきました。
ＳＥはこんなことまで考えているのか、自分の考え方はシステムによりすぎていて、お客様が何をしたいのかを、どう言ったら納得してもらえるのか日々学びの連続です。
その中で任されているのが議事録です。
正直怒られっぱなしです。
書き方は人それぞれだし、書けてるという人もいる。でも怒る人もいる。
ここでは指摘されたことと、そもそも議事録の意味、目的を考えてまとめていきます。
議事録の目的
なぜ議事を残すのか？
・後で見返して、内容を確認するため
・会議に参加していないメンバーも内容を理解するため
・取引先への打ち合わせの実績
自分の議事録の悪い点は、自分自身のその会議のメモになってしまっている点です。
自分が納得した道筋を記録するのではなく、その議事を見た人がどんな経緯でその結論に至ったのか理解できるように記載する必要がある。
私の議事録はそれが出来ていないと指摘されるし、自分でもそう思います。
「議事録の目的はプロジェクトメンバー内の情報の共有」
それを簡潔に、確実に行うために重要なことを考えてみる。
情報共有のための議事録に必要なこと
主語の重要さ
例えば、「単価」という言葉だけで、その会議に参加した人は話の流れで売単価なのか仕入単価なのか判断できる、しかしその議事だけをパッと見た第三者はそうもいかない。
議事録は簡潔にかつ適切に記載する必要がある。今話していることが何なのか主語の意識大切。
あと、不要に略さないことも重要。
自分の未経験の業界だと主語自体知らなかったりするので大変。
ありがとうgoogle先生
決定事項、課題の明記
討論の内容を簡潔に、道筋を意識して記載していく。その中で課題や決定事項が出てくる。
それを分かりやすく明記することが大事。
その際も常に誰が何をいつまでにを意識。
5W2Hってやつ
1.Why（なぜ）
2.What（何を）
3.When（いつ）
4.Who（誰が）
5.Where（どこで）
6.How（どうやって）
7.How much（いくら）
言葉の言い回し、誤字
これに関しては、しっかり確認しているかどうかだけの話。
でも2時間の打ち合わせを3セッションもやって、全部議事録取って、誤字0って厳しい。
とか思っちゃダメ、見返そう。
ビジネス用語での言い回し。
必死に討論内容を理解しながら、議事録を取っているとどうしても、口語やビジネス文書にふさわしくない言い回しになる場合が多い。
これも確認の際に直す必要があるが、たくさん読んでいるうちにその言い回しに慣れてしまっているときがある。
これも最終的にはしっかり確認するしかない。
もうこんなことで怒られないようにがんばる。
議事録の鮮度
とにかくスピードが重要。
一週間に3回打合せがあり、まとめる時間が取れないことが多々ある。
議事録がたまる。まとめる際にその会議の内容を忘れ、まとめられない。
確認する人も記憶があいまいになる。
議事録はその日のうちにまとめる。遅くても翌日には完成させる。
直帰とかするときつい
慣れると会議中にまとめられるらしい。
慣れるってなんだ。
その他指摘されたこと
他にもまだまだあるけど。
この内容は基本設計打合せでは不要
お客さんの部門間での認識合わせをしておいてねって話だった。
書いてもいいような気もするけど、削除された。
これに関しては自分の中でもまだ落としどころがわからない。
要件定義でさんざん言われている
さんざん言われているけど、こういう話になっているから議事には書かなくていい。
これに関しては要件定義に参加していない自分は過去の内容をもっと理解しなくては改善のしようがない。
時間を作ろう。
箇条書きが多い
箇条書きの方がわかりやすいと思っていた。
箇条書きにして単語だけにすると第三者は理解が難しい。
句点はいるのか？
これは人による。
筆者的にはなしだった。でも日本語的には必要。
最後に
とりあえず指摘されたこと、重要だと思うことを常に意識して書き続けるしかない。
会議中に理解できなかったことは、わからなかった点と明記しておき、あとに上司に聞く、加筆してもらう。
いつか褒められたい。
この記事の文章自体言い回しがぐちゃぐちゃ。。。