ExcelおじさんとGitHub若者が共存するためのタスク管理法

自己紹介

SIer3年目のエンジニアです。1, 2年目は主に開発を担当してきたものの、今月から設計フェーズのプロジェクトに投げ込まれたところです。

Excel管理の問題点

投入されたプロジェクトでは、ドキュメント(主にExcel, パワポ)の数が多く、デグレが発生したり、ドキュメントをどこに置いたかわからなかったりしていました。
特に問題に感じたのは、メンバーの タスク管理をExcelで行っていて、その文書がリアルタイム更新されていない ことでした。

とりあえずZenhubを導入した

まずは どのメンバーが何をしているか 、ということを周知させるため、Githubのリポジトリを作成し、Zenhubをプラグインしたことで、カンバンができました。

手順書の作成、個々のトラブルサポート、既存タスクのissue化などは、メンバーに協力してもらえましたが、基本的に自分でガシガシ進めて実現しました。

Board_-_kyoritsu_kyoritsu_all.png

「一覧性、低くない?」という指摘

普段ExcelでWBSを作成して全機能のスケジュール感を把握している先輩達は、カンバンでは進捗が確認できないことを指摘しました。

まさしくその通りで、プロジェクトという性質上、納期に対する進捗がパッと見でわからないカンバンだけではスケジュール管理はできないと気づきました。

ならば作ろう、WBSを

WBSは必要とわかったので、カンバンとの切り分けを考えました。

まず具体的に、 「ツイッターにいいね機能を追加する」 というタスクがある場合を考えます。
タスクは下記になるとします。例なので内容はテキトーです。

  • タイムラインに「いいね」ボタンを配置する(=タイムライン画面)
    • テーブル定義書作成
    • API仕様書の作成
  • 自分にいいねを押した人表示画面を作成する(=いいねリスト表示画面)
    • 画面遷移図の作成
    • 画面項目書の作成

上記それぞれの、担当者、開始終了の予定と実績をExcelに書き入れます

excel.png

Zenhubも使う

上のExcelの画像左端に書いてあるEpicですが、画面単位でZenhubで作っておきます。

epic.png

WBSに書ききれなかった細かいタスクは、ZenHubでissueを作成し、Epicと紐付けておきます。

進捗会議のススメ方

0. 会議の前に、WBSに実績を書きます(チームメンバー全員)

1. まず、全体スケジュールのわかる、WBSを開きます。(PM)

2a. 進捗に特に問題がなく、全員が何をすべきかわかっていれば、カンバンを開いて進行中のissueを全員に共有します。(チームメンバー全員)

2b. 各画面の進捗を確認し、遅れていたり、異常に早く終わっていたら、該当のEpicのハイパーリンクを開きます。  
関連するissueが全て見えるので、個々のissueの担当者に話を聞きます。(PM)

注意事項

  • WBSは、チームメンバー全員が記述するものなので、競合が発生しないようにする(Excel Online, Google スプレッドシートを使うなど)
  • 全員がWBSを書いてくれることは稀なので、管理者を決めておく
  • 管理者がいなくなっても大丈夫なように、運用ドキュメントを残しておく

最後に

チームメンバーの方々に協力していただいて、ツールを導入できましたが、プロジェクトは現在も進行中で、まだ全メンバーに浸透していません。
これで上手くいくか、まだまだ問題が出てくるかはわかりませんが、更新情報があればまた記事を書きます。

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